Phần mềm nào cũng cho ra hàng chục báo cáo. Nhưng chủ quán không có thời gian đọc hết, và đọc hết cũng không rút ra được gì. Bài này chốt năm con số — xem mỗi sáng, mất ba phút.
Năm con số, theo đúng thứ tự nên xem
1. Doanh thu hôm qua, so với cùng thứ tuần trước
Điểm mấu chốt là so với cùng thứ, không so với hôm qua. Thứ ba luôn thấp hơn thứ bảy — so kiểu đó chỉ tạo lo lắng vô ích. So thứ ba tuần này với thứ ba tuần trước mới thấy xu hướng thật.
2. Số hoá đơn và giá trị trung bình mỗi hoá đơn
Hai con số này giải thích con số thứ nhất. Doanh thu giảm vì ít khách hơn, hay vì khách vẫn đến mà mua ít đi? Hai nguyên nhân cần hai cách xử lý hoàn toàn khác nhau:
- Ít khách hơn → vấn đề ở việc kéo khách: vị trí, marketing, đối thủ mới mở.
- Khách mua ít đi → vấn đề ở trong quán: nhân viên không bán thêm, hết món bán chạy, giá vừa tăng.
3. Chi phí lương trên doanh thu
Lấy tiền lương ca đó chia doanh thu ca đó. Đây là chỉ số cho biết xếp ca có đúng không, và nó phản ứng rất nhanh — chỉ cần thừa một người mỗi ca là thấy ngay. Xem thêm xếp ca làm việc cho quán.
4. Hao hụt kho của mặt hàng chính
Không cần kiểm cả kho mỗi ngày. Chỉ chọn 3–5 mặt hàng giá trị cao hoặc dễ hao — bia, thịt, cà phê hạt — rồi đối chiếu lượng đáng lẽ đã dùng với lượng thực giảm. Lệch bất thường là biết ngay hôm đó.
5. Số lần huỷ món và giảm giá trong ca
Con số này bình thường rất nhỏ và ổn định. Nó tăng dần là dấu hiệu sớm nhất của thất thoát — sớm hơn nhiều so với lúc doanh thu giảm thấy rõ.
Cách xem ba phút mỗi sáng
| Con số | Bình thường thì | Bất thường thì làm gì |
|---|---|---|
| Doanh thu so cùng thứ | Chênh trong khoảng 15% | Xem tiếp con số 2 |
| Số hoá đơn / giá trị trung bình | Ổn định theo tuần | Xác định do ít khách hay khách mua ít |
| Chi phí lương / doanh thu | Trong ngưỡng bạn đặt | Xem lại lịch ca tuần tới |
| Hao hụt hàng chính | Gần bằng 0 | Kiểm ngay trong ngày, để hôm sau là không truy được |
| Huỷ món, giảm giá | Ít và ổn định | Xem nhật ký ai thực hiện |
Ba thứ đừng xem mỗi ngày
- Lãi lỗ. Tính đúng cần cả chi phí cố định phân bổ — xem theo tháng, không xem theo ngày.
- Top hàng bán chạy. Một ngày không nói lên gì; xem theo tuần hoặc tháng.
- Biểu đồ đủ loại. Đẹp nhưng không dẫn tới hành động nào cả.
Có nhiều chi nhánh thì xem năm con số này cho từng điểm rồi đặt cạnh nhau — chi tiết ở bài quản lý chuỗi nhiều cửa hàng.
Màn Tổng quan của Ordersys gom sẵn những con số này theo ngày và theo ca, có so sánh với kỳ trước — xem trên điện thoại, không cần ngồi máy tính hay đứng ở quán.
Ordersys có bản cho nhà hàng, quán ăn và bản cho cửa hàng bán lẻ: tính tiền, kho, báo cáo, xuất hoá đơn điện tử. Cài đặt và đào tạo tận nơi.
Các tin tức khác
In mã QR dán bàn: cỡ nào, dán đâu, đổi menu có phải in lại
In mã QR ra giấy A5 dán mặt bàn, hai tuần sau mã mờ vì lau bàn, khách quét ba lần không ra rồi lại gọi nhân viên. Bài này gom những thứ nên biết trước khi ra tiệm in: mỗi bàn một mã riêng nên dán nhầm là đơn chạy sai bàn, thực đơn nằm trên hệ thống nên đổi giá đổi món không phải in lại, tải mã về dạng SVG để in cỡ nào cũng nét, cạnh mã bao nhiêu theo khoảng cách khách ngồi, dán chỗ nào cho khỏi bị đĩa che, và hai cấu hình nên bật kèm — xác nhận đơn từ QR và nút gọi phục vụ.
Cửa hàng nhiều người bán: tính doanh số và hoa hồng từng người
Bốn người bán, cuối tháng chủ chia thưởng theo cảm tính, người giỏi nghề ấm ức rồi nghỉ. Bài này chỉ cách để số liệu sinh ra ngay lúc bán: hoá đơn gắn người bán, báo cáo bán hàng xem theo nhân viên có số lượng bán và doanh thu gộp, hoa hồng gắn vào từng dòng hàng với hai cấp cho đơn do hai người cùng làm, tính theo tỉ lệ doanh thu hoặc mức tiền cố định, khách trả hàng thì hoa hồng trừ lại theo tỉ lệ. Kèm ba việc nên thống nhất trước khi công bố cách chia.
