Ở quán karaoke, tiền giờ hát có đồng hồ nên ít khi mất. Chỗ hụt nằm ở bia, nước bán vào phòng lúc ca đêm: khách gọi liên tục, nhân viên chạy giữa các phòng, chủ quán thường đã về. Cuối tháng kiểm kho thấy thiếu vài chục két mà không ai biết thiếu từ đêm nào. Bài này nói cách dùng phần mềm để mỗi lon bia mang vào phòng đều có dấu vết, và cuối ca đối chiếu được ngay trong đêm thay vì chờ cuối tháng.
Vì sao bia nước ca đêm hay hụt
Không phải quán nào hụt bia cũng do nhân viên gian. Phần lớn bắt đầu từ cách ghi chép không theo kịp tốc độ bán vào giờ đông:
- Bia mang vào phòng rồi ghi giấy sau, lúc rảnh thì quên hoặc ghi nhầm phòng; cả ca dùng chung một tài khoản nên có lệch cũng không biết của ai.
- Khách quen xin bớt vài chục, nhân viên tự giảm giá miệng, hoá đơn và tiền thu không khớp.
- Phòng đã hát xong bị huỷ hoặc xoá bớt món sau khi khách về, phần chênh không vào quỹ.
- Kho bia chỉ kiểm cuối tuần hoặc cuối tháng. Lệch thì thấy, nhưng đã quá xa để truy ca nào.
Điểm chung là không có mốc đối chiếu trong đêm. Phần mềm giải quyết đúng điểm đó: mỗi thao tác bán gắn với một người, một phòng, một thời điểm, và cuối ca có số để so.
Mỗi lon bia bán ra tự trừ kho theo phòng
Bước đầu tiên là khai kho bia nước trên phần mềm: một lon bia bán ra trừ một lon trong kho, nhập hàng thì ghi phiếu nhập. Từ đó:
- Nhân viên đứng tại cửa phòng, bấm trên điện thoại chọn đúng phòng và món. Đơn chạy về quầy, món cộng thẳng vào hoá đơn phòng và kho trừ ngay lúc đó, không chờ ghi lại.
- Tồn kho trên máy lúc nào cũng là con số "lẽ ra còn". Cuối ca đếm thực tế trong tủ mát, so với số này, lệch bao nhiêu biết liền.
- Kho báo sắp hết trước giờ đông, quản lý ca gọi hàng kịp, không phải chạy mua lẻ giữa đêm.
Hàng tặng khách cũng phải xuất kho qua phiếu riêng, vì lệch do tặng với lệch do mất nhìn giống hệt nhau.
Mỗi nhân viên một tài khoản, quyền đến đâu làm đến đó
Khai kho xong mà cả ca vẫn dùng chung một đăng nhập thì nhật ký vô dụng. Nên tách rõ ba vai và cài thẳng vào phần mềm:
| Vai | Được làm | Không được làm |
|---|---|---|
| Phục vụ ca đêm | Mở phòng, gọi bia nước vào phòng, in tạm tính | Giảm giá, huỷ phòng đã mở, huỷ món đã gửi quầy, sửa tồn kho |
| Quản lý ca | Duyệt huỷ món, giảm giá trong hạn mức, kết ca, nhập hàng | Sửa giá bán, xoá dữ liệu cũ, tạo tài khoản mới |
| Chủ quán | Toàn quyền, xem báo cáo mọi ca từ xa |
Nguyên tắc duy nhất cần nhớ: người bán không đồng thời là người duyệt huỷ. Ca đêm chỉ có hai người thì một người phục vụ, một người giữ quyền quản lý ca, vẫn tách được. Mọi lần huỷ, giảm giá đều nằm trong nhật ký kèm tên người làm và giờ làm, sáng hôm sau chủ quán mở điện thoại là thấy. Cách phân vai chi tiết hơn ở bài phân quyền nhân viên trên phần mềm bán hàng.
Chốt ca đêm: ba con số phải khớp trước khi về
Ca đêm kết thúc lúc một hai giờ sáng, ai cũng muốn về nhanh, nên quy trình kết ca phải ngắn nhưng không được bỏ. Đầu ca nhân viên nhập tiền quỹ, mọi hoá đơn sau đó gắn vào ca. Kết ca, phần mềm đưa ra ba cặp số để so:
| Con số | Phần mềm báo | Nhân viên đếm thật |
|---|---|---|
| Tiền mặt | Tiền quỹ đầu ca cộng các hoá đơn trả tiền mặt | Tiền trong két |
| Chuyển khoản | Tổng các hoá đơn khách quét mã, chuyển khoản | Tiền về tài khoản trong ca |
| Tồn bia nước | Tồn đầu ca cộng nhập, trừ bán và trừ phiếu tặng | Đếm trong tủ mát, kho |
Khớp cả ba thì ký kết ca và về. Lệch thì xử lý ngay đêm đó, lúc mọi người còn nhớ phòng nào gọi gì; để sang sáng mai gần như không truy được nữa. Phòng còn mở giờ mà khách đã về hiện ngay trên sơ đồ phòng, nhân viên phải khoá hết mới kết ca được.
Sáng hôm sau chủ quán xem gì trong năm phút
Không cần đứng quầy, chủ quán mở điện thoại xem báo cáo ca đêm và để ý ba thứ: tiền giờ và tiền đồ uống tách riêng của từng ca, số lần huỷ món và giảm giá trong ca, lệch tồn bia nước lúc kết ca. Số lần huỷ và giảm giá tăng dần qua các tuần là dấu hiệu sớm nhất, thường xuất hiện trước khi kho thấy hụt. Cách tính giờ phòng và gộp đồ gọi vào hoá đơn phòng đã nói kỹ ở bài tính tiền quán karaoke theo giờ từng phòng.
