Phần mềm cho quán karaoke khác phần mềm quán ăn ở một điểm căn bản: hàng bán chính là thời gian. Nếu phần mềm không bấm giờ được tử tế thì mọi tính năng còn lại đều không cứu nổi.
Bốn nhóm tính năng bắt buộc
1. Quản lý phòng và bấm giờ
- Sơ đồ phòng nhìn một màn hình biết phòng nào đang hát, phòng nào trống, đã hát bao lâu.
- Tự áp giá theo khung giờ và quy tắc làm tròn đã đặt, không để nhân viên tính nhẩm.
- Chuyển phòng, gộp hoá đơn, tách hoá đơn.
- Báo trước khi khách sắp hết gói giờ.
2. Gọi đồ tại phòng
- Nhân viên đứng tại phòng bấm gọi đồ, bếp và quầy bar nhận ngay — không chạy đi chạy lại.
- Đồ gọi tự cộng vào hoá đơn phòng, không ghi giấy rồi nhập lại.
- Trừ kho ngay khi xuất, để đối chiếu được cuối ca.
3. Kiểm soát và phân quyền
- Nhật ký huỷ món và giảm giá kèm tên người thực hiện — thiếu cái này thì mọi báo cáo đều không tin được, xem chống thất thoát quán karaoke.
- Trần giảm giá theo vai trò, vượt trần phải có người duyệt.
- Báo cáo kết ca: tiền mặt, chuyển khoản, số giờ hát, tồn bia.
4. Doanh thu và thuế
- Tách riêng tiền giờ và tiền đồ uống theo từng phòng, từng hoá đơn.
- Nối hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
- Báo cáo theo kỳ đủ số liệu cho kế toán — quan trọng hơn từ 2026 vì thuế tiêu thụ đặc biệt tính trên cả doanh thu đồ uống.
Ba tính năng nghe hay nhưng ít dùng tới
| Tính năng | Thực tế |
|---|---|
| Đặt phòng trước qua ứng dụng | Khách karaoke phần lớn đến trực tiếp hoặc gọi điện |
| Tích hợp chọn bài trên phần mềm bán hàng | Đầu hát đã có sẵn màn hình chọn bài riêng |
| Báo cáo quá nhiều loại biểu đồ | Chủ quán thực tế chỉ xem 3–4 con số mỗi ngày |
Đừng chọn phần mềm theo số lượng tính năng. Chọn theo việc nhân viên có dùng được vào 9 giờ tối thứ bảy hay không — lúc quán đông nhất, thao tác rườm rà là bỏ luôn không ghi.
Năm câu nên hỏi trước khi mua
- Mở phòng và gọi đồ mất mấy thao tác?
- Mất mạng thì còn bán được không?
- Có nhật ký huỷ món kèm tên người thực hiện không?
- Tôi xuất được dữ liệu của mình ra file không?
- Có nối hoá đơn điện tử chưa, hay phải mua thêm?
Phần mềm quản lý karaoke Ordersys có đủ bốn nhóm tính năng trên: sơ đồ phòng và bấm giờ, gọi đồ tại phòng trừ kho ngay, nhật ký huỷ món và giảm giá, báo cáo tách tiền giờ và tiền đồ uống kèm hoá đơn điện tử.
Nhân viên gọi món trên điện thoại, bếp nhận đơn ngay, khách quét QR gọi món và thanh toán, chủ quán xem doanh thu từ xa.
Các tin tức khác
In mã QR dán bàn: cỡ nào, dán đâu, đổi menu có phải in lại
In mã QR ra giấy A5 dán mặt bàn, hai tuần sau mã mờ vì lau bàn, khách quét ba lần không ra rồi lại gọi nhân viên. Bài này gom những thứ nên biết trước khi ra tiệm in: mỗi bàn một mã riêng nên dán nhầm là đơn chạy sai bàn, thực đơn nằm trên hệ thống nên đổi giá đổi món không phải in lại, tải mã về dạng SVG để in cỡ nào cũng nét, cạnh mã bao nhiêu theo khoảng cách khách ngồi, dán chỗ nào cho khỏi bị đĩa che, và hai cấu hình nên bật kèm — xác nhận đơn từ QR và nút gọi phục vụ.
Cửa hàng nhiều người bán: tính doanh số và hoa hồng từng người
Bốn người bán, cuối tháng chủ chia thưởng theo cảm tính, người giỏi nghề ấm ức rồi nghỉ. Bài này chỉ cách để số liệu sinh ra ngay lúc bán: hoá đơn gắn người bán, báo cáo bán hàng xem theo nhân viên có số lượng bán và doanh thu gộp, hoa hồng gắn vào từng dòng hàng với hai cấp cho đơn do hai người cùng làm, tính theo tỉ lệ doanh thu hoặc mức tiền cố định, khách trả hàng thì hoa hồng trừ lại theo tỉ lệ. Kèm ba việc nên thống nhất trước khi công bố cách chia.
