Tối qua quán đông, sáng nay chủ hỏi ca tối ai trực, bàn 12 ai phục vụ, bạn nào bán được nhiều nhất. Quản lý trả lời theo trí nhớ, không ai chắc. Tiền mặt trong két lệch hơn trăm nghìn, dò lại thì cả ca ai cũng bấm chung một tài khoản nên không truy ra được đơn nào của ai. Chuyện này không sửa bằng cách dặn dò kỹ hơn, mà sửa bằng việc cho mỗi người một tài khoản và mở ca đàng hoàng.
Gốc của vấn đề: cả quán bấm chung một tài khoản
Nhiều quán cài máy xong là để nguyên một tài khoản chủ, ai vào cũng bấm. Nhanh thật, nhưng đổi lại mọi đơn đều vô danh: không biết ai nhận, ai sửa giá, ai huỷ món, ai thu tiền. Đến lúc có chuyện thì chỉ còn cách đoán.
Khai mỗi nhân viên một tài khoản riêng với mã nhân viên và chức vụ là việc làm một lần. Từ đó về sau, mỗi đơn tự ghi ai là người tạo và ai là người thu tiền — hai vai này có thể khác nhau, ví dụ bạn chạy bàn nhận order còn thu ngân đứng quầy chốt tiền. Đơn cũng gắn sẵn bàn và khu vực của bàn; khách chuyển chỗ giữa chừng thì phần mềm vẫn giữ dấu vết bàn cũ, không mất mạch.
Mở ca, đóng ca — việc mất một phút nhưng đổi được câu trả lời
Đầu ca, nhân viên đăng nhập rồi bấm mở ca và nhập số tiền mặt có sẵn trong két, kèm ghi chú nếu có gì bất thường. Cuối ca bấm đóng ca, nhập tiền mặt đếm được và số tiền nộp lại. Hai thao tác này là chỗ phần mềm móc được tiền với người: mọi đơn phát sinh giữa hai mốc đó thuộc về ca ấy.
Báo cáo kết ca sau đó cho biết khá đầy đủ, và quán tự chọn hiện cột nào:
| Nhóm | Cột có trong báo cáo kết ca |
|---|---|
| Người và giờ | Mã nhân viên, họ tên, giờ mở ca, giờ đóng ca, ngày |
| Bán được bao nhiêu | Tổng số đơn, tổng doanh thu trong ca |
| Thu bằng cách nào | Tiền mặt, chuyển khoản, quẹt thẻ, QR tự động |
| Đối soát két | Tiền đầu ca, tiền cuối ca, tiền nộp, chênh lệch tiền mặt |
| Bàn giao | Người mở ca và ghi chú, người đóng ca và ghi chú |
Cột chênh lệch tiền mặt là cột đáng nhìn nhất. Lệch vài nghìn do tiền lẻ thì bỏ qua; lệch đều một chiều nhiều ngày liền mới là thứ phải hỏi. Có mã nhân viên và khung giờ rồi thì chỉ cần mở lại danh sách đơn của đúng ca đó, không phải lật cả tháng.
Doanh số từng người, không phải để so bì
Báo cáo bán hàng xem được theo nhân viên: mã, họ tên, chức vụ, số lượng đã bán và doanh thu. Tìm nhanh theo tên hoặc mã, chọn khoảng ngày, bật tắt cột theo ý, xuất ra Excel để tính lương hoa hồng. Cùng bộ lọc đó còn xem được theo chi nhánh, theo món, theo hình thức thanh toán và theo nguồn đơn.
- Tính thưởng theo doanh số mà không phải cộng tay từng phiếu cuối tháng.
- Thấy ai bán thêm giỏi — cùng số đơn nhưng doanh thu cao hơn thường là người biết mời thêm món, nên nhân rộng cách nói của bạn đó.
- Xếp ca đúng người: giữ người quen việc ở ca đông, đừng dồn cả hai bạn mới vào tối thứ bảy.
