Dữ liệu bán hàng là thứ không ai nghĩ tới cho đến ngày mất. Và khi mất thì không mua lại được bằng tiền: lịch sử bán, danh sách khách, công nợ, giá vốn từng món — tất cả xây trong nhiều năm.
Bốn cách mất dữ liệu hay gặp
| Cách mất | Xảy ra khi |
|---|---|
| Máy hỏng, mất, bị trộm | Phần mềm cài trên một máy duy nhất tại quán |
| Ngừng dùng phần mềm mà chưa xuất dữ liệu | Hết hạn, tài khoản bị khoá — sau đó không vào lấy được nữa |
| Xoá nhầm | Nhân viên xoá hàng loạt, hoặc sửa giá cả danh mục rồi không hoàn lại được |
| Nhà cung cấp ngừng hoạt động | Hiếm nhưng có thật, và là lúc bạn không kịp làm gì |
Câu hỏi phải hỏi trước khi mua bất kỳ phần mềm nào
Trả lời được ngay và rõ ràng thì yên tâm. Ngập ngừng, vòng vo hoặc "để em hỏi lại" thì bạn đã có câu trả lời. Đây là câu hỏi đáng giá nhất trong cả buổi tư vấn.
Ba việc nên làm, mất chưa tới 15 phút mỗi tháng
- Xuất bản sao mỗi tháng — hàng hoá, khách hàng, tồn kho, công nợ. Lưu ít nhất hai nơi: một trên máy tính, một trên email hoặc ổ đĩa đám mây.
- Đặt lịch cố định. Ngày 1 hằng tháng, làm cùng lúc với việc chốt sổ. Không có lịch thì sẽ không ai làm.
- Thử mở lại file đã lưu ít nhất một lần. Rất nhiều người lưu đều đặn nhiều tháng rồi phát hiện file rỗng — kiểm một lần là biết.
Dữ liệu ở đâu: trên máy tại quán hay trên máy chủ
| Cài trên máy tại quán | Trên máy chủ (đám mây) | |
|---|---|---|
| Máy hỏng | Mất hết nếu không sao lưu | Không ảnh hưởng, đăng nhập máy khác là có |
| Mất mạng | Vẫn bán được | Tuỳ phần mềm — phải hỏi trước |
| Xem từ xa | Khó | Được |
| Nhiều chi nhánh | Rất khó hợp nhất | Dùng chung một hệ thống |
Phần lớn quán hiện nay hợp với phương án trên máy chủ, nhưng vẫn phải xuất bản sao định kỳ — để trên máy chủ không có nghĩa là dữ liệu tự động thuộc về bạn mãi mãi.
Chống xoá nhầm
- Không cho nhân viên quyền xoá hàng loạt — xem phân quyền nhân viên trên phần mềm bán hàng.
- Ưu tiên phần mềm có thùng rác, xoá rồi còn khôi phục được.
- Trước khi sửa hàng loạt (đổi giá cả danh mục, nhập kho số lớn) thì xuất bản sao trước.
Dữ liệu của bạn nằm trên máy chủ và xuất ra file được bất cứ lúc nào — chúng tôi nói rõ điều này ngay từ đầu chứ không đợi tới lúc bạn muốn đổi. Xem thêm đổi phần mềm bán hàng mất gì, giữ được gì.
Ordersys có bản cho nhà hàng, quán ăn và bản cho cửa hàng bán lẻ: tính tiền, kho, báo cáo, xuất hoá đơn điện tử. Cài đặt và đào tạo tận nơi.
Các tin tức khác
Quán bida kết hợp cà phê: quản lý chung hai nguồn thu
Cà phê sáng và bida tối là hai nhịp khác nhau trên cùng một mặt bằng: tách báo cáo theo khung giờ, quy ước cho khách chỉ uống không chơi, một nhóm nhân viên chạy cả hai mảng và giá theo khung giờ để kéo khách chéo.
QR gọi món có phải tải app không? Giải đáp đúng chỗ khách lo
Khách quét mã là vào trang web ngay, không cài đặt, không đăng ký. Bảng so sánh trang web QR và app tải về, vì sao vẫn cần mạng, và câu nhân viên nên nói để khách chịu quét.
Khách gọi sai món qua QR: xác nhận và huỷ thế nào cho không thất thoát
Công tắc xác nhận đơn QR (chờ duyệt hay xuống bếp ngay), huỷ món sau khi bếp đã nhận, bếp báo hết món, và bốn câu quán phải trả lời trước khi dán mã.
Bán hàng theo cân: nối cân điện tử với phần mềm thế nào
Ba cách bán hàng cân và cách nào nhanh nhất, hai kiểu nối cân (cân tại quầy và cân in tem mã vạch ở khu hàng), bốn thứ phải chuẩn bị trước khi nối, và cách quản kho hàng cân theo ký.
Cửa hàng tạp hoá bán sỉ lẫn lẻ: quản lý công nợ và giá theo khách
Khách lẻ và mối lấy sỉ khác nhau ở đâu, cách khai một mã hàng nhiều đơn vị tính để bán thùng vẫn trừ đúng kho, chốt giá theo nhóm thay vì nhớ từng người, và ba việc phải làm với công nợ.
Cửa hàng điện thoại, phụ kiện: quản lý IMEI và bảo hành
Một cửa hàng điện thoại bán hai loại hàng rất khác nhau trên cùng một quầy: máy thì mỗi chiếc một IMEI, phụ kiện thì hàng trăm mã nhỏ. Bài này bàn cách tách hai loại đó: khi nào bật quản lý theo IMEI, bốn chặng phải quét IMEI, phần bảo hành phần mềm làm được tới đâu, và cách quản giá sỉ cùng công nợ khách lấy buôn.
Cửa hàng giày dép: quản lý size, mẫu và đổi trả
Bán giày dép phải xử lý đổi trả nhiều hơn hẳn các ngành bán lẻ khác, và đó mới là chỗ làm tồn kho lệch. Bài này bàn phần đó: năm câu cần chốt trong chính sách đổi trả, vì sao đổi cỡ phải làm phiếu trên máy chứ không xử lý miệng, hàng đổi về xếp vào đâu thì còn bán được, và bốn con số bị đổi trả làm sai nếu bỏ qua.
Salon tóc cao cấp: quản lý đặt lịch theo stylist và dịch vụ dài
Ở salon cao cấp, khách đặt lịch với một người cụ thể chứ không đặt với salon. Bài này bàn phần phát sinh thêm vì chuyện đó: xử lý khi stylist khách muốn đã kín lịch, tách bảng giá theo bậc tay nghề thay vì để thu ngân nhẩm, siết nhóm lịch dài ba bốn tiếng, và giữ khách quen bằng hồ sơ của salon chứ không bằng trí nhớ của thợ.
Spa chăm sóc mẹ bầu, sau sinh: quản lý liệu trình dài ngày
Nhóm khách này khác khách thường ở chỗ liệu trình gắn với mốc thời gian không dời được: ô chống chỉ định phải hiện nổi bật trong hồ sơ, nên giữ đúng một kỹ thuật viên cho cả liệu trình, và vì khách dời buổi nhiều nên phải đặt buổi kế tiếp ngay tại quầy, nhắc hẹn và theo dõi buổi còn lại.
