Đây là câu hỏi mà gần như chủ quán nào cũng hỏi trước khi mua phần mềm, và cũng là câu nhiều bên bán trả lời lấp lửng nhất. Bài này nói rõ chuyện gì thực sự xảy ra khi mất mạng, mất điện, và phải chuẩn bị gì.
Mất mạng và mất điện là hai chuyện khác nhau
| Mất mạng | Mất điện | |
|---|---|---|
| Máy còn chạy không | Còn | Không, trừ khi có nguồn dự phòng |
| Bán tiếp được không | Tuỳ phần mềm — phải hỏi trước khi mua | Không, dù phần mềm tốt tới đâu |
| Máy in hoá đơn | In được nếu nối trực tiếp | Không in được |
| Khách chuyển khoản | Khách vẫn chuyển được bằng mạng của họ | Vẫn được |
| Tần suất | Vài lần mỗi tháng | Vài lần mỗi năm |
Mất mạng hay xảy ra hơn nhiều, nên đây mới là thứ cần chuẩn bị kỹ.
Ba câu phải hỏi nhà cung cấp trước khi mua
2. Dữ liệu bán trong lúc mất mạng có tự đồng bộ lại khi có mạng không?
3. Nếu tôi lỡ bán trên hai máy trong lúc mất mạng thì có bị trùng số hoá đơn không?
Ba câu này phân biệt phần mềm làm nghiêm túc với phần mềm chỉ chạy khi mọi thứ thuận lợi. Hỏi lúc còn đang tư vấn, đừng hỏi lúc đang đông khách mà mạng chết.
Chuẩn bị: bốn thứ rẻ mà cứu được cả buổi tối
- Mạng dự phòng bằng điện thoại. Rẻ nhất và hiệu quả nhất — bật phát wifi từ điện thoại là quán chạy tiếp. Nhân viên nào cũng phải biết làm, không chỉ mình bạn.
- Bộ lưu điện cho máy tính tiền và máy in. Không cần lớn, đủ 30–60 phút để kết đơn đang dở và in bill cho khách đang chờ.
- Sổ giấy dự phòng ở quầy. Nghe cũ nhưng là phương án cuối. Ghi bàn, món, số tiền — nhập lại sau.
- Quy trình viết sẵn dán ở quầy: mất mạng làm gì, mất điện làm gì, ai gọi cho ai.
Khi sự cố xảy ra: làm theo thứ tự này
- Đừng thông báo ầm ĩ. Khách không cần biết quán đang có sự cố.
- Bật mạng dự phòng trước khi làm gì khác.
- Vẫn không được thì chuyển sang ghi giấy, ghi đủ: bàn, món, số tiền, hình thức trả.
- Ưu tiên khách đang chờ thanh toán — để khách đứng chờ là thứ họ nhớ lâu nhất.
- Nhập lại ngay khi có mạng, đừng để tới cuối ca. Càng lâu càng sai.
Sau sự cố, kiểm ba thứ
Số hoá đơn có bị trùng hoặc nhảy cóc không · tồn kho có khớp với lượng đã bán không · tiền mặt trong két có khớp với phần ghi tay không. Ba thứ này kiểm ngay hôm đó, để sang hôm sau là không ai nhớ nổi.
Ordersys có kỹ thuật hỗ trợ khi gặp sự cố, và hướng dẫn quy trình dự phòng ngay trong buổi đào tạo đầu tiên — để nhân viên biết làm gì trước khi sự cố xảy ra, không phải lúc đang rối.
Ordersys có bản cho nhà hàng, quán ăn và bản cho cửa hàng bán lẻ: tính tiền, kho, báo cáo, xuất hoá đơn điện tử. Cài đặt và đào tạo tận nơi.
Các tin tức khác
In mã QR dán bàn: cỡ nào, dán đâu, đổi menu có phải in lại
In mã QR ra giấy A5 dán mặt bàn, hai tuần sau mã mờ vì lau bàn, khách quét ba lần không ra rồi lại gọi nhân viên. Bài này gom những thứ nên biết trước khi ra tiệm in: mỗi bàn một mã riêng nên dán nhầm là đơn chạy sai bàn, thực đơn nằm trên hệ thống nên đổi giá đổi món không phải in lại, tải mã về dạng SVG để in cỡ nào cũng nét, cạnh mã bao nhiêu theo khoảng cách khách ngồi, dán chỗ nào cho khỏi bị đĩa che, và hai cấu hình nên bật kèm — xác nhận đơn từ QR và nút gọi phục vụ.
Cửa hàng nhiều người bán: tính doanh số và hoa hồng từng người
Bốn người bán, cuối tháng chủ chia thưởng theo cảm tính, người giỏi nghề ấm ức rồi nghỉ. Bài này chỉ cách để số liệu sinh ra ngay lúc bán: hoá đơn gắn người bán, báo cáo bán hàng xem theo nhân viên có số lượng bán và doanh thu gộp, hoa hồng gắn vào từng dòng hàng với hai cấp cho đơn do hai người cùng làm, tính theo tỉ lệ doanh thu hoặc mức tiền cố định, khách trả hàng thì hoa hồng trừ lại theo tỉ lệ. Kèm ba việc nên thống nhất trước khi công bố cách chia.
