Chuyển dữ liệu là phần tốn công nhất khi đổi phần mềm, nhưng cũng là phần làm một lần dùng nhiều năm. Chuẩn bị kỹ thì mất hai buổi; làm ẩu thì sửa cả năm sau vẫn chưa xong.
Bốn file cần chuẩn bị
| File | Cột tối thiểu |
|---|---|
| Hàng hoá | Mã · Tên · Nhóm · Đơn vị tính · Giá bán · Giá vốn · Mã vạch |
| Tồn kho | Mã hàng · Số lượng tồn · Kho/chi nhánh |
| Khách hàng | Tên · Số điện thoại · Địa chỉ · Công nợ đầu kỳ · Điểm tích luỹ |
| Nhà cung cấp | Tên · Số điện thoại · Công nợ đầu kỳ |
Sáu lỗi làm hỏng file nhập — gặp ở gần như mọi lần chuyển
- Mã hàng trùng. Hai dòng cùng mã thì hệ thống không biết lấy dòng nào. Lọc trùng trước.
- Mã hàng trống. Nếu phần mềm cũ không dùng mã, phải đặt mã mới cho toàn bộ trước khi nhập.
- Đơn vị tính không thống nhất. Cùng một mặt hàng lúc "lon" lúc "Lon" lúc "chai" — máy coi là ba thứ khác nhau.
- Số điện thoại sai định dạng. Excel tự bỏ số 0 đầu, biến 0901234567 thành 901234567. Đặt cột đó là Text trước khi nhập liệu.
- Giá có dấu chấm, dấu phẩy, chữ "đ". Phải là số thuần.
- Dòng trống, dòng tiêu đề lặp lại ở giữa file.
Ba thứ nên dọn trong lúc chuyển
- Hàng chết. Mặt hàng cả năm không bán lần nào thì đừng mang sang. Lọc theo lịch sử bán 12 tháng.
- Khách trùng. Một người ba hồ sơ vì nhập tên khác nhau. Gộp theo số điện thoại.
- Nhóm hàng lộn xộn. Đây là lúc sắp lại cây danh mục cho gọn, sau này mọi báo cáo đều dựa vào nó.
Công nợ và tồn kho — hai thứ phải chốt đúng thời điểm
Cả hai đều là số tại một thời điểm, không phải số tích luỹ. Cách làm đúng:
- Chọn ngày cắt, ví dụ 23 giờ ngày 31.
- Ngừng bán trên phần mềm cũ tại thời điểm đó.
- Kiểm kho thật, không lấy số trên máy.
- Chốt công nợ khách và nhà cung cấp, in ra ký xác nhận nếu số lớn.
- Nhập vào hệ thống mới đúng bộ số vừa chốt.
Sau khi nhập xong, kiểm ba con số
Tổng số mặt hàng · tổng giá trị tồn kho · tổng công nợ phải thu và phải trả. Ba con số này khớp với file gốc là coi như chuyển thành công. Lệch thì tìm ngay lúc đó, đừng để sang tuần.
Ordersys có mẫu file nhập sẵn và nhân viên nhập liệu làm giúp phần này trước ngày triển khai — kỹ thuật xuống tận nơi chỉ còn cài đặt và đào tạo. Xem thêm đổi phần mềm bán hàng mất gì, giữ được gì.
Ordersys có bản cho nhà hàng, quán ăn và bản cho cửa hàng bán lẻ: tính tiền, kho, báo cáo, xuất hoá đơn điện tử. Cài đặt và đào tạo tận nơi.
Các tin tức khác
In mã QR dán bàn: cỡ nào, dán đâu, đổi menu có phải in lại
In mã QR ra giấy A5 dán mặt bàn, hai tuần sau mã mờ vì lau bàn, khách quét ba lần không ra rồi lại gọi nhân viên. Bài này gom những thứ nên biết trước khi ra tiệm in: mỗi bàn một mã riêng nên dán nhầm là đơn chạy sai bàn, thực đơn nằm trên hệ thống nên đổi giá đổi món không phải in lại, tải mã về dạng SVG để in cỡ nào cũng nét, cạnh mã bao nhiêu theo khoảng cách khách ngồi, dán chỗ nào cho khỏi bị đĩa che, và hai cấu hình nên bật kèm — xác nhận đơn từ QR và nút gọi phục vụ.
Cửa hàng nhiều người bán: tính doanh số và hoa hồng từng người
Bốn người bán, cuối tháng chủ chia thưởng theo cảm tính, người giỏi nghề ấm ức rồi nghỉ. Bài này chỉ cách để số liệu sinh ra ngay lúc bán: hoá đơn gắn người bán, báo cáo bán hàng xem theo nhân viên có số lượng bán và doanh thu gộp, hoa hồng gắn vào từng dòng hàng với hai cấp cho đơn do hai người cùng làm, tính theo tỉ lệ doanh thu hoặc mức tiền cố định, khách trả hàng thì hoa hồng trừ lại theo tỉ lệ. Kèm ba việc nên thống nhất trước khi công bố cách chia.
