Lý do phổ biến nhất khiến quán mua phần mềm rồi bỏ không dùng không phải vì phần mềm khó — mà vì không ai dạy nhân viên cho tử tế. Buổi đào tạo tốt chỉ cần khoảng 90 phút, nhưng phải làm đúng cách.
Nguyên tắc: dạy đúng thứ họ dùng hằng ngày
Nhân viên bán hàng dùng đi dùng lại khoảng sáu thao tác. Dạy hết mọi tính năng trong một buổi là cách chắc chắn khiến họ quên sạch. Sáu thao tác đó:
- Đăng nhập bằng tài khoản của mình
- Mở bàn hoặc mở đơn mới
- Chọn món, chọn tuỳ chọn, ghi chú riêng
- Thêm món vào đơn đang mở
- Thanh toán — tiền mặt, chuyển khoản, in bill
- Báo cáo khi có vấn đề: sai món, khách đổi ý, hết hàng
Cấu trúc một buổi 90 phút
| Thời lượng | Làm gì |
|---|---|
| 10 phút | Nói vì sao đổi. Không nói thì họ nghĩ là để giám sát mình |
| 20 phút | Bạn làm mẫu sáu thao tác, chiếu lên màn hình lớn |
| 40 phút | Từng người tự làm trên máy thật, đơn giả. Đây là phần quan trọng nhất |
| 15 phút | Tình huống khó: khách đổi món, khách trả lại, chia hoá đơn, huỷ món |
| 5 phút | Hỏi ai được, không được làm gì và gọi ai khi kẹt |
Không có 40 phút tự làm thì buổi đào tạo coi như không có. Ngồi xem người khác bấm không giúp tay nhớ được thao tác.
Bốn việc làm sau buổi đào tạo
- Dán tờ hướng dẫn một trang ở quầy — sáu thao tác, chữ to, có ảnh chụp màn hình.
- Chọn một người thạo nhất làm đầu mối để người khác hỏi, thay vì ai cũng gọi cho bạn.
- Ba ngày đầu có người kèm vào giờ cao điểm. Đây là lúc dễ bỏ về cách cũ nhất.
- Đừng phạt khi làm sai trong tuần đầu. Phạt là họ quay lại ghi giấy cho an toàn, và bạn mất luôn dữ liệu.
Người mới vào sau này
Quán thay người liên tục nên đào tạo không phải việc một lần. Chuẩn bị sẵn: tờ hướng dẫn một trang, một tài khoản tập để người mới bấm thử không ảnh hưởng số liệu thật, và giao cho người đầu mối kèm. Có sẵn bộ này thì người mới vào làm được trong nửa ngày — xem thêm giảm nhân viên nghỉ việc ở quán ăn.
Dấu hiệu đào tạo chưa tới
Nhân viên vẫn ghi giấy rồi nhập lại sau · gọi bạn hỏi nhiều lần cùng một việc · giờ cao điểm quay về cách cũ · số lần huỷ món cao bất thường trong tuần đầu. Gặp những dấu hiệu này thì làm lại buổi 40 phút tự làm, đừng giải thích thêm bằng lời.
Ordersys có kỹ thuật xuống tận nơi cài đặt và đào tạo cho cả ca làm, không chỉ gửi tài liệu rồi để quán tự mò.
Ordersys có bản cho nhà hàng, quán ăn và bản cho cửa hàng bán lẻ: tính tiền, kho, báo cáo, xuất hoá đơn điện tử. Cài đặt và đào tạo tận nơi.
Các tin tức khác
In mã QR dán bàn: cỡ nào, dán đâu, đổi menu có phải in lại
In mã QR ra giấy A5 dán mặt bàn, hai tuần sau mã mờ vì lau bàn, khách quét ba lần không ra rồi lại gọi nhân viên. Bài này gom những thứ nên biết trước khi ra tiệm in: mỗi bàn một mã riêng nên dán nhầm là đơn chạy sai bàn, thực đơn nằm trên hệ thống nên đổi giá đổi món không phải in lại, tải mã về dạng SVG để in cỡ nào cũng nét, cạnh mã bao nhiêu theo khoảng cách khách ngồi, dán chỗ nào cho khỏi bị đĩa che, và hai cấu hình nên bật kèm — xác nhận đơn từ QR và nút gọi phục vụ.
Cửa hàng nhiều người bán: tính doanh số và hoa hồng từng người
Bốn người bán, cuối tháng chủ chia thưởng theo cảm tính, người giỏi nghề ấm ức rồi nghỉ. Bài này chỉ cách để số liệu sinh ra ngay lúc bán: hoá đơn gắn người bán, báo cáo bán hàng xem theo nhân viên có số lượng bán và doanh thu gộp, hoa hồng gắn vào từng dòng hàng với hai cấp cho đơn do hai người cùng làm, tính theo tỉ lệ doanh thu hoặc mức tiền cố định, khách trả hàng thì hoa hồng trừ lại theo tỉ lệ. Kèm ba việc nên thống nhất trước khi công bố cách chia.
