Đổi phần mềm bán hàng là việc ai cũng ngại, vì sợ mất dữ liệu và sợ nhân viên không quen. Thực tế phần khó không nằm ở phần mềm mới — nằm ở việc bạn có lấy được dữ liệu của mình ra hay không. Bài này nói thẳng cái gì giữ được, cái gì mất, và làm theo thứ tự nào.
Cái gì thường giữ được, cái gì thường mất
| Dữ liệu | Khả năng chuyển | Lưu ý |
|---|---|---|
| Danh mục hàng hoá, giá | Dễ | Hầu hết phần mềm xuất được Excel |
| Tồn kho hiện tại | Dễ | Nên kiểm kho lại tại thời điểm chuyển chứ đừng bê nguyên số cũ |
| Danh sách khách hàng | Thường được | Kiểm xem có xuất được kèm số điện thoại không |
| Công nợ khách, nhà cung cấp | Được, nhưng phải chốt số | Chốt vào đúng ngày chuyển, không chuyển giữa chừng |
| Điểm tích luỹ của khách | Tuỳ | Hỏi trước. Mất điểm là khách phản ứng ngay |
| Lịch sử hoá đơn từng đơn | Thường không | Giữ bằng cách xuất file lưu trữ, không bê vào phần mềm mới |
Sáu bước chuyển, theo đúng thứ tự
- Xuất toàn bộ dữ liệu ra file và lưu ít nhất hai nơi. Làm trước khi báo ngưng dịch vụ với bên cũ.
- Chuẩn hoá mã hàng. Đây là lúc dọn dẹp: gộp mã trùng, bỏ mã chết, đặt lại quy tắc. Bê nguyên rác cũ sang phần mềm mới là phí cơ hội duy nhất để dọn.
- Kiểm kho một lần cho sạch rồi mới nhập số tồn vào hệ thống mới.
- Chạy song song 1–2 tuần. Bán trên phần mềm mới, vẫn giữ phần mềm cũ để đối chiếu. Đây là bước hay bị bỏ qua nhất và cũng là bước cứu bạn nhiều nhất.
- Đào tạo nhân viên trước ngày chuyển, không phải trong ngày chuyển.
- Chốt ngày cắt. Nên chọn đầu tháng và tránh ngày cao điểm, lễ tết.
Bốn câu phải hỏi bên phần mềm mới
- Có hỗ trợ nhập dữ liệu từ file Excel của phần mềm tôi đang dùng không?
- Ai làm phần nhập liệu — tôi tự làm hay bên bạn làm?
- Có người xuống tận nơi cài đặt và đào tạo không?
- Sau này tôi muốn đổi tiếp thì có xuất dữ liệu ra được không? Câu này quan trọng ngang câu đầu — và nếu bên bán ngập ngừng thì bạn đã biết câu trả lời.
Khi nào nên đổi, khi nào chưa
Nên đổi khi: phần mềm không theo kịp quy mô (mở thêm chi nhánh không quản được), thiếu thứ bắt buộc như hoá đơn điện tử từ máy tính tiền, hỗ trợ chậm khi có sự cố giờ cao điểm, hoặc chi phí tăng mà phần dùng đến không tăng.
Chưa nên đổi khi: chỉ vì thấy phần mềm khác rẻ hơn vài chục nghìn một tháng. Công sức chuyển đổi và rủi ro trong 2 tuần đầu thường lớn hơn phần chênh đó của cả năm.
Chi phí thật của việc đổi
Ngoài tiền thuê bao còn có: thời gian dọn dữ liệu, thời gian đào tạo, và năng suất giảm trong 1–2 tuần đầu. Tính đủ ba khoản này rồi mới so sánh — chứ không phải chỉ so giá tháng.
Ordersys nhập dữ liệu từ file Excel cho bạn và có kỹ thuật xuống tận nơi cài đặt, đào tạo. Dữ liệu của bạn xuất ra file được bất cứ lúc nào — chúng tôi nói rõ điều này ngay từ đầu.