Chốt ca đêm quán karaoke: đối soát tiền phòng, đồ uống và tiền mặt
Hai giờ sáng giao ca, ngăn kéo một nắm tiền mặt, phòng 5 vẫn còn hát, hôm sau cộng lại thiếu ba trăm nghìn mà không ai nhớ vì sao. Bài này đi hết một ca đêm trên phần mềm: mở ca với tiền tạm ứng đầu ca, mọi hoá đơn phòng và phiếu thu chi tự gắn vào ca, đóng ca thì nhập cả tiền mặt theo sổ lẫn tiền đếm tay để phần mềm chỉ ra chênh lệch, in phiếu kết ca rồi mới giao tiền. Kèm câu trả lời cho phòng còn hát lúc giao ca và cách đọc báo cáo kết ca cuối tuần.
Quản lý chuỗi nhiều quán bida: một tài khoản xem được mọi chi nhánh
Mở CLB thứ hai rồi mỗi tối lại gọi điện từng quán hỏi doanh thu, khách cầm thẻ hội viên quán cũ sang quán mới thì nhân viên không tra được. Bài này nói rõ phần nào của chuỗi dùng chung thật — danh sách hội viên, số dư điểm và ví nạp thẻ khi bật dùng chung thành viên — và phần nào buộc phải riêng từng chi nhánh: bàn, bảng giá, đèn, camera, nhân viên, hạng thẻ, voucher, hoá đơn và báo cáo. Kèm thứ tự nên làm khi mở chi nhánh thứ hai để khỏi phải khai lại.
Khách nhắn qua Zalo, Facebook và gọi điện: gom về một chỗ thế nào
Một khách nhắn Zalo hỏi giá, hai hôm sau gọi điện đặt, tuần sau inbox Facebook — ba người trả lời, khách bị hỏi lại từ đầu ba lần và quán vẫn không biết kênh nào thực sự ra đơn. Bài này nói thẳng thứ phần mềm KHÔNG làm (không kéo tin nhắn ba kênh về một hộp thư) và thứ gom được: lấy số điện thoại làm khoá dồn mọi lần mua về một hồ sơ khách, gắn kênh bán cho từng đơn để cuối tháng có báo cáo theo kênh, cùng cách phân người trực và thứ tự triển khai cho đỡ nản.
Quản lý ca phục vụ: ai bán bàn nào, doanh số từng nhân viên
Sáng ra chủ hỏi tối qua ai trực bàn 12, ai bán được nhiều nhất, két lệch hơn trăm nghìn là do đâu — không ai trả lời được vì cả ca bấm chung một tài khoản. Bài này nói cách khai mỗi nhân viên một tài khoản để đơn tự ghi người tạo và người thu tiền, quy trình mở ca đóng ca, các cột trong báo cáo kết ca (gồm chênh lệch tiền mặt), báo cáo doanh số theo từng nhân viên và ba điều nên thống nhất trước khi chạy.
Màn hình phụ cho khách xem đơn và giá ngay tại quầy cafe
Khách đọc một hơi bốn ly nhiều tuỳ chọn, nhân viên bấm xong quay ra báo tổng tiền, rồi cả hàng đứng chờ hai bên dò lại xem ai nhớ đúng. Bài này nói màn hình phụ quay về phía khách làm được gì ở quầy cafe, trà sữa: hiện từng món kèm size, đường, đá, topping ngay lúc bấm, đẩy mã QR chuyển khoản sang cho khách tự quét, lúc vắng thì chạy ảnh khuyến mãi — kèm phần cứng cần sắm và những gì phải khai trước khi gắn màn.
Tính giờ nhiều loại bàn bida: lỗ, băng, carom giá khác nhau
Bàn carom nhập đắt gấp mấy lần bàn lỗ nhưng cuối ngày vẫn tính chung một mức tiền giờ, vì chủ quán sợ để nhiều giá thì nhân viên nhầm. Bài này nói ba lớp quyết định đơn giá một bàn bida (loại bàn, từng bàn, bảng cộng thêm theo giờ và thứ), cách phần mềm cắt phiên chơi khi khách đánh vắt qua giờ đổi giá, block phút và làm tròn tiền giờ, cùng ba chỗ nên kiểm lại sau khi khai bảng giá.
Giá giờ phòng VIP, thường và giờ vàng cho quán karaoke
Phòng VIP ba mươi chỗ vẫn tính cùng giá giờ với phòng bốn người ở cuối hành lang, trưa vắng bán đúng bằng tối thứ bảy — quán karaoke để nguyên vậy vì sợ rắc rối khi tính tiền. Bài này nói cách khai tiền giờ phòng thành dịch vụ tính giờ gắn với từng loại phòng, bốn thông số quyết định cách ra tiền (block phút, số block giờ đầu, giá block giờ đầu, khung giờ đặc biệt), nguyên tắc giảm giá giờ vắng thay vì tăng giá cao điểm, và ba chỗ hay sai khi chia khung giờ.