Chốt ca đêm quán karaoke: đối soát tiền phòng, đồ uống và tiền mặt
Hai giờ sáng giao ca, ngăn kéo một nắm tiền mặt, phòng 5 vẫn còn hát, hôm sau cộng lại thiếu ba trăm nghìn mà không ai nhớ vì sao. Bài này đi hết một ca đêm trên phần mềm: mở ca với tiền tạm ứng đầu ca, mọi hoá đơn phòng và phiếu thu chi tự gắn vào ca, đóng ca thì nhập cả tiền mặt theo sổ lẫn tiền đếm tay để phần mềm chỉ ra chênh lệch, in phiếu kết ca rồi mới giao tiền. Kèm câu trả lời cho phòng còn hát lúc giao ca và cách đọc báo cáo kết ca cuối tuần.
Quản lý chuỗi nhiều quán bida: một tài khoản xem được mọi chi nhánh
Mở CLB thứ hai rồi mỗi tối lại gọi điện từng quán hỏi doanh thu, khách cầm thẻ hội viên quán cũ sang quán mới thì nhân viên không tra được. Bài này nói rõ phần nào của chuỗi dùng chung thật — danh sách hội viên, số dư điểm và ví nạp thẻ khi bật dùng chung thành viên — và phần nào buộc phải riêng từng chi nhánh: bàn, bảng giá, đèn, camera, nhân viên, hạng thẻ, voucher, hoá đơn và báo cáo. Kèm thứ tự nên làm khi mở chi nhánh thứ hai để khỏi phải khai lại.
Khách nhắn qua Zalo, Facebook và gọi điện: gom về một chỗ thế nào
Một khách nhắn Zalo hỏi giá, hai hôm sau gọi điện đặt, tuần sau inbox Facebook — ba người trả lời, khách bị hỏi lại từ đầu ba lần và quán vẫn không biết kênh nào thực sự ra đơn. Bài này nói thẳng thứ phần mềm KHÔNG làm (không kéo tin nhắn ba kênh về một hộp thư) và thứ gom được: lấy số điện thoại làm khoá dồn mọi lần mua về một hồ sơ khách, gắn kênh bán cho từng đơn để cuối tháng có báo cáo theo kênh, cùng cách phân người trực và thứ tự triển khai cho đỡ nản.
Quản lý ca phục vụ: ai bán bàn nào, doanh số từng nhân viên
Sáng ra chủ hỏi tối qua ai trực bàn 12, ai bán được nhiều nhất, két lệch hơn trăm nghìn là do đâu — không ai trả lời được vì cả ca bấm chung một tài khoản. Bài này nói cách khai mỗi nhân viên một tài khoản để đơn tự ghi người tạo và người thu tiền, quy trình mở ca đóng ca, các cột trong báo cáo kết ca (gồm chênh lệch tiền mặt), báo cáo doanh số theo từng nhân viên và ba điều nên thống nhất trước khi chạy.
Màn hình phụ cho khách xem đơn và giá ngay tại quầy cafe
Khách đọc một hơi bốn ly nhiều tuỳ chọn, nhân viên bấm xong quay ra báo tổng tiền, rồi cả hàng đứng chờ hai bên dò lại xem ai nhớ đúng. Bài này nói màn hình phụ quay về phía khách làm được gì ở quầy cafe, trà sữa: hiện từng món kèm size, đường, đá, topping ngay lúc bấm, đẩy mã QR chuyển khoản sang cho khách tự quét, lúc vắng thì chạy ảnh khuyến mãi — kèm phần cứng cần sắm và những gì phải khai trước khi gắn màn.
Tính giờ nhiều loại bàn bida: lỗ, băng, carom giá khác nhau
Bàn carom nhập đắt gấp mấy lần bàn lỗ nhưng cuối ngày vẫn tính chung một mức tiền giờ, vì chủ quán sợ để nhiều giá thì nhân viên nhầm. Bài này nói ba lớp quyết định đơn giá một bàn bida (loại bàn, từng bàn, bảng cộng thêm theo giờ và thứ), cách phần mềm cắt phiên chơi khi khách đánh vắt qua giờ đổi giá, block phút và làm tròn tiền giờ, cùng ba chỗ nên kiểm lại sau khi khai bảng giá.
Giá giờ phòng VIP, thường và giờ vàng cho quán karaoke
Phòng VIP ba mươi chỗ vẫn tính cùng giá giờ với phòng bốn người ở cuối hành lang, trưa vắng bán đúng bằng tối thứ bảy — quán karaoke để nguyên vậy vì sợ rắc rối khi tính tiền. Bài này nói cách khai tiền giờ phòng thành dịch vụ tính giờ gắn với từng loại phòng, bốn thông số quyết định cách ra tiền (block phút, số block giờ đầu, giá block giờ đầu, khung giờ đặc biệt), nguyên tắc giảm giá giờ vắng thay vì tăng giá cao điểm, và ba chỗ hay sai khi chia khung giờ.