Chốt ca đêm quán karaoke: đối soát tiền phòng, đồ uống và tiền mặt
Hai giờ sáng giao ca, ngăn kéo một nắm tiền mặt, phòng 5 vẫn còn hát, hôm sau cộng lại thiếu ba trăm nghìn mà không ai nhớ vì sao. Bài này đi hết một ca đêm trên phần mềm: mở ca với tiền tạm ứng đầu ca, mọi hoá đơn phòng và phiếu thu chi tự gắn vào ca, đóng ca thì nhập cả tiền mặt theo sổ lẫn tiền đếm tay để phần mềm chỉ ra chênh lệch, in phiếu kết ca rồi mới giao tiền. Kèm câu trả lời cho phòng còn hát lúc giao ca và cách đọc báo cáo kết ca cuối tuần.
Quản lý chuỗi nhiều quán bida: một tài khoản xem được mọi chi nhánh
Mở CLB thứ hai rồi mỗi tối lại gọi điện từng quán hỏi doanh thu, khách cầm thẻ hội viên quán cũ sang quán mới thì nhân viên không tra được. Bài này nói rõ phần nào của chuỗi dùng chung thật — danh sách hội viên, số dư điểm và ví nạp thẻ khi bật dùng chung thành viên — và phần nào buộc phải riêng từng chi nhánh: bàn, bảng giá, đèn, camera, nhân viên, hạng thẻ, voucher, hoá đơn và báo cáo. Kèm thứ tự nên làm khi mở chi nhánh thứ hai để khỏi phải khai lại.
Khách nhắn qua Zalo, Facebook và gọi điện: gom về một chỗ thế nào
Một khách nhắn Zalo hỏi giá, hai hôm sau gọi điện đặt, tuần sau inbox Facebook — ba người trả lời, khách bị hỏi lại từ đầu ba lần và quán vẫn không biết kênh nào thực sự ra đơn. Bài này nói thẳng thứ phần mềm KHÔNG làm (không kéo tin nhắn ba kênh về một hộp thư) và thứ gom được: lấy số điện thoại làm khoá dồn mọi lần mua về một hồ sơ khách, gắn kênh bán cho từng đơn để cuối tháng có báo cáo theo kênh, cùng cách phân người trực và thứ tự triển khai cho đỡ nản.
Quản lý ca phục vụ: ai bán bàn nào, doanh số từng nhân viên
Sáng ra chủ hỏi tối qua ai trực bàn 12, ai bán được nhiều nhất, két lệch hơn trăm nghìn là do đâu — không ai trả lời được vì cả ca bấm chung một tài khoản. Bài này nói cách khai mỗi nhân viên một tài khoản để đơn tự ghi người tạo và người thu tiền, quy trình mở ca đóng ca, các cột trong báo cáo kết ca (gồm chênh lệch tiền mặt), báo cáo doanh số theo từng nhân viên và ba điều nên thống nhất trước khi chạy.
Màn hình phụ cho khách xem đơn và giá ngay tại quầy cafe
Khách đọc một hơi bốn ly nhiều tuỳ chọn, nhân viên bấm xong quay ra báo tổng tiền, rồi cả hàng đứng chờ hai bên dò lại xem ai nhớ đúng. Bài này nói màn hình phụ quay về phía khách làm được gì ở quầy cafe, trà sữa: hiện từng món kèm size, đường, đá, topping ngay lúc bấm, đẩy mã QR chuyển khoản sang cho khách tự quét, lúc vắng thì chạy ảnh khuyến mãi — kèm phần cứng cần sắm và những gì phải khai trước khi gắn màn.
Tính giờ nhiều loại bàn bida: lỗ, băng, carom giá khác nhau
Bàn carom nhập đắt gấp mấy lần bàn lỗ nhưng cuối ngày vẫn tính chung một mức tiền giờ, vì chủ quán sợ để nhiều giá thì nhân viên nhầm. Bài này nói ba lớp quyết định đơn giá một bàn bida (loại bàn, từng bàn, bảng cộng thêm theo giờ và thứ), cách phần mềm cắt phiên chơi khi khách đánh vắt qua giờ đổi giá, block phút và làm tròn tiền giờ, cùng ba chỗ nên kiểm lại sau khi khai bảng giá.
Giá giờ phòng VIP, thường và giờ vàng cho quán karaoke
Phòng VIP ba mươi chỗ vẫn tính cùng giá giờ với phòng bốn người ở cuối hành lang, trưa vắng bán đúng bằng tối thứ bảy — quán karaoke để nguyên vậy vì sợ rắc rối khi tính tiền. Bài này nói cách khai tiền giờ phòng thành dịch vụ tính giờ gắn với từng loại phòng, bốn thông số quyết định cách ra tiền (block phút, số block giờ đầu, giá block giờ đầu, khung giờ đặc biệt), nguyên tắc giảm giá giờ vắng thay vì tăng giá cao điểm, và ba chỗ hay sai khi chia khung giờ.
