Ở quán karaoke, tiền giờ hát có đồng hồ nên ít khi mất. Chỗ hụt nằm ở bia, nước bán vào phòng lúc ca đêm: khách gọi liên tục, nhân viên chạy giữa các phòng, chủ quán thường đã về. Cuối tháng kiểm kho thấy thiếu vài chục két mà không ai biết thiếu từ đêm nào. Bài này nói cách dùng phần mềm để mỗi lon bia mang vào phòng đều có dấu vết, và cuối ca đối chiếu được ngay trong đêm thay vì chờ cuối tháng.

Vì sao bia nước ca đêm hay hụt

Không phải quán nào hụt bia cũng do nhân viên gian. Phần lớn bắt đầu từ cách ghi chép không theo kịp tốc độ bán vào giờ đông:

• Bia mang vào phòng rồi ghi giấy sau, lúc rảnh thì quên hoặc ghi nhầm phòng; cả ca dùng chung một tài khoản nên có lệch cũng không biết của ai.
• Khách quen xin bớt vài chục, nhân viên tự giảm giá miệng, hoá đơn và tiền thu không khớp.
• Phòng đã hát xong bị huỷ hoặc xoá bớt món sau khi khách về, phần chênh không vào quỹ.
• Kho bia chỉ kiểm cuối tuần hoặc cuối tháng. Lệch thì thấy, nhưng đã quá xa để truy ca nào.

Điểm chung là không có mốc đối chiếu trong đêm. Phần mềm giải quyết đúng điểm đó: mỗi thao tác bán gắn với một người, một phòng, một thời điểm, và cuối ca có số để so.

Mỗi lon bia bán ra tự trừ kho theo phòng

Bước đầu tiên là khai kho bia nước trên phần mềm: một lon bia bán ra trừ một lon trong kho, nhập hàng thì ghi phiếu nhập. Từ đó:

• Nhân viên đứng tại cửa phòng, bấm trên điện thoại chọn đúng phòng và món. Đơn chạy về quầy, món cộng thẳng vào hoá đơn phòng và kho trừ ngay lúc đó, không chờ ghi lại.
• Tồn kho trên máy lúc nào cũng là con số "lẽ ra còn". Cuối ca đếm thực tế trong tủ mát, so với số này, lệch bao nhiêu biết liền.
• Kho báo sắp hết trước giờ đông, quản lý ca gọi hàng kịp, không phải chạy mua lẻ giữa đêm.

Hàng tặng khách cũng phải xuất kho qua phiếu riêng, vì lệch do tặng với lệch do mất nhìn giống hệt nhau.

Mỗi nhân viên một tài khoản, quyền đến đâu làm đến đó

Khai kho xong mà cả ca vẫn dùng chung một đăng nhập thì nhật ký vô dụng. Nên tách rõ ba vai và cài thẳng vào phần mềm:

Nguyên tắc duy nhất cần nhớ: người bán không đồng thời là người duyệt huỷ. Ca đêm chỉ có hai người thì một người phục vụ, một người giữ quyền quản lý ca, vẫn tách được. Mọi lần huỷ, giảm giá đều nằm trong nhật ký kèm tên người làm và giờ làm, sáng hôm sau chủ quán mở điện thoại là thấy. Cách phân vai chi tiết hơn ở bài phân quyền nhân viên trên phần mềm bán hàng.

Chốt ca đêm: ba con số phải khớp trước khi về

Ca đêm kết thúc lúc một hai giờ sáng, ai cũng muốn về nhanh, nên quy trình kết ca phải ngắn nhưng không được bỏ. Đầu ca nhân viên nhập tiền quỹ, mọi hoá đơn sau đó gắn vào ca. Kết ca, phần mềm đưa ra ba cặp số để so:

Khớp cả ba thì ký kết ca và về. Lệch thì xử lý ngay đêm đó, lúc mọi người còn nhớ phòng nào gọi gì; để sang sáng mai gần như không truy được nữa. Phòng còn mở giờ mà khách đã về hiện ngay trên sơ đồ phòng, nhân viên phải khoá hết mới kết ca được.

Sáng hôm sau chủ quán xem gì trong năm phút

Không cần đứng quầy, chủ quán mở điện thoại xem báo cáo ca đêm và để ý ba thứ: tiền giờ và tiền đồ uống tách riêng của từng ca, số lần huỷ món và giảm giá trong ca, lệch tồn bia nước lúc kết ca. Số lần huỷ và giảm giá tăng dần qua các tuần là dấu hiệu sớm nhất, thường xuất hiện trước khi kho thấy hụt. Cách tính giờ phòng và gộp đồ gọi vào hoá đơn phòng đã nói kỹ ở bài tính tiền quán karaoke theo giờ từng phòng.

Phần mềm quản lý karaoke Ordersys chặn thất thoát bia nước thế nào

Phần mềm quản lý karaoke Ordersys cho nhân viên gọi bia, nước, đồ ăn vào phòng ngay trên điện thoại, món cộng thẳng vào hoá đơn phòng và trừ kho khi bán. Mỗi nhân viên một tài khoản, giới hạn quyền huỷ phòng và giảm giá theo vai, mọi lần huỷ và giảm đều có nhật ký kèm tên người thực hiện. Kết ca đối chiếu tiền mặt, chuyển khoản với tồn quỹ và tồn kho bia nước, báo cáo tách tiền giờ với tiền đồ uống để chủ quán xem từ xa sáng hôm sau. Quán có thể dùng thử miễn phí 7 ngày với đầy đủ tính năng.

Đọc thêm: Chống thất thoát quán karaoke: sáu chỗ tiền chảy ra và Phân quyền nhân viên trên phần mềm bán hàng.