Bán online rồi thì đơn phải đi. Và đây là chỗ tiền hay thất thoát âm thầm nhất: hàng đã giao, khách đã trả tiền cho shipper, nhưng tiền về tài khoản quán thì chậm và không khớp.

COD là gì và vì sao khó đối soát

COD là thu tiền khi giao hàng — shipper thu hộ rồi chuyển lại cho bạn. Ba lý do khiến nó khó theo dõi:

Tiền về theo đợt, mỗi đợt gộp nhiều đơn, đã trừ phí.
Đơn hoàn về vẫn tốn phí chiều đi, có khi cả chiều về.
Độ trễ vài ngày giữa lúc giao xong và lúc tiền về.

Hậu quả nếu không đối soát: đơn giao thành công mà tiền không bao giờ về, hoặc về thiếu, và bạn chỉ phát hiện sau nhiều tháng — lúc đó quá hạn khiếu nại với hãng vận chuyển.

Ba con số phải khớp cho mỗi đợt

Con số	Lấy ở đâu
Tổng tiền các đơn giao thành công	Phần mềm bán hàng của bạn
Tổng COD hãng vận chuyển báo	Bảng kê của hãng
Tiền thực về tài khoản	Sao kê ngân hàng

Chênh lệch giữa con số 2 và 3 phải đúng bằng phí vận chuyển và phí thu hộ. Lệch thêm bất kỳ đồng nào cũng phải hỏi lại hãng ngay trong kỳ đó.

Năm trạng thái đơn phải theo dõi riêng

Chờ lấy hàng — quá 24 giờ chưa ai tới lấy là phải gọi.
Đang giao
Giao thành công, chờ tiền về — nhóm quan trọng nhất, đây là tiền của bạn đang nằm ngoài.
Hoàn về — phải nhập lại kho, đừng để hàng nằm ở góc nhà mà hệ thống vẫn ghi đã bán.
Đã nhận tiền

Nhóm số 3 là nhóm phải nhìn mỗi tuần. Đơn nằm ở trạng thái "giao thành công" quá 7–10 ngày mà chưa thấy tiền là dấu hiệu có vấn đề — khiếu nại sớm thì còn giải quyết được.

Giảm tỉ lệ hoàn hàng — cách tiết kiệm nhiều nhất

Mỗi đơn hoàn là mất phí hai chiều mà không thu được đồng nào. Bốn cách hiệu quả:

Gọi xác nhận trước khi gửi với đơn giá trị lớn hoặc khách mới.
Khuyến khích chuyển khoản trước bằng ưu đãi nhỏ — đơn trả trước gần như không hoàn.
Ghi rõ thời gian giao dự kiến để khách biết mà ở nhà.
Ghi lại khách hay hoàn đơn, lần sau yêu cầu trả trước.

Chọn hãng vận chuyển

Đừng chỉ so phí. Ba thứ ảnh hưởng nhiều hơn: tỉ lệ giao thành công ở khu vực khách của bạn, tốc độ chuyển tiền COD về, và xử lý khiếu nại có nhanh không. Phí rẻ hơn vài nghìn mà tiền về chậm nửa tháng thì không đáng.

Ordersys giúp được gì

Gói bán hàng online của Ordersys kết nối sẵn các đơn vị vận chuyển phổ biến — Grab Express, beDelivery, Giao Hàng Nhanh, Giao Hàng Tiết Kiệm, Viettel Post, J&T Express — nên đơn và trạng thái giao hàng nằm chung một chỗ với đơn bán tại quầy.

Xem gói bán hàng online