Một giờ sáng, bàn cuối cùng vừa tắt đèn. Nhân viên ca đêm gom tiền trong ngăn kéo, đưa chủ quán một xấp tiền mặt và câu nói quen thuộc: "Hôm nay được khoảng bảy triệu anh". Bảy triệu đó gồm tiền giờ của mười mấy bàn, tiền nước khách gọi thêm, có khách chuyển khoản, có khách ghi nợ. Đếm thì đếm được, nhưng chiều hôm sau mà thấy thiếu hai trăm nghìn thì không ai lần ra nổi nó rơi ở đâu.

Ca đêm quán bida lệch tiền ở ba chỗ

Gần như mọi vụ lệch đều nằm trong ba nhóm. Một là tiền giờ: bàn mở lúc nào, tắt lúc nào, có phụ thu sau 12 giờ đêm không. Hai là tiền nước: khách gọi thêm chai nước, nhân viên bưng ra rồi quên bấm vào bàn. Ba là tiền mặt: tiền lẻ đầu ca, thu chi lặt vặt trong đêm, tiền khách chuyển khoản mà vẫn tưởng là tiền mặt.

Chốt ca là gom cả ba nhóm đó về một tờ giấy, ngay lúc giao ca, khi người làm ca vẫn còn đứng đấy để giải thích.

Mở ca trước, khai tiền mặt đầu ca

Đầu ca, người trực bấm mở ca và nhập số tiền mặt đang có trong ngăn kéo — thường là tiền lẻ để thối. Từ giây đó, mọi hoá đơn thanh toán, mọi phiếu thu chi tay, mọi lần nạp điểm thẻ hội viên đều được gắn vào ca này. Nếu chưa ai mở ca, phần mềm chặn lại với thông báo "Ca làm việc chưa được mở" thay vì cho bán rồi tính sau.

Kèm theo là mấy rào chắn về quyền, đáng giá với quán chạy hai ba ca: nhân viên không thanh toán, không huỷ hoá đơn và không đóng ca của người khác. Tài khoản không phải chủ quán thì khi xem lại chỉ thấy những ca do chính mình mở.

Đóng ca: phần mềm dựng sẵn bản đối soát

Lúc đóng ca, màn hình hiện một bảng tổng hợp của riêng ca đó, và phiếu in ra cũng theo đúng bảng này:

Hai dòng quan trọng nhất là hai dòng cuối cùng của nhóm tiền mặt. Tiền mặt cuối ca do phần mềm tính: tiền mặt đầu ca, cộng phần hoá đơn khách trả bằng tiền mặt, cộng phiếu thu tiền mặt, trừ phiếu chi tiền mặt — những phiếu thu chi bằng chuyển khoản không bị tính vào đây. Bàn giao thực tế là số nhân viên đếm tay trong ngăn kéo. Phần mềm lấy hai số trừ nhau ra chênh lệch, kèm ô ghi chú đóng ca để người giao ca viết lý do ngay tại chỗ.

Dòng "hàng đã bán trong ca" là chỗ để soát tiền nước. Số chai trên phiếu so với số thực còn trong tủ lạnh, lệch một hai chai là nhìn ra liền, không phải đợi tới kỳ kiểm kho.

Lệch thì vẫn lệch, nhưng lệch có địa chỉ

Phần mềm không làm cho ca hết lệch. Việc nó làm là buộc con số lệch đứng yên một chỗ: đúng ca nào, ai mở, ai đóng, mấy giờ, ghi chú gì. Một tuần sau mở lại danh sách ca là thấy ngay ca nào lệch lặp đi lặp lại, ca nào chỉ lệch vài nghìn tiền thối. Màn hình xem lại ca còn vẽ biểu đồ tiền đầu ca — tiền cuối ca — tiền bàn giao thực tế theo từng đêm.

Quán chia nhiều khu — tầng trệt bàn lỗ, lầu một bàn carom, khu cà phê — thì khi đóng ca, phần mềm ghi báo cáo tách riêng từng khu vực, nên doanh thu khu nào ra khu đó. Mẫu phiếu đóng ca cũng sửa được: bật tắt tên quán, địa chỉ, số điện thoại và hai dòng chân phiếu.

Chức năng ca làm việc nằm sẵn trong phần mềm quản lý bida của Ordersys, chung hệ với tính giờ bàn và order nước tại bàn, không phải mua thêm gì. Quán muốn thử thì có bản dùng thử miễn phí 7 ngày — chạy đúng một đêm có mở ca, đóng ca và in phiếu là biết mình đang hở chỗ nào.

Đọc thêm: Chống thất thoát quán bida — tiền chảy ra ở sáu chỗ nào? để soi những khe hở ngoài khâu chốt ca; và Trả lương và hoa hồng nhân viên quán bida nếu quán đang tính thưởng cho nhân viên theo doanh số từng ca.