Phần mềm nào cũng cho ra hàng chục báo cáo. Nhưng chủ quán không có thời gian đọc hết, và đọc hết cũng không rút ra được gì. Bài này chốt năm con số — xem mỗi sáng, mất ba phút.
Năm con số, theo đúng thứ tự nên xem
1. Doanh thu hôm qua, so với cùng thứ tuần trước
Điểm mấu chốt là so với cùng thứ, không so với hôm qua. Thứ ba luôn thấp hơn thứ bảy — so kiểu đó chỉ tạo lo lắng vô ích. So thứ ba tuần này với thứ ba tuần trước mới thấy xu hướng thật.
2. Số hoá đơn và giá trị trung bình mỗi hoá đơn
Hai con số này giải thích con số thứ nhất. Doanh thu giảm vì ít khách hơn, hay vì khách vẫn đến mà mua ít đi? Hai nguyên nhân cần hai cách xử lý hoàn toàn khác nhau:
- Ít khách hơn → vấn đề ở việc kéo khách: vị trí, marketing, đối thủ mới mở.
- Khách mua ít đi → vấn đề ở trong quán: nhân viên không bán thêm, hết món bán chạy, giá vừa tăng.
3. Chi phí lương trên doanh thu
Lấy tiền lương ca đó chia doanh thu ca đó. Đây là chỉ số cho biết xếp ca có đúng không, và nó phản ứng rất nhanh — chỉ cần thừa một người mỗi ca là thấy ngay. Xem thêm xếp ca làm việc cho quán.
4. Hao hụt kho của mặt hàng chính
Không cần kiểm cả kho mỗi ngày. Chỉ chọn 3–5 mặt hàng giá trị cao hoặc dễ hao — bia, thịt, cà phê hạt — rồi đối chiếu lượng đáng lẽ đã dùng với lượng thực giảm. Lệch bất thường là biết ngay hôm đó.
5. Số lần huỷ món và giảm giá trong ca
Con số này bình thường rất nhỏ và ổn định. Nó tăng dần là dấu hiệu sớm nhất của thất thoát — sớm hơn nhiều so với lúc doanh thu giảm thấy rõ.
Cách xem ba phút mỗi sáng
| Con số | Bình thường thì | Bất thường thì làm gì |
|---|---|---|
| Doanh thu so cùng thứ | Chênh trong khoảng 15% | Xem tiếp con số 2 |
| Số hoá đơn / giá trị trung bình | Ổn định theo tuần | Xác định do ít khách hay khách mua ít |
| Chi phí lương / doanh thu | Trong ngưỡng bạn đặt | Xem lại lịch ca tuần tới |
| Hao hụt hàng chính | Gần bằng 0 | Kiểm ngay trong ngày, để hôm sau là không truy được |
| Huỷ món, giảm giá | Ít và ổn định | Xem nhật ký ai thực hiện |
Ba thứ đừng xem mỗi ngày
- Lãi lỗ. Tính đúng cần cả chi phí cố định phân bổ — xem theo tháng, không xem theo ngày.
- Top hàng bán chạy. Một ngày không nói lên gì; xem theo tuần hoặc tháng.
- Biểu đồ đủ loại. Đẹp nhưng không dẫn tới hành động nào cả.
Có nhiều chi nhánh thì xem năm con số này cho từng điểm rồi đặt cạnh nhau — chi tiết ở bài quản lý chuỗi nhiều cửa hàng.
Màn Tổng quan của Ordersys gom sẵn những con số này theo ngày và theo ca, có so sánh với kỳ trước — xem trên điện thoại, không cần ngồi máy tính hay đứng ở quán.
Ordersys có bản cho nhà hàng, quán ăn và bản cho cửa hàng bán lẻ: tính tiền, kho, báo cáo, xuất hoá đơn điện tử. Cài đặt và đào tạo tận nơi.
Các tin tức khác
Quán bida kết hợp cà phê: quản lý chung hai nguồn thu
Cà phê sáng và bida tối là hai nhịp khác nhau trên cùng một mặt bằng: tách báo cáo theo khung giờ, quy ước cho khách chỉ uống không chơi, một nhóm nhân viên chạy cả hai mảng và giá theo khung giờ để kéo khách chéo.
QR gọi món có phải tải app không? Giải đáp đúng chỗ khách lo
Khách quét mã là vào trang web ngay, không cài đặt, không đăng ký. Bảng so sánh trang web QR và app tải về, vì sao vẫn cần mạng, và câu nhân viên nên nói để khách chịu quét.
Khách gọi sai món qua QR: xác nhận và huỷ thế nào cho không thất thoát
Công tắc xác nhận đơn QR (chờ duyệt hay xuống bếp ngay), huỷ món sau khi bếp đã nhận, bếp báo hết món, và bốn câu quán phải trả lời trước khi dán mã.
Bán hàng theo cân: nối cân điện tử với phần mềm thế nào
Ba cách bán hàng cân và cách nào nhanh nhất, hai kiểu nối cân (cân tại quầy và cân in tem mã vạch ở khu hàng), bốn thứ phải chuẩn bị trước khi nối, và cách quản kho hàng cân theo ký.
Cửa hàng tạp hoá bán sỉ lẫn lẻ: quản lý công nợ và giá theo khách
Khách lẻ và mối lấy sỉ khác nhau ở đâu, cách khai một mã hàng nhiều đơn vị tính để bán thùng vẫn trừ đúng kho, chốt giá theo nhóm thay vì nhớ từng người, và ba việc phải làm với công nợ.
Cửa hàng điện thoại, phụ kiện: quản lý IMEI và bảo hành
Một cửa hàng điện thoại bán hai loại hàng rất khác nhau trên cùng một quầy: máy thì mỗi chiếc một IMEI, phụ kiện thì hàng trăm mã nhỏ. Bài này bàn cách tách hai loại đó: khi nào bật quản lý theo IMEI, bốn chặng phải quét IMEI, phần bảo hành phần mềm làm được tới đâu, và cách quản giá sỉ cùng công nợ khách lấy buôn.
Cửa hàng giày dép: quản lý size, mẫu và đổi trả
Bán giày dép phải xử lý đổi trả nhiều hơn hẳn các ngành bán lẻ khác, và đó mới là chỗ làm tồn kho lệch. Bài này bàn phần đó: năm câu cần chốt trong chính sách đổi trả, vì sao đổi cỡ phải làm phiếu trên máy chứ không xử lý miệng, hàng đổi về xếp vào đâu thì còn bán được, và bốn con số bị đổi trả làm sai nếu bỏ qua.
Salon tóc cao cấp: quản lý đặt lịch theo stylist và dịch vụ dài
Ở salon cao cấp, khách đặt lịch với một người cụ thể chứ không đặt với salon. Bài này bàn phần phát sinh thêm vì chuyện đó: xử lý khi stylist khách muốn đã kín lịch, tách bảng giá theo bậc tay nghề thay vì để thu ngân nhẩm, siết nhóm lịch dài ba bốn tiếng, và giữ khách quen bằng hồ sơ của salon chứ không bằng trí nhớ của thợ.
Spa chăm sóc mẹ bầu, sau sinh: quản lý liệu trình dài ngày
Nhóm khách này khác khách thường ở chỗ liệu trình gắn với mốc thời gian không dời được: ô chống chỉ định phải hiện nổi bật trong hồ sơ, nên giữ đúng một kỹ thuật viên cho cả liệu trình, và vì khách dời buổi nhiều nên phải đặt buổi kế tiếp ngay tại quầy, nhắc hẹn và theo dõi buổi còn lại.
