Phần mềm cho quán karaoke khác phần mềm quán ăn ở một điểm căn bản: hàng bán chính là thời gian. Nếu phần mềm không bấm giờ được tử tế thì mọi tính năng còn lại đều không cứu nổi.
Bốn nhóm tính năng bắt buộc
1. Quản lý phòng và bấm giờ
- Sơ đồ phòng nhìn một màn hình biết phòng nào đang hát, phòng nào trống, đã hát bao lâu.
- Tự áp giá theo khung giờ và quy tắc làm tròn đã đặt, không để nhân viên tính nhẩm.
- Chuyển phòng, gộp hoá đơn, tách hoá đơn.
- Báo trước khi khách sắp hết gói giờ.
2. Gọi đồ tại phòng
- Nhân viên đứng tại phòng bấm gọi đồ, bếp và quầy bar nhận ngay — không chạy đi chạy lại.
- Đồ gọi tự cộng vào hoá đơn phòng, không ghi giấy rồi nhập lại.
- Trừ kho ngay khi xuất, để đối chiếu được cuối ca.
3. Kiểm soát và phân quyền
- Nhật ký huỷ món và giảm giá kèm tên người thực hiện — thiếu cái này thì mọi báo cáo đều không tin được, xem chống thất thoát quán karaoke.
- Trần giảm giá theo vai trò, vượt trần phải có người duyệt.
- Báo cáo kết ca: tiền mặt, chuyển khoản, số giờ hát, tồn bia.
4. Doanh thu và thuế
- Tách riêng tiền giờ và tiền đồ uống theo từng phòng, từng hoá đơn.
- Nối hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
- Báo cáo theo kỳ đủ số liệu cho kế toán — quan trọng hơn từ 2026 vì thuế tiêu thụ đặc biệt tính trên cả doanh thu đồ uống.
Ba tính năng nghe hay nhưng ít dùng tới
| Tính năng | Thực tế |
|---|---|
| Đặt phòng trước qua ứng dụng | Khách karaoke phần lớn đến trực tiếp hoặc gọi điện |
| Tích hợp chọn bài trên phần mềm bán hàng | Đầu hát đã có sẵn màn hình chọn bài riêng |
| Báo cáo quá nhiều loại biểu đồ | Chủ quán thực tế chỉ xem 3–4 con số mỗi ngày |
Đừng chọn phần mềm theo số lượng tính năng. Chọn theo việc nhân viên có dùng được vào 9 giờ tối thứ bảy hay không — lúc quán đông nhất, thao tác rườm rà là bỏ luôn không ghi.
Năm câu nên hỏi trước khi mua
- Mở phòng và gọi đồ mất mấy thao tác?
- Mất mạng thì còn bán được không?
- Có nhật ký huỷ món kèm tên người thực hiện không?
- Tôi xuất được dữ liệu của mình ra file không?
- Có nối hoá đơn điện tử chưa, hay phải mua thêm?
Phần mềm quản lý karaoke Ordersys có đủ bốn nhóm tính năng trên: sơ đồ phòng và bấm giờ, gọi đồ tại phòng trừ kho ngay, nhật ký huỷ món và giảm giá, báo cáo tách tiền giờ và tiền đồ uống kèm hoá đơn điện tử.
Nhân viên gọi món trên điện thoại, bếp nhận đơn ngay, khách quét QR gọi món và thanh toán, chủ quán xem doanh thu từ xa.
Các tin tức khác
Cửa hàng giày dép: quản lý size, mẫu và đổi trả
Bán giày dép phải xử lý đổi trả nhiều hơn hẳn các ngành bán lẻ khác, và đó mới là chỗ làm tồn kho lệch. Bài này bàn phần đó: năm câu cần chốt trong chính sách đổi trả, vì sao đổi cỡ phải làm phiếu trên máy chứ không xử lý miệng, hàng đổi về xếp vào đâu thì còn bán được, và bốn con số bị đổi trả làm sai nếu bỏ qua.
Salon tóc cao cấp: quản lý đặt lịch theo stylist và dịch vụ dài
Ở salon cao cấp, khách đặt lịch với một người cụ thể chứ không đặt với salon. Bài này bàn phần phát sinh thêm vì chuyện đó: xử lý khi stylist khách muốn đã kín lịch, tách bảng giá theo bậc tay nghề thay vì để thu ngân nhẩm, siết nhóm lịch dài ba bốn tiếng, và giữ khách quen bằng hồ sơ của salon chứ không bằng trí nhớ của thợ.
Spa chăm sóc mẹ bầu, sau sinh: quản lý liệu trình dài ngày
Nhóm khách này khác khách thường ở chỗ liệu trình gắn với mốc thời gian không dời được: ô chống chỉ định phải hiện nổi bật trong hồ sơ, nên giữ đúng một kỹ thuật viên cho cả liệu trình, và vì khách dời buổi nhiều nên phải đặt buổi kế tiếp ngay tại quầy, nhắc hẹn và theo dõi buổi còn lại.
Tiệm nail mùa cuối năm: quản lý lịch dày và thợ thời vụ
Cận Tết ghế kín cả ngày và tiệm phải nhận thêm thợ thời vụ: ba việc nên chốt trước khi vào mùa — tài khoản riêng kèm giới hạn quyền cho thợ mới, bảng giá tách rõ phần làm thêm, và biết lúc nào ngừng nhận để lịch không trễ dây chuyền.
Quán ăn gia đình: menu đa dạng, phục vụ nhiều bàn cùng lúc
Một bàn nhiều thế hệ thì menu phải rộng: cách chia nhóm món theo kiểu khách gọi, ghi chú khẩu vị cho bếp, ghép và tách bàn cuối tuần đông, và cách cắt bớt món ít gọi mỗi tháng.
Quán cơm văn phòng: bán theo suất, nhận đặt trước theo nhóm
Ba nguồn đơn của quán cơm trưa và cách xử lý khác nhau, chốt số suất từ tối hôm trước, bốn thứ phải chốt khi nhận đơn công ty, và cách cắt bớt thao tác trong 90 phút cao điểm.
Phần mềm quản lý bida gồm những gì? Tính giờ, đèn bàn, ghi điểm, báo cáo
Phần mềm quản lý bida đúng nghĩa gồm năm phần: tính giờ từng bàn, bật tắt đèn bàn, ghi điểm tại bàn, gọi đồ vào bàn, và báo cáo chống thất thoát — tất cả trên một hệ thống.
Nhà hàng chay: quản lý thực đơn theo mùa và nguyên liệu tươi
Quán chay khó ở hai chỗ: nguyên liệu tươi hạn ngắn và khách lên xuống theo ngày rằm, mùng một. Chia thực đơn thành món trụ và món theo mùa, khai định lượng để nhập đúng lượng rau củ, tính giá vốn từng món để biết món nào thật sự lời.
Quán trà sữa nhiều topping: quản lý định lượng và giá thế nào
Topping làm doanh thu trà sữa tăng nhưng cũng dễ thất thoát nhất. Biến mỗi topping thành nút bấm để tính đủ tiền, định lượng từng loại để không hao, in tem ly để pha và giao đúng, tính giá vốn gồm topping để biết ly nào thật sự lời.
