Đổi phần mềm bán hàng: mất gì, giữ được gì?

Đổi phần mềm bán hàng là việc ai cũng ngại, vì sợ mất dữ liệu và sợ nhân viên không quen. Thực tế phần khó không nằm ở phần mềm mới — nằm ở việc bạn có lấy được dữ liệu của mình ra hay không. Bài này nói thẳng cái gì giữ được, cái gì mất, và làm theo thứ tự nào.

Cái gì thường giữ được, cái gì thường mất

Dữ liệu	Khả năng chuyển	Lưu ý
Danh mục hàng hoá, giá	Dễ	Hầu hết phần mềm xuất được Excel
Tồn kho hiện tại	Dễ	Nên kiểm kho lại tại thời điểm chuyển chứ đừng bê nguyên số cũ
Danh sách khách hàng	Thường được	Kiểm xem có xuất được kèm số điện thoại không
Công nợ khách, nhà cung cấp	Được, nhưng phải chốt số	Chốt vào đúng ngày chuyển, không chuyển giữa chừng
Điểm tích luỹ của khách	Tuỳ	Hỏi trước. Mất điểm là khách phản ứng ngay
Lịch sử hoá đơn từng đơn	Thường không	Giữ bằng cách xuất file lưu trữ, không bê vào phần mềm mới

Việc đầu tiên phải làm, trước khi quyết định gì: đăng nhập phần mềm đang dùng và thử xuất ra file Excel hàng hoá, khách hàng, tồn kho, công nợ. Xuất được thì mọi thứ còn lại chỉ là công sức. Không xuất được thì đó mới là vấn đề thật — và cũng là lý do để đổi.

Sáu bước chuyển, theo đúng thứ tự

Xuất toàn bộ dữ liệu ra file và lưu ít nhất hai nơi. Làm trước khi báo ngưng dịch vụ với bên cũ.
Chuẩn hoá mã hàng. Đây là lúc dọn dẹp: gộp mã trùng, bỏ mã chết, đặt lại quy tắc. Bê nguyên rác cũ sang phần mềm mới là phí cơ hội duy nhất để dọn.
Kiểm kho một lần cho sạch rồi mới nhập số tồn vào hệ thống mới.
Chạy song song 1–2 tuần. Bán trên phần mềm mới, vẫn giữ phần mềm cũ để đối chiếu. Đây là bước hay bị bỏ qua nhất và cũng là bước cứu bạn nhiều nhất.
Đào tạo nhân viên trước ngày chuyển, không phải trong ngày chuyển.
Chốt ngày cắt. Nên chọn đầu tháng và tránh ngày cao điểm, lễ tết.

Bốn câu phải hỏi bên phần mềm mới

Có hỗ trợ nhập dữ liệu từ file Excel của phần mềm tôi đang dùng không?
Ai làm phần nhập liệu — tôi tự làm hay bên bạn làm?
Có người xuống tận nơi cài đặt và đào tạo không?
Sau này tôi muốn đổi tiếp thì có xuất dữ liệu ra được không? Câu này quan trọng ngang câu đầu — và nếu bên bán ngập ngừng thì bạn đã biết câu trả lời.

Khi nào nên đổi, khi nào chưa

Nên đổi khi: phần mềm không theo kịp quy mô (mở thêm chi nhánh không quản được), thiếu thứ bắt buộc như hoá đơn điện tử từ máy tính tiền, hỗ trợ chậm khi có sự cố giờ cao điểm, hoặc chi phí tăng mà phần dùng đến không tăng.

Chưa nên đổi khi: chỉ vì thấy phần mềm khác rẻ hơn vài chục nghìn một tháng. Công sức chuyển đổi và rủi ro trong 2 tuần đầu thường lớn hơn phần chênh đó của cả năm.

Chi phí thật của việc đổi

Ngoài tiền thuê bao còn có: thời gian dọn dữ liệu, thời gian đào tạo, và năng suất giảm trong 1–2 tuần đầu. Tính đủ ba khoản này rồi mới so sánh — chứ không phải chỉ so giá tháng.

Ordersys giúp được gì

Ordersys nhập dữ liệu từ file Excel cho bạn và có kỹ thuật xuống tận nơi cài đặt, đào tạo. Dữ liệu của bạn xuất ra file được bất cứ lúc nào — chúng tôi nói rõ điều này ngay từ đầu.

Xem phần mềm bán lẻ Ordersys