Có một nhóm khách quán cà phê nào cũng gặp: mở laptop ra, cắm sạc, ngồi ba bốn tiếng với một ly. Nhiều chủ quán vừa muốn nhóm này (họ đến cả những giờ vắng, đi một mình, ít ồn) vừa sợ họ (chiếm chỗ giờ đông, doanh thu mỗi chỗ ngồi thấp). Cách giải quyết không phải là xua khách, mà là bố trí lại chỗ và nói rõ chính sách từ đầu.

Khách ngồi làm việc khác khách ghé nhanh ở chỗ nào

Nhìn bảng này thì rõ: hai nhóm không cạnh tranh nhau nếu bạn tách khu vực và khung giờ, chứ không phải tách bằng cách làm khách khó chịu.

Bố trí chỗ: chia quán thành hai vùng

• Vùng làm việc — sát tường, nơi có ổ cắm. Bàn cho một người nên rộng khoảng 60–70cm mỗi chiều: đủ cho laptop, ly nước và sổ. Ghế tựa lưng thẳng, ngồi lâu không mỏi; tránh kê sofa sâu ở đây.
• Vùng ghé nhanh — gần quầy và cửa. Bàn cao, ghế đẩu, không ổ cắm. Khách ngồi 20–30 phút là tự đứng lên.
• Bàn dài chung — cách rẻ nhất để tăng số chỗ làm việc trên cùng diện tích. Một bàn dài 6 chỗ chiếm ít diện tích hơn ba bàn đôi.
• Ánh sáng — đèn chiếu xuống mặt bàn, không chiếu vào màn hình. Quán ánh sáng vàng mờ rất đẹp trên ảnh nhưng khách làm việc sẽ mỏi mắt rồi đi.

Ổ cắm và wifi: làm đủ, đừng làm nhiều

Đừng rải ổ cắm khắp quán. Gắn ổ theo vùng làm việc đã định, mỗi chỗ ngồi một ổ, gắn trên mặt bàn hoặc chân tường sát bàn để dây sạc không băng qua lối đi — vừa an toàn, vừa là cách tự nhiên để hướng khách laptop vào đúng khu.

Wifi thì ngược lại: phải phủ cả quán vì chính nhân viên cũng dùng. Vài điểm nên làm:

• Đặt tên wifi và mật khẩu dễ nhớ, in lên menu hoặc đứng bàn, để nhân viên không phải đọc lại mười lần mỗi ngày.
• Nếu đường truyền yếu, chia hai mạng: một cho khách, một riêng cho máy tính tiền và máy in. Máy in tem ly bị mất mạng giữa giờ cao điểm là lỗi tốn tiền nhất.
• Đặt bộ phát ở giữa quán, không nhét trong tủ quầy.

Chính sách gọi thêm: viết ra, đừng để nhân viên nhắc

Đa số va chạm không phải vì quán khắt khe mà vì khách không biết luật. Hãy chọn một cách rồi ghi rõ ngay trên menu hoặc đứng bàn ở vùng làm việc:

• Không giới hạn — đơn giản nhất, phù hợp quán rộng, nhiều giờ vắng.
• Gọi thêm sau một mốc thời gian — ví dụ sau 3 tiếng gọi thêm một món. Ghi rõ mốc, nhân viên chỉ việc chỉ vào bảng.
• Giữ chỗ giờ cao điểm — treo biển "giờ 11h–13h vùng này ưu tiên khách dùng bữa". Nói trước thì khách tự dọn máy, không cần ai đến bàn.

Điểm chung: quyết định nằm ở tấm biển, không nằm ở nhân viên — khách không có cảm giác bị nhắm riêng.

Đo xem cách làm có hiệu quả không

Đổi bố trí xong thì phải biết nó đúng hay sai, và chỉ có số liệu bán hàng trả lời được. Trên Ordersys, những thứ nên xem:

• Doanh thu theo ca — mở ca, chốt ca mỗi buổi thì biết ca sáng, ca chiều, ca tối thay đổi ra sao sau khi bạn thêm vùng làm việc. Ca vắng nhấc lên mà ca đông không tụt là cách làm đang đúng.
• Món bán chạy theo ca — khách ngồi lâu thường gọi món khác khách mang đi. Thấy rõ thì bổ sung đúng món, thay vì đoán. Cách chọn món giữ – món bỏ xem ở cách lên menu quán cafe.
• Khách quen — xin số điện thoại lúc thanh toán để tích điểm. Nhóm khách làm việc là nhóm quay lại đều nhất, nên đây là nhóm dễ thấy kết quả nhất khi có chương trình tích điểm.
• Lãi thật mỗi ly — ngồi lâu mà gọi món lãi mỏng thì bố trí đẹp cũng không cứu được. Xem cách tính giá vốn một ly cà phê, trà sữa.

Ordersys làm phần nào

Phần bố trí, ổ cắm, biển báo là việc của quán. Phần Ordersys làm là khâu bán và khâu số: bấm size – đường – đá – topping bằng nút, in tem dán từng ly, màn hình phụ cho khách xem đơn và quét QR chuyển khoản, trừ nguyên liệu theo định lượng, chốt ca tách tiền mặt – chuyển khoản, và lưu khách quen để tích điểm. Xem đầy đủ ở phần mềm quản lý quán cà phê, trà sữa. Quán muốn thử trước thì dùng thử miễn phí 7 ngày, mang dữ liệu menu thật vào chạy một tuần rồi hãy quyết.