Bảy giờ rưỡi sáng, quầy pha chế có ba luồng chạy cùng lúc. Khách ngồi trong quán gọi thêm bánh. Ba người đứng chờ ly mang đi, một người vừa trả tiền xong đã quay ra xe. Điện thoại reo, một công ty đặt mười hai ly giao lúc chín giờ. Quán nào cũng xử được ba luồng này — bằng trí nhớ và mấy tờ giấy note dán lên máy pha. Cho tới hôm có người bỏ đi mà chưa lấy ly, hoặc đơn mười hai ly bị nhớ nhầm sang mười giờ.
Đơn mang đi: khai một "bàn mang về"
Đơn mang đi không gắn vào bàn nào, nên nếu cứ bán rồi in bill ngay thì nó biến mất khỏi màn hình đang-phục-vụ và không ai soát lại được. Cách phần mềm giải quyết là cho quán khai một bàn mang về — vẫn là một bàn trong danh sách, chỉ khác ở chỗ được đánh dấu "Mang đi". Mọi đơn mang đi gắn vào đó và vẫn nằm trong danh sách đơn đang mở như đơn tại chỗ.
Khi khai danh sách bàn bằng tệp Excel mẫu, cột Mang đi chỉ nhận 0 hoặc 1 — 0 là bàn thường, 1 là bàn mang về. Quán nhiều chi nhánh khai một lần là xong cả hệ.
Vì không có tên bàn để gọi, đơn mang đi được nhận diện bằng số điện thoại khách. Thông báo đẩy về máy nhân viên hiện đúng dạng [Bàn mang về - 09xx xxx xxx - mã hoá đơn] Chờ xác nhận lúc 07:42. Nên thói quen cần tập ở quầy là hỏi số điện thoại trước khi bấm lưu đơn — không phải để làm phiền khách, mà vì đó là thứ duy nhất phân biệt ba ly cà phê đang chờ trên quầy.
Đơn đặt trước và đơn giao: màn Order online
Luồng thứ ba khác hẳn hai luồng kia ở chỗ nó có ngày giờ hẹn. Quán có trang đặt hàng online riêng: khách chọn chi nhánh, xem thực đơn theo từng nhóm, bỏ vào giỏ rồi chọn ngày và giờ nhận. Đơn rơi về màn Order online bên thu ngân.
Màn này mặc định chỉ hiện đơn có ngày giao là hôm nay, nên đơn đặt cho ngày mai không lẫn vào danh sách sáng nay. Ngoài ra lọc được:
| Lọc theo | Dùng lúc nào |
|---|---|
| Khoảng ngày giao, hoặc một ngày cụ thể | Xem trước cả tuần, hoặc chuẩn bị riêng cho một ngày đông đơn |
| Kiểu nhận hàng | Tách đơn khách tự tới lấy khỏi đơn phải giao tận nơi |
| Tên khách, số điện thoại | Khách gọi lại hỏi đơn, tìm trong vài giây |
Bên phía giao hàng, quán khai danh mục đối tác giao hàng để gắn vào đơn thay vì ghi tay tên người ship. Phần mềm quản lý phần đơn và phần tiền; còn chọn tự giao, thuê người ngoài hay gắn hãng vận chuyển là bài toán riêng của từng quán.
Ba luồng khác nhau ở đâu
| Luồng | Nhận đơn ở đâu | Nhận ra trên màn bằng gì |
|---|---|---|
| Tại chỗ | Quầy hoặc khách quét QR tại bàn | Tên khu và tên bàn |
| Mang đi | Quầy | Bàn mang về + số điện thoại khách |
| Đặt trước, giao hàng | Trang đặt hàng online của quán | Ngày giờ nhận, tên và số điện thoại khách |
Chốt lại: cái quán cần không phải thêm màn hình
Nhiều quán nghĩ bán nhiều kênh thì phải ngồi nhiều máy. Thực ra cái cần là mỗi đơn, dù đến từ đâu, cũng phải có chỗ đứng trong một danh sách đang mở và có một thứ để gọi tên nó — tên bàn, số điện thoại, hoặc giờ hẹn. Có hai thứ đó thì giờ cao điểm không còn phụ thuộc vào việc hôm nay ai đứng quầy.