Ordersys có bản cho nhà hàng, quán ăn và bản cho cửa hàng bán lẻ: tính tiền, kho, báo cáo, xuất hoá đơn điện tử. Cài đặt và đào tạo tận nơi.
Các tin tức khác
Quán bida kết hợp cà phê: quản lý chung hai nguồn thu
Cà phê sáng và bida tối là hai nhịp khác nhau trên cùng một mặt bằng: tách báo cáo theo khung giờ, quy ước cho khách chỉ uống không chơi, một nhóm nhân viên chạy cả hai mảng và giá theo khung giờ để kéo khách chéo.
QR gọi món có phải tải app không? Giải đáp đúng chỗ khách lo
Khách quét mã là vào trang web ngay, không cài đặt, không đăng ký. Bảng so sánh trang web QR và app tải về, vì sao vẫn cần mạng, và câu nhân viên nên nói để khách chịu quét.
Khách gọi sai món qua QR: xác nhận và huỷ thế nào cho không thất thoát
Công tắc xác nhận đơn QR (chờ duyệt hay xuống bếp ngay), huỷ món sau khi bếp đã nhận, bếp báo hết món, và bốn câu quán phải trả lời trước khi dán mã.
Bán hàng theo cân: nối cân điện tử với phần mềm thế nào
Ba cách bán hàng cân và cách nào nhanh nhất, hai kiểu nối cân (cân tại quầy và cân in tem mã vạch ở khu hàng), bốn thứ phải chuẩn bị trước khi nối, và cách quản kho hàng cân theo ký.
Cửa hàng tạp hoá bán sỉ lẫn lẻ: quản lý công nợ và giá theo khách
Khách lẻ và mối lấy sỉ khác nhau ở đâu, cách khai một mã hàng nhiều đơn vị tính để bán thùng vẫn trừ đúng kho, chốt giá theo nhóm thay vì nhớ từng người, và ba việc phải làm với công nợ.
Cửa hàng điện thoại, phụ kiện: quản lý IMEI và bảo hành
Một cửa hàng điện thoại bán hai loại hàng rất khác nhau trên cùng một quầy: máy thì mỗi chiếc một IMEI, phụ kiện thì hàng trăm mã nhỏ. Bài này bàn cách tách hai loại đó: khi nào bật quản lý theo IMEI, bốn chặng phải quét IMEI, phần bảo hành phần mềm làm được tới đâu, và cách quản giá sỉ cùng công nợ khách lấy buôn.
Cửa hàng giày dép: quản lý size, mẫu và đổi trả
Bán giày dép phải xử lý đổi trả nhiều hơn hẳn các ngành bán lẻ khác, và đó mới là chỗ làm tồn kho lệch. Bài này bàn phần đó: năm câu cần chốt trong chính sách đổi trả, vì sao đổi cỡ phải làm phiếu trên máy chứ không xử lý miệng, hàng đổi về xếp vào đâu thì còn bán được, và bốn con số bị đổi trả làm sai nếu bỏ qua.
Salon tóc cao cấp: quản lý đặt lịch theo stylist và dịch vụ dài
Ở salon cao cấp, khách đặt lịch với một người cụ thể chứ không đặt với salon. Bài này bàn phần phát sinh thêm vì chuyện đó: xử lý khi stylist khách muốn đã kín lịch, tách bảng giá theo bậc tay nghề thay vì để thu ngân nhẩm, siết nhóm lịch dài ba bốn tiếng, và giữ khách quen bằng hồ sơ của salon chứ không bằng trí nhớ của thợ.
Spa chăm sóc mẹ bầu, sau sinh: quản lý liệu trình dài ngày
Nhóm khách này khác khách thường ở chỗ liệu trình gắn với mốc thời gian không dời được: ô chống chỉ định phải hiện nổi bật trong hồ sơ, nên giữ đúng một kỹ thuật viên cho cả liệu trình, và vì khách dời buổi nhiều nên phải đặt buổi kế tiếp ngay tại quầy, nhắc hẹn và theo dõi buổi còn lại.
