Bảy giờ rưỡi sáng, quầy pha chế có ba luồng chạy cùng lúc. Khách ngồi trong quán gọi thêm bánh. Ba người đứng chờ ly mang đi, một người vừa trả tiền xong đã quay ra xe. Điện thoại reo, một công ty đặt mười hai ly giao lúc chín giờ. Quán nào cũng xử được ba luồng này — bằng trí nhớ và mấy tờ giấy note dán lên máy pha. Cho tới hôm có người bỏ đi mà chưa lấy ly, hoặc đơn mười hai ly bị nhớ nhầm sang mười giờ.

Đơn mang đi: khai một "bàn mang về"

Đơn mang đi không gắn vào bàn nào, nên nếu cứ bán rồi in bill ngay thì nó biến mất khỏi màn hình đang-phục-vụ và không ai soát lại được. Cách phần mềm giải quyết là cho quán khai một bàn mang về — vẫn là một bàn trong danh sách, chỉ khác ở chỗ được đánh dấu "Mang đi". Mọi đơn mang đi gắn vào đó và vẫn nằm trong danh sách đơn đang mở như đơn tại chỗ.

Khi khai danh sách bàn bằng tệp Excel mẫu, cột Mang đi chỉ nhận 0 hoặc 1 — 0 là bàn thường, 1 là bàn mang về. Quán nhiều chi nhánh khai một lần là xong cả hệ.

Vì không có tên bàn để gọi, đơn mang đi được nhận diện bằng số điện thoại khách. Thông báo đẩy về máy nhân viên hiện đúng dạng [Bàn mang về - 09xx xxx xxx - mã hoá đơn] Chờ xác nhận lúc 07:42. Nên thói quen cần tập ở quầy là hỏi số điện thoại trước khi bấm lưu đơn — không phải để làm phiền khách, mà vì đó là thứ duy nhất phân biệt ba ly cà phê đang chờ trên quầy.

Đơn đặt trước và đơn giao: màn Order online

Luồng thứ ba khác hẳn hai luồng kia ở chỗ nó có ngày giờ hẹn. Quán có trang đặt hàng online riêng: khách chọn chi nhánh, xem thực đơn theo từng nhóm, bỏ vào giỏ rồi chọn ngày và giờ nhận. Đơn rơi về màn Order online bên thu ngân.

Màn này mặc định chỉ hiện đơn có ngày giao là hôm nay, nên đơn đặt cho ngày mai không lẫn vào danh sách sáng nay. Ngoài ra lọc được:

Bên phía giao hàng, quán khai danh mục đối tác giao hàng để gắn vào đơn thay vì ghi tay tên người ship. Phần mềm quản lý phần đơn và phần tiền; còn chọn tự giao, thuê người ngoài hay gắn hãng vận chuyển là bài toán riêng của từng quán.

Ba luồng khác nhau ở đâu

Chốt lại: cái quán cần không phải thêm màn hình

Nhiều quán nghĩ bán nhiều kênh thì phải ngồi nhiều máy. Thực ra cái cần là mỗi đơn, dù đến từ đâu, cũng phải có chỗ đứng trong một danh sách đang mở và có một thứ để gọi tên nó — tên bàn, số điện thoại, hoặc giờ hẹn. Có hai thứ đó thì giờ cao điểm không còn phụ thuộc vào việc hôm nay ai đứng quầy.

Bàn mang về, trang đặt hàng online và màn quản lý đơn giao đều nằm trong phần mềm quản lý quán cafe của Ordersys, chung một hệ với thực đơn và báo cáo cuối ngày. Quán muốn thử thì có bản dùng thử miễn phí 7 ngày — khai một bàn mang về rồi bán thử ba đơn là thấy ngay cách nó xếp hàng.

Đọc thêm: In tem ly cho quán cafe, trà sữa mang đi để đơn mang đi không bị trao nhầm ly; và Giao hàng cho đơn online: tự giao, thuê người hay gắn hãng vận chuyển? nếu quán đang cân nhắc mở luồng giao hàng.