Bàn mang về, trang đặt hàng online và màn quản lý đơn giao đều nằm trong phần mềm quản lý quán cafe của Ordersys, chung một hệ với thực đơn và báo cáo cuối ngày. Quán muốn thử thì có bản dùng thử miễn phí 7 ngày — khai một bàn mang về rồi bán thử ba đơn là thấy ngay cách nó xếp hàng.
Đọc thêm: In tem ly cho quán cafe, trà sữa mang đi để đơn mang đi không bị trao nhầm ly; và Giao hàng cho đơn online: tự giao, thuê người hay gắn hãng vận chuyển? nếu quán đang cân nhắc mở luồng giao hàng.
Tính tiền vài chạm, in tem ly và topping, báo pha chế ra màn hình quầy, xuất hoá đơn điện tử từ máy tính tiền.
Các tin tức khác
Nhận đặt tiệc theo mâm, theo suất: chốt bàn, thực đơn và tiền cọc
Khách gọi đặt bốn mâm tối thứ bảy, dặn một mâm không hải sản, cọc một triệu — rồi tờ giấy ghi vội nằm úp dưới xấp hoá đơn và người nhận cuộc gọi đã nghỉ ca. Bài này đi qua đủ trường của một phiếu đặt (nhiều bàn một lúc, số người lớn và trẻ em, giờ tới, thực đơn đặt trước kèm topping và ghi chú từng món, tiền cọc kèm phương thức), cách dựng mâm thành một món để chốt số lượng vì phần mềm không có ô "số mâm", lớp chặn trùng bàn theo khoảng cách phút do quán tự đặt, huỷ phiếu phải ghi lý do và có thể phục hồi, và bước xác nhận khi khách tới: món đặt trước chép thẳng sang đơn, tiền cọc tự trừ vào số phải trả với phiếu in tách rõ hai phương thức.
Bán combo giờ chơi và đặt giá theo khung giờ cho quán bida
Hai giờ chiều ba bàn sáng đèn, tám giờ tối khách đứng chờ. Ai cũng muốn lấp khoảng trống buổi trưa, nhưng giảm giá bằng miệng thì nhân viên nhớ thì giảm, quên thì thôi. Bài này tách ba màn hình hay bị gộp làm một — tăng giá theo khung giờ, giảm giá theo thứ, giảm theo tổng số giờ chơi — nói rõ hai nhóm sau KHÔNG cộng dồn mà lấy một mức theo cài đặt giảm giá trùng, và bảng đủ trường của một combo kèm giờ chơi: số giờ, số lượng, thứ và khung giờ áp dụng, thực đơn tặng kèm. Kèm hai rào chắn hay vỡ: bàn đang dùng combo không chuyển được, và phụ thu sau 12h không trừ vào giờ combo.
Duyệt nghỉ phép, đổi ca và tăng ca: xử lý ngay trên điện thoại
Mười một giờ đêm quản lý nhận tin nhắn xin nghỉ, trả lời "ừ em", sáng hôm sau ca trưa thiếu người và không ai nhớ ai đã cho nghỉ. Đơn không mất vì bị giấu — nó mất vì chưa bao giờ là một cái đơn. Bài này đi qua ba loại đơn hay bốc hơi (nghỉ, đổi ca, tăng ca), bảng quy định bốn cột nên chốt trước khi bật tính năng duyệt, cách xếp ca tuần và duyệt đơn nghỉ trên Ordersys HRM kèm cảnh báo ca thiếu người theo khung giờ và chi nhánh, và hai chỗ hay vỡ: duyệt miệng định nhập bù sau, và mức trả giờ làm thêm vốn là quy định pháp luật chứ không phải thoả thuận riêng.
Tồn sơn gel tiệm nail: màu nào sắp hết, màu nào nằm chết
Khách chỉ vào mẫu màu nâu sữa, thợ lục tủ rồi bảo hết màu đó rồi — trong khi cũng cái tủ ấy có hơn trăm chai, nhiều chai mua từ năm ngoái chưa mở nắp. Bài này đi qua cách tách vật tư dùng trong dịch vụ khỏi hàng bán cho khách mang về, khai mỗi màu một mã thay vì một mặt hàng tên "sơn gel", cài định mức tồn kho để lọc ra đúng những màu phải nhập trước mỗi lần đặt hàng, và dùng báo cáo xuất nhập tồn ba tháng để nhận ra nhóm màu đang nằm chết trong tủ. Kèm lý do tiệm nail không nên cố định lượng từng giọt sơn cho mỗi bộ móng.