- Bàn giao có dấu vết: ghi chú mở ca và đóng ca lưu lại, ca sau đọc được, hết cảnh "em tưởng ca trước làm rồi".
Ba điều nên thống nhất trước khi chạy
Một là nói rõ với nhân viên rằng việc này để tính thưởng và tìm nguyên nhân lệch tiền, không phải để soi. Hai là cấm dùng tài khoản của nhau — đăng nhập hộ một lần là số liệu sai từ đó. Ba là quy định đóng ca trước khi về, vì ca không đóng thì đơn của ca sau sẽ bị gộp vào, báo cáo kết ca mất ý nghĩa ngay.
Phần ca làm việc và báo cáo theo nhân viên nằm trong phần mềm quản lý nhà hàng, quán ăn của Ordersys, chung hệ với sơ đồ bàn, màn hình bếp và báo cáo doanh thu — khai nhân viên một lần là dùng cho cả tính tiền, chốt ca lẫn tính thưởng. Quán muốn thử trước thì có bản dùng thử miễn phí 7 ngày, chạy đúng một tuần là đã có số để so giữa các ca.
Đọc thêm: Chốt ca không khớp tiền — dò nguyên nhân ở đâu? nếu quán đang vướng đúng chuyện lệch két; và Xếp ca làm việc cho quán sao cho không mất người để dùng số liệu trên vào việc xếp lịch.
Nhân viên gọi món trên điện thoại, bếp nhận đơn ngay, khách quét QR gọi món và thanh toán, chủ quán xem doanh thu từ xa.
Các tin tức khác
Khách nhắn qua Zalo, Facebook và gọi điện: gom về một chỗ thế nào
Một khách nhắn Zalo hỏi giá, hai hôm sau gọi điện đặt, tuần sau inbox Facebook — ba người trả lời, khách bị hỏi lại từ đầu ba lần và quán vẫn không biết kênh nào thực sự ra đơn. Bài này nói thẳng thứ phần mềm KHÔNG làm (không kéo tin nhắn ba kênh về một hộp thư) và thứ gom được: lấy số điện thoại làm khoá dồn mọi lần mua về một hồ sơ khách, gắn kênh bán cho từng đơn để cuối tháng có báo cáo theo kênh, cùng cách phân người trực và thứ tự triển khai cho đỡ nản.
Màn hình phụ cho khách xem đơn và giá ngay tại quầy cafe
Khách đọc một hơi bốn ly nhiều tuỳ chọn, nhân viên bấm xong quay ra báo tổng tiền, rồi cả hàng đứng chờ hai bên dò lại xem ai nhớ đúng. Bài này nói màn hình phụ quay về phía khách làm được gì ở quầy cafe, trà sữa: hiện từng món kèm size, đường, đá, topping ngay lúc bấm, đẩy mã QR chuyển khoản sang cho khách tự quét, lúc vắng thì chạy ảnh khuyến mãi — kèm phần cứng cần sắm và những gì phải khai trước khi gắn màn.
Tính giờ nhiều loại bàn bida: lỗ, băng, carom giá khác nhau
Bàn carom nhập đắt gấp mấy lần bàn lỗ nhưng cuối ngày vẫn tính chung một mức tiền giờ, vì chủ quán sợ để nhiều giá thì nhân viên nhầm. Bài này nói ba lớp quyết định đơn giá một bàn bida (loại bàn, từng bàn, bảng cộng thêm theo giờ và thứ), cách phần mềm cắt phiên chơi khi khách đánh vắt qua giờ đổi giá, block phút và làm tròn tiền giờ, cùng ba chỗ nên kiểm lại sau khi khai bảng giá.
