Cách in lại hóa đơn máy POS

Trong quá trình kinh doanh, việc sử dụng máy POS cà thẻ đã trở nên vô cùng quen thuộc. Tuy nhiên, không ít lần các chủ cửa hàng, nhân viên thu ngân gặp phải tình huống cần in lại hóa đơn máy POS. Vậy tại sao cần in lại hóa đơn và cách thực hiện như thế nào?

Bài viết này Ordersys Software sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách in lại hoá đơn trên máy POS từ A-Z, giúp bạn xử lý tình huống này một cách chuyên nghiệp và nhanh chóng.

Xem ngay => Hướng dẫn cách sử dụng máy POS cầm tay chi tiết

In lại hóa đơn máy POS dùng để làm gì?

Việc in lại hóa đơn (bill) từ máy POS cầm tay không chỉ là một thao tác kỹ thuật mà còn có vai trò quan trọng trong vận hành và quản lý cửa hàng. Những mục đích in lại thường là:

Đối soát giao dịch: Hóa đơn là bằng chứng đối chiếu giữa số tiền thực tế trong sao kê ngân hàng và doanh thu ghi nhận tại cửa hàng, đảm bảo không có sai sót hay thất thoát.

Cung cấp cho khách hàng: Trong trường hợp khách hàng làm mất liên hóa đơn của họ hoặc hóa đơn gốc bị mờ, rách, việc in lại một bản sao sẽ giúp họ lưu trữ và phục vụ cho mục đích cá nhân (vd: báo cáo công tác phí).

Lưu trữ chứng từ nội bộ: Cửa hàng cần lưu lại một liên hóa đơn để làm chứng từ kế toán, phục vụ cho việc kiểm kê, báo cáo thuế và quyết toán sau này.

Giải quyết tra soát, khiếu nại: Khi có tranh chấp hoặc khiếu nại từ khách hàng về một giao dịch, hóa đơn in lại là bằng chứng xác thực giao dịch đã diễn ra thành công tại thời điểm đó.

Bạn đã biết => Máy POS cầm tay dùng giấy in gì? cách thay giấy và xử lý bị kẹt giấy chi tiết

Nguyên nhân phải in lại hóa đơn máy POS cà thẻ

Có rất nhiều lý do khách quan và chủ quan khiến bạn cần thực hiện thao tác in lại hóa đơn. Nguyên nhân cần in lại hoá đơn gặp phải nhiều như là:

Hóa đơn in ra bị lỗi: Giấy in kém chất lượng, hết mực, hoặc máy in gặp trục trặc khiến hóa đơn bị mờ, không rõ thông tin, hoặc chỉ in ra giấy trắng.

Làm mất hóa đơn: Nhân viên thu ngân hoặc khách hàng vô tình làm thất lạc liên hóa đơn của mình.

Máy POS hết giấy giữa chừng: Máy đang in thì hết giấy, khiến hóa đơn chỉ ra được một nửa.

Khách hàng yêu cầu thêm bản sao: Một số khách hàng (đặc biệt là khách doanh nghiệp) có thể cần nhiều hơn một liên hóa đơn để làm thủ tục thanh toán.

Kiểm tra giao dịch cuối: Cần in lại để xác nhận giao dịch cuối cùng trong ngày đã thành công hay chưa trước khi chốt ca và kết toán máy POS.

Hướng dẫn cách in lại hóa đơn máy POS cà thẻ

Tin vui là quy trình in lại hóa đơn trên hầu hết các dòng máy POS của những ngân hàng lớn như BIDV, ACB, Vietinbank, Vietcombank, Techcombank, Sacombank... đều có các bước thực hiện khá tương đồng. Thao tác này thường được chia thành 2 trường hợp: in lại giao dịch cuối cùng và in lại một giao dịch bất kỳ.

Lưu ý quan trọng: Các thuật ngữ trên máy POS có thể là tiếng Anh hoặc tiếng Việt tùy theo cài đặt. Chúng tôi sẽ ghi chú cả hai để bạn dễ nhận biết.

