Phân quyền nghe như chuyện của công ty lớn. Thực tế với quán, nó chỉ là trả lời một câu: nhân viên bán hàng có được xem doanh thu cả tháng và sửa giá không? Trả lời sai câu đó là nguồn gốc của phần lớn thất thoát.
Ba vai trò tối thiểu
| Vai trò | Được làm | Không được |
|---|---|---|
| Nhân viên bán hàng | Bán, in bill, xem hàng còn hay hết | Sửa giá · huỷ món đã gửi bếp · xem doanh thu tổng · sửa tồn kho · xuất danh sách khách |
| Quản lý ca | Thêm quyền duyệt huỷ, duyệt giảm giá trong hạn mức, kết ca | Sửa giá gốc · xoá dữ liệu cũ · thêm tài khoản mới |
| Chủ quán | Tất cả | — |
Năm quyền nhạy cảm nhất, siết trước tiên
- Huỷ món sau khi đã gửi bếp. Đây là đường thất thoát số một ở quán ăn.
- Giảm giá. Đặt hạn mức, vượt hạn phải có mã của quản lý.
- Sửa giá bán. Chỉ chủ quán. Không có lý do gì nhân viên cần quyền này.
- Sửa tồn kho. Ai cũng sửa được thì không bao giờ truy ra nguyên nhân lệch.
- Xuất danh sách khách hàng. Đây là tài sản của quán — xem quản lý data khách hàng.
Mỗi người một tài khoản — không dùng chung
Đây là chỗ gần như quán nào cũng làm sai: cả ca dùng chung một tài khoản cho nhanh. Hậu quả là mọi nhật ký thao tác trở nên vô dụng — biết có 12 lần huỷ món nhưng không biết ai làm.
Chi phí của việc làm đúng gần như bằng không: mỗi người một mã đăng nhập, đăng nhập đầu ca. Lợi ích thì rất lớn — và thường chỉ cần nhân viên biết rằng thao tác có ghi tên mình là hành vi đã khác.
Ba việc kèm theo
- Thu hồi tài khoản ngay khi nghỉ việc. Đưa vào quy trình bàn giao cùng với chìa khoá, đồng phục.
- Đổi mật khẩu khi có người nghỉ ở vị trí quản lý.
- Xem nhật ký định kỳ, không chỉ khi nghi ngờ. Số lần huỷ món và giảm giá tăng dần là dấu hiệu sớm nhất — xem 5 con số chủ quán nên xem mỗi ngày.
Nhiều chi nhánh thì thêm một tầng
Quản lý chi nhánh xem số liệu chi nhánh mình, chủ xem toàn hệ thống. Nghe hiển nhiên nhưng rất nhiều chuỗi để mọi quản lý xem được số của nhau — và đó là nguồn so bì, mất đoàn kết.
Ordersys phân quyền theo vai trò và theo chi nhánh, ghi nhật ký mọi lần huỷ món và giảm giá kèm tên người thực hiện — chủ quán xem được từ xa mà không cần đứng quầy.
Ordersys có bản cho nhà hàng, quán ăn và bản cho cửa hàng bán lẻ: tính tiền, kho, báo cáo, xuất hoá đơn điện tử. Cài đặt và đào tạo tận nơi.
Các tin tức khác
Quán bida kết hợp cà phê: quản lý chung hai nguồn thu
Cà phê sáng và bida tối là hai nhịp khác nhau trên cùng một mặt bằng: tách báo cáo theo khung giờ, quy ước cho khách chỉ uống không chơi, một nhóm nhân viên chạy cả hai mảng và giá theo khung giờ để kéo khách chéo.
QR gọi món có phải tải app không? Giải đáp đúng chỗ khách lo
Khách quét mã là vào trang web ngay, không cài đặt, không đăng ký. Bảng so sánh trang web QR và app tải về, vì sao vẫn cần mạng, và câu nhân viên nên nói để khách chịu quét.
Khách gọi sai món qua QR: xác nhận và huỷ thế nào cho không thất thoát
Công tắc xác nhận đơn QR (chờ duyệt hay xuống bếp ngay), huỷ món sau khi bếp đã nhận, bếp báo hết món, và bốn câu quán phải trả lời trước khi dán mã.
Bán hàng theo cân: nối cân điện tử với phần mềm thế nào
Ba cách bán hàng cân và cách nào nhanh nhất, hai kiểu nối cân (cân tại quầy và cân in tem mã vạch ở khu hàng), bốn thứ phải chuẩn bị trước khi nối, và cách quản kho hàng cân theo ký.
Cửa hàng tạp hoá bán sỉ lẫn lẻ: quản lý công nợ và giá theo khách
Khách lẻ và mối lấy sỉ khác nhau ở đâu, cách khai một mã hàng nhiều đơn vị tính để bán thùng vẫn trừ đúng kho, chốt giá theo nhóm thay vì nhớ từng người, và ba việc phải làm với công nợ.
Cửa hàng điện thoại, phụ kiện: quản lý IMEI và bảo hành
Một cửa hàng điện thoại bán hai loại hàng rất khác nhau trên cùng một quầy: máy thì mỗi chiếc một IMEI, phụ kiện thì hàng trăm mã nhỏ. Bài này bàn cách tách hai loại đó: khi nào bật quản lý theo IMEI, bốn chặng phải quét IMEI, phần bảo hành phần mềm làm được tới đâu, và cách quản giá sỉ cùng công nợ khách lấy buôn.
Cửa hàng giày dép: quản lý size, mẫu và đổi trả
Bán giày dép phải xử lý đổi trả nhiều hơn hẳn các ngành bán lẻ khác, và đó mới là chỗ làm tồn kho lệch. Bài này bàn phần đó: năm câu cần chốt trong chính sách đổi trả, vì sao đổi cỡ phải làm phiếu trên máy chứ không xử lý miệng, hàng đổi về xếp vào đâu thì còn bán được, và bốn con số bị đổi trả làm sai nếu bỏ qua.
Salon tóc cao cấp: quản lý đặt lịch theo stylist và dịch vụ dài
Ở salon cao cấp, khách đặt lịch với một người cụ thể chứ không đặt với salon. Bài này bàn phần phát sinh thêm vì chuyện đó: xử lý khi stylist khách muốn đã kín lịch, tách bảng giá theo bậc tay nghề thay vì để thu ngân nhẩm, siết nhóm lịch dài ba bốn tiếng, và giữ khách quen bằng hồ sơ của salon chứ không bằng trí nhớ của thợ.
Spa chăm sóc mẹ bầu, sau sinh: quản lý liệu trình dài ngày
Nhóm khách này khác khách thường ở chỗ liệu trình gắn với mốc thời gian không dời được: ô chống chỉ định phải hiện nổi bật trong hồ sơ, nên giữ đúng một kỹ thuật viên cho cả liệu trình, và vì khách dời buổi nhiều nên phải đặt buổi kế tiếp ngay tại quầy, nhắc hẹn và theo dõi buổi còn lại.
