Tối qua quán đông, sáng nay chủ hỏi ca tối ai trực, bàn 12 ai phục vụ, bạn nào bán được nhiều nhất. Quản lý trả lời theo trí nhớ, không ai chắc. Tiền mặt trong két lệch hơn trăm nghìn, dò lại thì cả ca ai cũng bấm chung một tài khoản nên không truy ra được đơn nào của ai. Chuyện này không sửa bằng cách dặn dò kỹ hơn, mà sửa bằng việc cho mỗi người một tài khoản và mở ca đàng hoàng.

Gốc của vấn đề: cả quán bấm chung một tài khoản

Nhiều quán cài máy xong là để nguyên một tài khoản chủ, ai vào cũng bấm. Nhanh thật, nhưng đổi lại mọi đơn đều vô danh: không biết ai nhận, ai sửa giá, ai huỷ món, ai thu tiền. Đến lúc có chuyện thì chỉ còn cách đoán.

Khai mỗi nhân viên một tài khoản riêng với mã nhân viên và chức vụ là việc làm một lần. Từ đó về sau, mỗi đơn tự ghi ai là người tạo và ai là người thu tiền — hai vai này có thể khác nhau, ví dụ bạn chạy bàn nhận order còn thu ngân đứng quầy chốt tiền. Đơn cũng gắn sẵn bàn và khu vực của bàn; khách chuyển chỗ giữa chừng thì phần mềm vẫn giữ dấu vết bàn cũ, không mất mạch.

Mở ca, đóng ca — việc mất một phút nhưng đổi được câu trả lời

Đầu ca, nhân viên đăng nhập rồi bấm mở ca và nhập số tiền mặt có sẵn trong két, kèm ghi chú nếu có gì bất thường. Cuối ca bấm đóng ca, nhập tiền mặt đếm được và số tiền nộp lại. Hai thao tác này là chỗ phần mềm móc được tiền với người: mọi đơn phát sinh giữa hai mốc đó thuộc về ca ấy.

Báo cáo kết ca sau đó cho biết khá đầy đủ, và quán tự chọn hiện cột nào:

Cột chênh lệch tiền mặt là cột đáng nhìn nhất. Lệch vài nghìn do tiền lẻ thì bỏ qua; lệch đều một chiều nhiều ngày liền mới là thứ phải hỏi. Có mã nhân viên và khung giờ rồi thì chỉ cần mở lại danh sách đơn của đúng ca đó, không phải lật cả tháng.

Doanh số từng người, không phải để so bì

Báo cáo bán hàng xem được theo nhân viên: mã, họ tên, chức vụ, số lượng đã bán và doanh thu. Tìm nhanh theo tên hoặc mã, chọn khoảng ngày, bật tắt cột theo ý, xuất ra Excel để tính lương hoa hồng. Cùng bộ lọc đó còn xem được theo chi nhánh, theo món, theo hình thức thanh toán và theo nguồn đơn.

• Tính thưởng theo doanh số mà không phải cộng tay từng phiếu cuối tháng.
• Thấy ai bán thêm giỏi — cùng số đơn nhưng doanh thu cao hơn thường là người biết mời thêm món, nên nhân rộng cách nói của bạn đó.
• Xếp ca đúng người: giữ người quen việc ở ca đông, đừng dồn cả hai bạn mới vào tối thứ bảy.
• Bàn giao có dấu vết: ghi chú mở ca và đóng ca lưu lại, ca sau đọc được, hết cảnh "em tưởng ca trước làm rồi".

Ba điều nên thống nhất trước khi chạy

Một là nói rõ với nhân viên rằng việc này để tính thưởng và tìm nguyên nhân lệch tiền, không phải để soi. Hai là cấm dùng tài khoản của nhau — đăng nhập hộ một lần là số liệu sai từ đó. Ba là quy định đóng ca trước khi về, vì ca không đóng thì đơn của ca sau sẽ bị gộp vào, báo cáo kết ca mất ý nghĩa ngay.

Phần ca làm việc và báo cáo theo nhân viên nằm trong phần mềm quản lý nhà hàng, quán ăn của Ordersys, chung hệ với sơ đồ bàn, màn hình bếp và báo cáo doanh thu — khai nhân viên một lần là dùng cho cả tính tiền, chốt ca lẫn tính thưởng. Quán muốn thử trước thì có bản dùng thử miễn phí 7 ngày, chạy đúng một tuần là đã có số để so giữa các ca.

Đọc thêm: Chốt ca không khớp tiền — dò nguyên nhân ở đâu? nếu quán đang vướng đúng chuyện lệch két; và Xếp ca làm việc cho quán sao cho không mất người để dùng số liệu trên vào việc xếp lịch.