Cách 1: In lại giao dịch cuối cùng (Reprint Last Transaction)

Đây là trường hợp phổ biến nhất, khi bạn cần in lại ngay lập tức hóa đơn của giao dịch vừa thực hiện.

Bước 1: Từ màn hình chính của máy POS, nhấn phím FUNC (Chức năng) hoặc phím có biểu tượng Menu/dấu 3 gạch.
Bước 2: Dùng các phím mũi tên lên/xuống để di chuyển và tìm đến mục "In lại HĐ" hoặc "Reprint". Nhấn phím ENTER (màu xanh lá).
Bước 3: Máy sẽ hiển thị các tùy chọn. Chọn "HĐ cuối" (Last) hoặc "Giao dịch cuối cùng" (Last Transaction). Nhấn ENTER.
Bước 4: Máy POS sẽ tự động tìm và in ra hóa đơn của giao dịch gần nhất. Trên hóa đơn sẽ có dòng chữ "BẢN SAO / COPY" để phân biệt với bản gốc.

Cách 2: In lại một giao dịch bất kỳ theo số hóa đơn (Reprint by Invoice No.)

Trường hợp này dùng khi bạn cần tìm lại một giao dịch cũ trong ngày (chưa quyết toán). Bạn cần biết số Trace/Số hóa đơn của giao dịch đó. Số này thường có 6 chữ số và được in trên mỗi hóa đơn.

Bước 1: Nhấn phím FUNC (Chức năng) hoặc phím Menu.
Bước 2: Chọn mục "In lại HĐ" hoặc "Reprint". Nhấn ENTER.
Bước 3: Thay vì chọn "HĐ cuối", bạn hãy chọn mục "Theo số HĐ" (By Invoice) hoặc "Theo số Trace" (By Trace No.). Nhấn ENTER.
Bước 4: Màn hình sẽ yêu cầu bạn nhập số hóa đơn (Invoice/Trace No.). Hãy nhập chính xác 6 chữ số của giao dịch cần tìm.
Bước 5: Nhấn ENTER để xác nhận. Máy sẽ tìm và in lại hóa đơn tương ứng.

Tìm hiểu thêm => Máy POS loại nào không cần giấy phép kinh doanh? cần giấy tờ gì?

Lưu ý gì khi in lại hoá đơn máy POS?

Để quá trình diễn ra suôn sẻ và đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ, bạn cần ghi nhớ một vài điểm quan trọng sau:

Kiểm tra giấy in: Trước khi thực hiện, hãy chắc chắn rằng cuộn giấy in trong máy vẫn còn và được lắp đúng cách để tránh in ra hóa đơn trắng.

Chỉ in lại được giao dịch trong ngày: Hầu hết các máy POS chỉ cho phép in lại các giao dịch chưa được quyết toán (chưa chốt ca). Sau khi bạn đã thực hiện thao tác "Quyết toán" hoặc "Settlement" vào cuối ngày, bạn sẽ không thể tự in lại hóa đơn trên máy được nữa.

Liên hệ ngân hàng nếu không thể tự in: Nếu đã quyết toán hoặc không tìm thấy giao dịch, bạn cần liên hệ với tổng đài hỗ trợ của ngân hàng địa chỉ cung cấp máy POS để được trợ giúp sao kê và cung cấp lại chứng từ giao dịch.

Bảo mật thông tin: Hóa đơn POS chứa các thông tin nhạy cảm như một phần số thẻ. Cần xử lý cẩn thận, không vứt bừa bãi để tránh bị kẻ xấu lợi dụng.

Giá trị của hóa đơn in lại: Hóa đơn in lại có dòng chữ "BẢN SAO / COPY" nhưng vẫn có giá trị pháp lý tương đương bản gốc trong việc đối soát và giải quyết khiếu nại.

Việc in lại hóa đơn máy POS cà thẻ là một kỹ năng cần thiết đối với bất kỳ ai làm việc với thiết bị này. Hy vọng rằng với hướng dẫn chi tiết trên từ Ordersys Software, bạn đã có thể tự tin xử lý mọi tình huống phát sinh, đảm bảo hoạt động kinh doanh luôn trôi chảy và minh bạch.