Quán karaoke bán hai thứ cùng lúc: giờ hát của từng phòng và bia, nước, đồ ăn gọi vào phòng. Tiền giờ lại không cố định, phòng VIP khác phòng thường, tối cuối tuần khác chiều ngày thường. Ghi giấy thì cuối buổi phải cộng tay ba thứ cho mỗi phòng, đông khách là sai. Bài này nói cách tính tiền theo giờ từng phòng trên phần mềm, cách gọi đồ cộng thẳng vào hoá đơn phòng và chốt ca đêm sao cho sạch số.

Mỗi phòng là một hoá đơn đang chạy

Khác quán ăn tính theo món, ở karaoke hoá đơn bắt đầu từ lúc khách bước vào phòng và chỉ chốt khi khách ra. Trên phần mềm, mỗi phòng có một đồng hồ riêng: bấm mở giờ khi khách vào, bấm khoá giờ khi khách xong. Trong khoảng đó, mọi thứ gọi thêm đều dồn vào cùng hoá đơn của phòng.

Sơ đồ phòng trên một màn hình cho thu ngân biết phòng nào đang hát và đã hát bao lâu, phòng nào trống, phòng nào khách đã đặt trước, phòng nào vừa trả đang chờ dọn. Giờ đông, chỉ cần nhìn màu phòng là xếp được khách mới, không phải chạy từng cửa hỏi.

Giá giờ theo loại phòng và khung giờ

Bảng giá giờ của quán karaoke thường có ít nhất bốn mức, phần mềm cần cài sẵn để nhân viên không phải tính nhẩm:

Hai điểm hay bị bỏ qua khi cài giá:

• Khách hát vắt qua hai khung giờ. Vào lúc 17h30, hát đến 20h, phần trước mốc giờ vàng tính giá thường, phần sau tính giá vàng. Phần mềm tự chia theo mốc, nhân viên không cần bấm gì thêm.
• Quy tắc làm tròn phút. Dưới 15 phút bỏ qua, từ 15 phút tính nửa giờ, hay tính đúng từng phút, quán tự chọn nhưng phải cố định và cài vào phần mềm. Đây là chỗ cãi nhau nhiều nhất giữa quán và khách, xem thêm ở bài tính tiền giờ hát karaoke sao cho đúng.

Gọi bia, nước vào phòng: cộng thẳng vào hoá đơn phòng

Thất thoát ở karaoke ít khi nằm ở tiền giờ, vì giờ có đồng hồ. Nó nằm ở đồ gọi thêm: khách trong phòng gọi hai két bia, nhân viên mang vào rồi quên ghi, hoặc ghi vào tờ giấy của phòng khác. Cách làm trên phần mềm:

• Nhân viên phục vụ đứng tại cửa phòng, bấm trên điện thoại chọn đúng phòng và món. Đơn chạy thẳng về quầy và bếp, không ghi giấy chạy đi chạy lại.
• Món gọi tự cộng vào hoá đơn phòng cùng tiền giờ. Lúc chốt phòng, khách thấy một hoá đơn gồm hai phần rõ ràng: tiền giờ và tiền đồ.
• Mỗi lần gọi đều có giờ và tên người bấm. Cuối ca đối chiếu số bia xuất với số bia bán ra là biết lệch ở đâu, cách kiểm kỹ hơn ở bài chống thất thoát quán karaoke.

Đặt phòng, chuyển phòng, gộp và tách hoá đơn

Ba tình huống quán nào cũng gặp vào tối thứ bảy:

Chốt ca đêm sao cho sạch số

Karaoke đóng cửa muộn, ca đêm thường chỉ có một hai nhân viên, chủ quán ít khi có mặt. Muốn sáng hôm sau nhìn số mà tin được, nên đặt mấy quy tắc:

• Phòng nào cũng phải khoá giờ trên máy trước khi dọn. Phòng còn mở là tiền chưa thu, sơ đồ phòng sẽ hiện phòng mở từ mấy giờ.
• Giảm giá, huỷ món phải có người được quyền làm. Phân quyền theo vai trò, nhân viên ca đêm không tự giảm giá miệng cho khách quen. Mọi lần giảm, huỷ đều nằm trong nhật ký kèm tên người thực hiện.
• Báo cáo kết ca gồm số giờ hát từng phòng, tiền giờ, tiền đồ uống, tiền mặt và chuyển khoản. Chủ quán mở điện thoại xem được từ nhà, không cần chờ nhân viên nhắn.

Tách riêng tiền giờ và tiền đồ uống trong báo cáo còn giúp quán biết phòng nào, khung giờ nào sinh ra tiền, để quyết định có nên mở ưu đãi giờ chiều vắng hay không. Danh sách đầy đủ những gì phần mềm karaoke nên có ở bài phần mềm quản lý karaoke cần những tính năng gì.

Phần mềm tính tiền quán karaoke Ordersys

Phần mềm quản lý karaoke Ordersys mở giờ, khoá giờ và chốt từng phòng ngay trên sơ đồ phòng, cài giá giờ riêng cho phòng VIP và phòng thường, giờ thường và giờ vàng, làm tròn phút theo quy định của quán. Nhân viên gọi bia, nước, đồ ăn vào phòng trên điện thoại, đơn chuyển về quầy và bếp, cộng chung hoá đơn phòng. Có đặt phòng, chuyển phòng kéo theo giờ và đồ, gộp hoặc tách hoá đơn theo nhóm khách, phân quyền giảm giá và báo cáo kết ca tách tiền giờ với tiền đồ uống. Quán có thể dùng thử miễn phí 7 ngày với đầy đủ tính năng.

Đọc thêm: Tính tiền giờ hát karaoke sao cho đúng và Chống thất thoát quán karaoke.