Quán đang ghi sổ, tính tiền bằng máy tính cầm tay, cuối ngày cộng lại. Chuyển sang phần mềm nghe to tát nhưng thực ra chỉ mất một buổi để bắt đầu — với điều kiện làm đúng thứ tự và đừng cố làm hết mọi thứ ngay ngày đầu.
Ba dấu hiệu đã đến lúc
- Cuối ngày không biết chắc đã thu đủ chưa. Đây là dấu hiệu rõ nhất, và cũng là lý do tốn tiền nhất.
- Có người bán ngoài bạn. Một mình đứng quán thì trí nhớ còn đủ; thêm người là bắt đầu lệch.
- Không biết món nào lãi, món nào lỗ. Bán chạy chưa chắc lãi nhiều — không có số thì không biết.
Bốn thứ chuẩn bị trước, làm ở nhà cũng được
| Việc | Mất bao lâu | Lưu ý |
|---|---|---|
| Danh sách món và giá | 1–2 giờ | Chép từ menu hiện tại. Đây là phần dài nhất nếu menu lớn |
| Nhóm món | 20 phút | Cà phê, trà, đồ ăn… Đừng chia quá nhiều nhóm |
| Tuỳ chọn của từng món | 30 phút | Size, đá, đường, topping |
| Giá vốn từng món | 1–2 giờ | Có thể làm sau — nhưng làm rồi mới biết lãi thật |
Đừng làm hết trong ngày đầu
Sai lầm phổ biến nhất là bật mọi tính năng cùng lúc rồi rối, nhân viên bỏ về cách cũ. Thứ tự nên đi:
- Tuần 1 — chỉ bán và in bill. Quen thao tác đã.
- Tuần 2 — thêm quản lý kho những mặt hàng chính, đừng nhập cả kho.
- Tuần 3–4 — thêm khách hàng và tích điểm nếu cần.
- Sau đó mới tới báo cáo nâng cao, nhiều thiết bị, gọi món tại bàn.
Ba lo lắng thường gặp
- "Nhân viên lớn tuổi không dùng được." Thực tế thao tác bán hàng chỉ vài nút, học một buổi là được — xem đào tạo nhân viên dùng phần mềm trong một buổi.
- "Mất mạng thì sao?" Câu này phải hỏi nhà cung cấp trước khi mua — xem mất mạng mất điện quán vẫn bán được không.
- "Dữ liệu của tôi có an toàn không?" Hỏi luôn hai câu: ai xem được gì, và tôi xuất dữ liệu ra file được không.
Chi phí thật của tháng đầu
Ngoài tiền thuê bao phần mềm còn có: thiết bị (máy in hoá đơn là tối thiểu), thời gian nhập liệu, và năng suất chậm hơn trong tuần đầu. Tính đủ ba khoản rồi hãy so sánh — nhưng cũng nên đặt lên bàn cân khoản đang mất mỗi tháng vì không biết thu đủ hay chưa.
Ordersys nhập sẵn danh mục món và giá từ file bạn gửi, và có kỹ thuật xuống tận nơi cài đặt, đào tạo — bạn không phải tự mò từ đầu.
Ordersys có bản cho nhà hàng, quán ăn và bản cho cửa hàng bán lẻ: tính tiền, kho, báo cáo, xuất hoá đơn điện tử. Cài đặt và đào tạo tận nơi.
Các tin tức khác
Cửa hàng giày dép: quản lý size, mẫu và đổi trả
Bán giày dép phải xử lý đổi trả nhiều hơn hẳn các ngành bán lẻ khác, và đó mới là chỗ làm tồn kho lệch. Bài này bàn phần đó: năm câu cần chốt trong chính sách đổi trả, vì sao đổi cỡ phải làm phiếu trên máy chứ không xử lý miệng, hàng đổi về xếp vào đâu thì còn bán được, và bốn con số bị đổi trả làm sai nếu bỏ qua.
Salon tóc cao cấp: quản lý đặt lịch theo stylist và dịch vụ dài
Ở salon cao cấp, khách đặt lịch với một người cụ thể chứ không đặt với salon. Bài này bàn phần phát sinh thêm vì chuyện đó: xử lý khi stylist khách muốn đã kín lịch, tách bảng giá theo bậc tay nghề thay vì để thu ngân nhẩm, siết nhóm lịch dài ba bốn tiếng, và giữ khách quen bằng hồ sơ của salon chứ không bằng trí nhớ của thợ.
Spa chăm sóc mẹ bầu, sau sinh: quản lý liệu trình dài ngày
Nhóm khách này khác khách thường ở chỗ liệu trình gắn với mốc thời gian không dời được: ô chống chỉ định phải hiện nổi bật trong hồ sơ, nên giữ đúng một kỹ thuật viên cho cả liệu trình, và vì khách dời buổi nhiều nên phải đặt buổi kế tiếp ngay tại quầy, nhắc hẹn và theo dõi buổi còn lại.
Tiệm nail mùa cuối năm: quản lý lịch dày và thợ thời vụ
Cận Tết ghế kín cả ngày và tiệm phải nhận thêm thợ thời vụ: ba việc nên chốt trước khi vào mùa — tài khoản riêng kèm giới hạn quyền cho thợ mới, bảng giá tách rõ phần làm thêm, và biết lúc nào ngừng nhận để lịch không trễ dây chuyền.
Quán ăn gia đình: menu đa dạng, phục vụ nhiều bàn cùng lúc
Một bàn nhiều thế hệ thì menu phải rộng: cách chia nhóm món theo kiểu khách gọi, ghi chú khẩu vị cho bếp, ghép và tách bàn cuối tuần đông, và cách cắt bớt món ít gọi mỗi tháng.
Quán cơm văn phòng: bán theo suất, nhận đặt trước theo nhóm
Ba nguồn đơn của quán cơm trưa và cách xử lý khác nhau, chốt số suất từ tối hôm trước, bốn thứ phải chốt khi nhận đơn công ty, và cách cắt bớt thao tác trong 90 phút cao điểm.
Phần mềm quản lý bida gồm những gì? Tính giờ, đèn bàn, ghi điểm, báo cáo
Phần mềm quản lý bida đúng nghĩa gồm năm phần: tính giờ từng bàn, bật tắt đèn bàn, ghi điểm tại bàn, gọi đồ vào bàn, và báo cáo chống thất thoát — tất cả trên một hệ thống.
Nhà hàng chay: quản lý thực đơn theo mùa và nguyên liệu tươi
Quán chay khó ở hai chỗ: nguyên liệu tươi hạn ngắn và khách lên xuống theo ngày rằm, mùng một. Chia thực đơn thành món trụ và món theo mùa, khai định lượng để nhập đúng lượng rau củ, tính giá vốn từng món để biết món nào thật sự lời.
Quán trà sữa nhiều topping: quản lý định lượng và giá thế nào
Topping làm doanh thu trà sữa tăng nhưng cũng dễ thất thoát nhất. Biến mỗi topping thành nút bấm để tính đủ tiền, định lượng từng loại để không hao, in tem ly để pha và giao đúng, tính giá vốn gồm topping để biết ly nào thật sự lời.