Hoa hồng và tip kỹ thuật viên massage: ghi thế nào cho khỏi cãi
Cuối tháng kỹ thuật viên bảo làm bốn khách, sổ quầy ghi ba, và không ai nói dối — tờ giấy nháp lúc giao ca đã đi đâu mất. Tiền của người làm ở quán massage đến từ ba nguồn tách biệt: hoa hồng dịch vụ, tip khách cho và hoa hồng bán thêm; gộp cả ba vào một con số cuối tháng là lúc bắt đầu cãi nhau. Bài này đi qua cách khai danh mục hoa hồng cho từng dịch vụ, gán kỹ thuật viên cấp 1 và cấp 2 ngay trên phiếu, ghi tip gửi qua quầy thành một dòng thay vì để ngoài sổ, và đối chiếu bằng phiếu đóng ca cùng báo cáo hoa hồng theo từng người.
Định lượng nguyên liệu: bán một món là trừ kho tự động
Cuối tháng kiểm kho thiếu sáu ký thịt bò mà không ai nói được nó đi vào những đĩa nào. Định lượng là cách thôi đoán: khai một lần mỗi món cần bao nhiêu nguyên liệu kèm phần hao hụt, bán một đĩa là kho tự trừ đúng chừng ấy. Bài này đi qua cách khai công thức chế biến cho từng món, cách phần mềm trừ cả món kèm, combo và thuộc tính size, chọn trừ theo lô FIFO hay FEFO, hai cái khoá không cho bán vượt tồn và bán hàng hết hạn, định mức tối thiểu để biết sắp hết nguyên liệu gì, nút báo hết món của bếp, và hai báo cáo dùng để đối chiếu khi đếm kho.
Chốt ca đêm quán bida: đối soát tiền giờ, nước và tiền mặt
Một giờ sáng, nhân viên ca đêm đưa chủ quán một xấp tiền mặt kèm câu "hôm nay được khoảng bảy triệu" — trong đó tiền giờ mười mấy bàn, tiền nước gọi thêm, tiền chuyển khoản và tiền ghi nợ lẫn vào nhau. Bài này đi qua cách chốt ca của phần mềm quản lý bida: mở ca khai tiền mặt đầu ca, phân quyền ai được thanh toán và đóng ca nào, bảy nhóm số liệu trên phiếu đóng ca, cách phần mềm tính tiền mặt cuối ca rồi so với số nhân viên đếm tay để ra chênh lệch, dùng danh sách hàng bán trong ca để soát tiền nước, và xem lại nhiều ca để biết ca nào hay lệch.
In mã QR dán bàn: cỡ nào, dán đâu, đổi menu có phải in lại
In mã QR ra giấy A5 dán mặt bàn, hai tuần sau mã mờ vì lau bàn, khách quét ba lần không ra rồi lại gọi nhân viên. Bài này gom những thứ nên biết trước khi ra tiệm in: mỗi bàn một mã riêng nên dán nhầm là đơn chạy sai bàn, thực đơn nằm trên hệ thống nên đổi giá đổi món không phải in lại, tải mã về dạng SVG để in cỡ nào cũng nét, cạnh mã bao nhiêu theo khoảng cách khách ngồi, dán chỗ nào cho khỏi bị đĩa che, và hai cấu hình nên bật kèm — xác nhận đơn từ QR và nút gọi phục vụ.
Cửa hàng nhiều người bán: tính doanh số và hoa hồng từng người
Bốn người bán, cuối tháng chủ chia thưởng theo cảm tính, người giỏi nghề ấm ức rồi nghỉ. Bài này chỉ cách để số liệu sinh ra ngay lúc bán: hoá đơn gắn người bán, báo cáo bán hàng xem theo nhân viên có số lượng bán và doanh thu gộp, hoa hồng gắn vào từng dòng hàng với hai cấp cho đơn do hai người cùng làm, tính theo tỉ lệ doanh thu hoặc mức tiền cố định, khách trả hàng thì hoa hồng trừ lại theo tỉ lệ. Kèm ba việc nên thống nhất trước khi công bố cách chia.
