Phần mềm nào cũng cho ra hàng chục báo cáo. Nhưng chủ quán không có thời gian đọc hết, và đọc hết cũng không rút ra được gì. Bài này chốt năm con số — xem mỗi sáng, mất ba phút.

Năm con số, theo đúng thứ tự nên xem

1. Doanh thu hôm qua, so với cùng thứ tuần trước

Điểm mấu chốt là so với cùng thứ, không so với hôm qua. Thứ ba luôn thấp hơn thứ bảy — so kiểu đó chỉ tạo lo lắng vô ích. So thứ ba tuần này với thứ ba tuần trước mới thấy xu hướng thật.

2. Số hoá đơn và giá trị trung bình mỗi hoá đơn

Hai con số này giải thích con số thứ nhất. Doanh thu giảm vì ít khách hơn, hay vì khách vẫn đến mà mua ít đi? Hai nguyên nhân cần hai cách xử lý hoàn toàn khác nhau:

• Ít khách hơn → vấn đề ở việc kéo khách: vị trí, marketing, đối thủ mới mở.
• Khách mua ít đi → vấn đề ở trong quán: nhân viên không bán thêm, hết món bán chạy, giá vừa tăng.

3. Chi phí lương trên doanh thu

Lấy tiền lương ca đó chia doanh thu ca đó. Đây là chỉ số cho biết xếp ca có đúng không, và nó phản ứng rất nhanh — chỉ cần thừa một người mỗi ca là thấy ngay. Xem thêm xếp ca làm việc cho quán.

4. Hao hụt kho của mặt hàng chính

Không cần kiểm cả kho mỗi ngày. Chỉ chọn 3–5 mặt hàng giá trị cao hoặc dễ hao — bia, thịt, cà phê hạt — rồi đối chiếu lượng đáng lẽ đã dùng với lượng thực giảm. Lệch bất thường là biết ngay hôm đó.

5. Số lần huỷ món và giảm giá trong ca

Con số này bình thường rất nhỏ và ổn định. Nó tăng dần là dấu hiệu sớm nhất của thất thoát — sớm hơn nhiều so với lúc doanh thu giảm thấy rõ.

Cách xem ba phút mỗi sáng

Ba thứ đừng xem mỗi ngày

• Lãi lỗ. Tính đúng cần cả chi phí cố định phân bổ — xem theo tháng, không xem theo ngày.
• Top hàng bán chạy. Một ngày không nói lên gì; xem theo tuần hoặc tháng.
• Biểu đồ đủ loại. Đẹp nhưng không dẫn tới hành động nào cả.

Có nhiều chi nhánh thì xem năm con số này cho từng điểm rồi đặt cạnh nhau — chi tiết ở bài quản lý chuỗi nhiều cửa hàng.