Giá giờ phòng VIP, thường và giờ vàng cho quán karaoke
Phòng VIP ba mươi chỗ vẫn tính cùng giá giờ với phòng bốn người ở cuối hành lang, trưa vắng bán đúng bằng tối thứ bảy — quán karaoke để nguyên vậy vì sợ rắc rối khi tính tiền. Bài này nói cách khai tiền giờ phòng thành dịch vụ tính giờ gắn với từng loại phòng, bốn thông số quyết định cách ra tiền (block phút, số block giờ đầu, giá block giờ đầu, khung giờ đặc biệt), nguyên tắc giảm giá giờ vắng thay vì tăng giá cao điểm, và ba chỗ hay sai khi chia khung giờ.
Chuyển địa điểm quán: dữ liệu, thiết bị và khách cần xử lý thế nào
Chuyển mặt bằng, phần vất vả ai cũng thấy trước là bàn ghế và giấy tờ; phần hay bị bỏ quên là dữ liệu bán hàng, thiết bị kết nối và những khách quen vẫn tới địa chỉ cũ. Bài này tách việc thành ba nhóm làm ở ba thời điểm khác nhau, giải thích vì sao menu - khách - điểm tích luỹ không phải làm lại, lịch bốn mốc từ hai tuần trước ngày dọn tới ca đầu ở chỗ mới, và những thứ bắt buộc dựng lại: sơ đồ bàn, máy in, mã QR tại bàn.
Quản lý tạm ứng và phụ cấp nhân viên quán ăn, cafe
Giữa tháng nhân viên xin ứng một triệu, chủ mở két đưa rồi ghi vội sau tờ hoá đơn — cuối tháng tờ giấy mất, bảng lương bắt đầu cãi nhau. Bài này chỉ ba chỗ khoản tạm ứng hay mất dấu, cách ghi ngay lúc đưa tiền để kỳ lương tự trừ thành một dòng riêng, vì sao phụ cấp phải khai một lần thay vì nhập tay mỗi tháng, khi nào nên khoá bảng lương, và ba quy tắc tạm ứng nên viết ra trước (trần ứng, ai được duyệt, trừ mấy kỳ).
Quét mã QR gọi nước tại bàn bida: khách tự order, nhân viên chỉ bưng
Tối cuối tuần kín bàn, khách giơ tay gọi nước ba lần không ai thấy — nước bán được ít hơn khả năng thật của quán. Bài này mô tả đúng cách chạy của mã QR gọi món dán tại từng bàn bida: khách quét không cần tải app, thực đơn hiện theo khu vực, đơn nằm chờ nhân viên xác nhận rồi mới cộng vào hóa đơn bàn cùng tiền giờ, kèm những chỗ đã chặn sẵn (gọi sang bàn khác, gửi trùng, gọi liên tục) và ba việc quán phải chuẩn bị trước khi dán mã.
Hàng khuyến mãi và hàng tặng kèm: ghi nhận sao cho khỏi lệch kho
Chạy đợt mua hai tặng một, bán hết veo, cuối tháng kiểm kho hụt cả trăm món mà báo cáo vẫn thấy lãi — vì hàng tặng rời kệ nhưng chưa bao giờ được ghi lại. Bài này tách bốn kiểu hàng ra khỏi kệ mà không thu tiền (tặng kèm theo đơn, quà không bán, hàng mẫu, hàng hỏng) và cách ghi riêng cho từng kiểu, vì sao phải ghi thành dòng đơn giá 0 có lý do thay vì xoá dòng, cách không để tiền quà tặng chui vào giá vốn, và ba việc làm trước đợt tặng kế tiếp.
Tùy chọn size, đường, đá, topping cho quán trà sữa không nhầm đơn
Một ly trà sữa là một món cộng bốn quyết định của khách, nên quán trà sữa nhầm đơn nhiều hơn quán cơm dù bán ít món hơn. Bài này nói cách dựng sẵn bốn nhóm tùy chọn trên phần mềm: size dựng thành cỡ có giá riêng chứ không phải topping, mức đường và mức đá chọn một và có mặc định, topping gom thành nhóm cho chọn nhiều và trừ kho. Kèm ba quy tắc giữ cho quầy bấm nhanh và ba chỗ tùy chọn chạy tiếp tới sau khi bấm.