Phần mềm quản lý karaoke Ordersys chặn thất thoát bia nước thế nào
Phần mềm quản lý karaoke Ordersys cho nhân viên gọi bia, nước, đồ ăn vào phòng ngay trên điện thoại, món cộng thẳng vào hoá đơn phòng và trừ kho khi bán. Mỗi nhân viên một tài khoản, giới hạn quyền huỷ phòng và giảm giá theo vai, mọi lần huỷ và giảm đều có nhật ký kèm tên người thực hiện. Kết ca đối chiếu tiền mặt, chuyển khoản với tồn quỹ và tồn kho bia nước, báo cáo tách tiền giờ với tiền đồ uống để chủ quán xem từ xa sáng hôm sau. Quán có thể dùng thử miễn phí 7 ngày với đầy đủ tính năng.
Đọc thêm: Chống thất thoát quán karaoke: sáu chỗ tiền chảy ra và Phân quyền nhân viên trên phần mềm bán hàng.
Nhân viên gọi món trên điện thoại, bếp nhận đơn ngay, khách quét QR gọi món và thanh toán, chủ quán xem doanh thu từ xa.
Các tin tức khác
Phần mềm quản lý nhà hàng cần những gì: sơ đồ bàn, bếp, kho, báo cáo
Nhà hàng không cần bảng tính năng dài cả trang, mà cần bốn khâu chạy trơn mỗi ngày: sơ đồ bàn gộp tách chuyển, phiếu bếp tách theo khu, định lượng trừ kho và báo cáo theo ca. Bài này nói rõ phần mềm phải làm được gì ở từng khâu để chủ quán đối chiếu khi xem demo.
Đèn bàn bida tự bật tắt theo phiên chơi: giảm chi phí nhân viên và điện
Bật tắt đèn bàn bằng tay tốn cả tiền điện lẫn tiền công người đi lại trông bàn. Khi đèn nối phần mềm, mở bàn là đèn tự sáng và tính giờ, đóng bàn là tự tắt — một thu ngân quản được nhiều bàn hơn, minh bạch giờ chơi.
Phần mềm tính tiền quán cafe: chọn thế nào cho đúng, cần tính năng gì
Chọn phần mềm tính tiền quán cafe không nên nhìn bảng tính năng dài, mà thử đúng năm việc quán làm hàng ngày: bấm một ly đủ size, đường, đá, topping bằng nút; in tem dán ly; QR chuyển khoản đúng số tiền; định lượng trừ kho; xem giá vốn từng ly. Bài này chỉ cách thử từng việc và những thứ chưa cần vội khi quán mới mở.
Phần mềm order quán ăn: gọi món tại bàn chuyển thẳng xuống bếp
Quán ăn mất tiền ở tờ giấy order: bếp đọc nhầm, khách đổi món bếp không biết, thu ngân cộng tay. Bài này chỉ cách phục vụ gọi món tại bàn trên điện thoại, phiếu chạy thẳng xuống bếp theo từng khu, sơ đồ bàn gộp tách chuyển, thiết bị tối thiểu và ba quy tắc để nhân viên không quay lại ghi giấy.
Phần mềm tính tiền quán karaoke: tính giờ theo phòng và gọi đồ vào phòng
Karaoke bán giờ hát từng phòng cộng bia nước gọi vào phòng, giá lại khác nhau giữa phòng VIP, phòng thường, giờ thường và giờ vàng. Bài này chỉ cách tính tiền theo giờ từng phòng trên phần mềm, gọi đồ cộng thẳng vào hoá đơn phòng, đặt và chuyển phòng, chốt ca đêm sao cho sạch số.
Nhà hàng buffet: tính tiền theo suất, quản lý khách vào ra và món gọi thêm
Buffet thu tiền theo suất nên dễ hụt ở khâu đếm người, quên món gọi thêm và bàn mở chưa đóng. Bài này chỉ cách khai suất như món trong menu, quy tắc mở và đóng bàn, tách phần gọi thêm, chống thất thoát và những con số chủ quán buffet nên xem mỗi tối.
Quán ăn vặt vỉa hè quản lý thế nào: vốn nhỏ, bán nhanh, tính tiền gọn
Quán ăn vặt vỉa hè vốn nhỏ, đơn nhiều nhưng mỗi đơn giá trị thấp. Bài này chỉ cách tính tiền bằng điện thoại thay ghi sổ, ba con số cần xem mỗi tối, và khi nào quán nhỏ mới thật sự cần phần mềm.
Menu đồ uống mùa hè cho quán cà phê: chọn món, định giá, quản lý nguyên liệu
Chọn nhóm món giải nhiệt bán chạy, chốt giá trái cây theo mùa trước khi lên menu, định lượng từng ly để tính giá vốn, và để phần mềm tự trừ kho, chỉ ra món bán chạy trong mùa cao điểm.
Quán cà phê cho khách ngồi làm việc: bố trí, ổ cắm, wifi và cách tính chỗ
Khách ngồi làm việc khác khách ghé nhanh ở đâu, chia quán thành hai vùng, gắn ổ cắm và wifi thế nào, viết chính sách gọi thêm ra biển và đo hiệu quả bằng số liệu bán hàng.