Chốt ca đêm quán karaoke: đối soát tiền phòng, đồ uống và tiền mặt
Hai giờ sáng giao ca, ngăn kéo một nắm tiền mặt, phòng 5 vẫn còn hát, hôm sau cộng lại thiếu ba trăm nghìn mà không ai nhớ vì sao. Bài này đi hết một ca đêm trên phần mềm: mở ca với tiền tạm ứng đầu ca, mọi hoá đơn phòng và phiếu thu chi tự gắn vào ca, đóng ca thì nhập cả tiền mặt theo sổ lẫn tiền đếm tay để phần mềm chỉ ra chênh lệch, in phiếu kết ca rồi mới giao tiền. Kèm câu trả lời cho phòng còn hát lúc giao ca và cách đọc báo cáo kết ca cuối tuần.
Quản lý chuỗi nhiều quán bida: một tài khoản xem được mọi chi nhánh
Mở CLB thứ hai rồi mỗi tối lại gọi điện từng quán hỏi doanh thu, khách cầm thẻ hội viên quán cũ sang quán mới thì nhân viên không tra được. Bài này nói rõ phần nào của chuỗi dùng chung thật — danh sách hội viên, số dư điểm và ví nạp thẻ khi bật dùng chung thành viên — và phần nào buộc phải riêng từng chi nhánh: bàn, bảng giá, đèn, camera, nhân viên, hạng thẻ, voucher, hoá đơn và báo cáo. Kèm thứ tự nên làm khi mở chi nhánh thứ hai để khỏi phải khai lại.
Khách nhắn qua Zalo, Facebook và gọi điện: gom về một chỗ thế nào
Một khách nhắn Zalo hỏi giá, hai hôm sau gọi điện đặt, tuần sau inbox Facebook — ba người trả lời, khách bị hỏi lại từ đầu ba lần và quán vẫn không biết kênh nào thực sự ra đơn. Bài này nói thẳng thứ phần mềm KHÔNG làm (không kéo tin nhắn ba kênh về một hộp thư) và thứ gom được: lấy số điện thoại làm khoá dồn mọi lần mua về một hồ sơ khách, gắn kênh bán cho từng đơn để cuối tháng có báo cáo theo kênh, cùng cách phân người trực và thứ tự triển khai cho đỡ nản.
Quản lý ca phục vụ: ai bán bàn nào, doanh số từng nhân viên
Sáng ra chủ hỏi tối qua ai trực bàn 12, ai bán được nhiều nhất, két lệch hơn trăm nghìn là do đâu — không ai trả lời được vì cả ca bấm chung một tài khoản. Bài này nói cách khai mỗi nhân viên một tài khoản để đơn tự ghi người tạo và người thu tiền, quy trình mở ca đóng ca, các cột trong báo cáo kết ca (gồm chênh lệch tiền mặt), báo cáo doanh số theo từng nhân viên và ba điều nên thống nhất trước khi chạy.
Màn hình phụ cho khách xem đơn và giá ngay tại quầy cafe
Khách đọc một hơi bốn ly nhiều tuỳ chọn, nhân viên bấm xong quay ra báo tổng tiền, rồi cả hàng đứng chờ hai bên dò lại xem ai nhớ đúng. Bài này nói màn hình phụ quay về phía khách làm được gì ở quầy cafe, trà sữa: hiện từng món kèm size, đường, đá, topping ngay lúc bấm, đẩy mã QR chuyển khoản sang cho khách tự quét, lúc vắng thì chạy ảnh khuyến mãi — kèm phần cứng cần sắm và những gì phải khai trước khi gắn màn.
Tính giờ nhiều loại bàn bida: lỗ, băng, carom giá khác nhau
Bàn carom nhập đắt gấp mấy lần bàn lỗ nhưng cuối ngày vẫn tính chung một mức tiền giờ, vì chủ quán sợ để nhiều giá thì nhân viên nhầm. Bài này nói ba lớp quyết định đơn giá một bàn bida (loại bàn, từng bàn, bảng cộng thêm theo giờ và thứ), cách phần mềm cắt phiên chơi khi khách đánh vắt qua giờ đổi giá, block phút và làm tròn tiền giờ, cùng ba chỗ nên kiểm lại sau khi khai bảng giá.
Giá giờ phòng VIP, thường và giờ vàng cho quán karaoke
Phòng VIP ba mươi chỗ vẫn tính cùng giá giờ với phòng bốn người ở cuối hành lang, trưa vắng bán đúng bằng tối thứ bảy — quán karaoke để nguyên vậy vì sợ rắc rối khi tính tiền. Bài này nói cách khai tiền giờ phòng thành dịch vụ tính giờ gắn với từng loại phòng, bốn thông số quyết định cách ra tiền (block phút, số block giờ đầu, giá block giờ đầu, khung giờ đặc biệt), nguyên tắc giảm giá giờ vắng thay vì tăng giá cao điểm, và ba chỗ hay sai khi chia khung giờ.