Chốt ca đêm quán karaoke: đối soát tiền phòng, đồ uống và tiền mặt
Hai giờ sáng giao ca, ngăn kéo một nắm tiền mặt, phòng 5 vẫn còn hát, hôm sau cộng lại thiếu ba trăm nghìn mà không ai nhớ vì sao. Bài này đi hết một ca đêm trên phần mềm: mở ca với tiền tạm ứng đầu ca, mọi hoá đơn phòng và phiếu thu chi tự gắn vào ca, đóng ca thì nhập cả tiền mặt theo sổ lẫn tiền đếm tay để phần mềm chỉ ra chênh lệch, in phiếu kết ca rồi mới giao tiền. Kèm câu trả lời cho phòng còn hát lúc giao ca và cách đọc báo cáo kết ca cuối tuần.
Quản lý chuỗi nhiều quán bida: một tài khoản xem được mọi chi nhánh
Mở CLB thứ hai rồi mỗi tối lại gọi điện từng quán hỏi doanh thu, khách cầm thẻ hội viên quán cũ sang quán mới thì nhân viên không tra được. Bài này nói rõ phần nào của chuỗi dùng chung thật — danh sách hội viên, số dư điểm và ví nạp thẻ khi bật dùng chung thành viên — và phần nào buộc phải riêng từng chi nhánh: bàn, bảng giá, đèn, camera, nhân viên, hạng thẻ, voucher, hoá đơn và báo cáo. Kèm thứ tự nên làm khi mở chi nhánh thứ hai để khỏi phải khai lại.
Khách nhắn qua Zalo, Facebook và gọi điện: gom về một chỗ thế nào
Một khách nhắn Zalo hỏi giá, hai hôm sau gọi điện đặt, tuần sau inbox Facebook — ba người trả lời, khách bị hỏi lại từ đầu ba lần và quán vẫn không biết kênh nào thực sự ra đơn. Bài này nói thẳng thứ phần mềm KHÔNG làm (không kéo tin nhắn ba kênh về một hộp thư) và thứ gom được: lấy số điện thoại làm khoá dồn mọi lần mua về một hồ sơ khách, gắn kênh bán cho từng đơn để cuối tháng có báo cáo theo kênh, cùng cách phân người trực và thứ tự triển khai cho đỡ nản.
Quản lý ca phục vụ: ai bán bàn nào, doanh số từng nhân viên
Sáng ra chủ hỏi tối qua ai trực bàn 12, ai bán được nhiều nhất, két lệch hơn trăm nghìn là do đâu — không ai trả lời được vì cả ca bấm chung một tài khoản. Bài này nói cách khai mỗi nhân viên một tài khoản để đơn tự ghi người tạo và người thu tiền, quy trình mở ca đóng ca, các cột trong báo cáo kết ca (gồm chênh lệch tiền mặt), báo cáo doanh số theo từng nhân viên và ba điều nên thống nhất trước khi chạy.
Màn hình phụ cho khách xem đơn và giá ngay tại quầy cafe
Khách đọc một hơi bốn ly nhiều tuỳ chọn, nhân viên bấm xong quay ra báo tổng tiền, rồi cả hàng đứng chờ hai bên dò lại xem ai nhớ đúng. Bài này nói màn hình phụ quay về phía khách làm được gì ở quầy cafe, trà sữa: hiện từng món kèm size, đường, đá, topping ngay lúc bấm, đẩy mã QR chuyển khoản sang cho khách tự quét, lúc vắng thì chạy ảnh khuyến mãi — kèm phần cứng cần sắm và những gì phải khai trước khi gắn màn.
Tính giờ nhiều loại bàn bida: lỗ, băng, carom giá khác nhau
Bàn carom nhập đắt gấp mấy lần bàn lỗ nhưng cuối ngày vẫn tính chung một mức tiền giờ, vì chủ quán sợ để nhiều giá thì nhân viên nhầm. Bài này nói ba lớp quyết định đơn giá một bàn bida (loại bàn, từng bàn, bảng cộng thêm theo giờ và thứ), cách phần mềm cắt phiên chơi khi khách đánh vắt qua giờ đổi giá, block phút và làm tròn tiền giờ, cùng ba chỗ nên kiểm lại sau khi khai bảng giá.
Giá giờ phòng VIP, thường và giờ vàng cho quán karaoke
Phòng VIP ba mươi chỗ vẫn tính cùng giá giờ với phòng bốn người ở cuối hành lang, trưa vắng bán đúng bằng tối thứ bảy — quán karaoke để nguyên vậy vì sợ rắc rối khi tính tiền. Bài này nói cách khai tiền giờ phòng thành dịch vụ tính giờ gắn với từng loại phòng, bốn thông số quyết định cách ra tiền (block phút, số block giờ đầu, giá block giờ đầu, khung giờ đặc biệt), nguyên tắc giảm giá giờ vắng thay vì tăng giá cao điểm, và ba chỗ hay sai khi chia khung giờ.
