Mở chi nhánh thứ hai không phải là làm lại chi nhánh thứ nhất một lần nữa. Cái hỏng thường không phải mặt bằng hay vốn — mà là những việc trước đây bạn tự làm và tự nhớ, giờ không có mặt để làm nữa.
Bốn thứ phải đổi trước khi mở
1. Từ trí nhớ sang giấy tờ
Công thức món, quy trình mở ca đóng ca, cách xử lý khi khách phàn nàn, nhà cung cấp nào gọi số nào — ở một quán thì nằm trong đầu bạn cũng được. Hai quán thì phải viết ra, nếu không chi nhánh mới sẽ làm theo cách khác và khách nhận ra ngay.
2. Từ một kho sang nhiều kho
Phải biết hàng nào đang ở đâu, và chuyển hàng giữa hai chi nhánh phải có phiếu. Không có phiếu thì cuối tháng không ai biết hàng đi đâu, và đây là chỗ thất thoát lớn nhất khi mới mở chi nhánh.
3. Từ tự thu tiền sang giao người khác thu
Đây là thay đổi lớn nhất về tâm lý. Cần: quy định ai được huỷ món, ai được giảm giá và tối đa bao nhiêu, kết ca phải nộp gì. Tách người bán khỏi người duyệt huỷ — nguyên tắc đơn giản này bịt được phần lớn rủi ro.
4. Từ xem tận mắt sang xem qua số liệu
Bạn không thể đứng ở hai nơi. Phải chốt trước mỗi ngày xem con số nào — xem 5 con số chủ quán nên xem mỗi ngày.
Ba câu hỏi trả lời được rồi hãy mở
- Chi nhánh một có tự chạy được một tuần khi bạn vắng mặt không? Chưa được thì mở thêm là nhân đôi vấn đề, không phải nhân đôi doanh thu.
- Ai sẽ quản chi nhánh mới? Người đó nên được đào tạo tại chi nhánh một ít nhất vài tháng trước ngày mở.
- Chi nhánh một còn lãi đều trong 6 tháng liền không? Mở thêm để cứu chi nhánh đang lỗ gần như luôn thất bại.
Phần chi phí ít ai tính trước
- Thời gian của chính bạn trong 3 tháng đầu — gần như toàn bộ dồn cho chi nhánh mới.
- Chi nhánh một sa sút vì chủ không còn ở đó. Đây là chi phí thật và lớn nhất.
- Phần mềm và thiết bị cho điểm mới. Ordersys tính thêm chi nhánh là 200.000đ/tháng, còn thiết bị thì mua một lần.
- Hàng tồn ban đầu cho điểm mới.
Ba tháng đầu nên làm gì
Đặt lịch cố định: sáng ở chi nhánh mới, tối ghé chi nhánh cũ, hoặc đảo ngày. Và mỗi tuần ngồi so hai chi nhánh trên cùng một bảng số — doanh thu, số hoá đơn, giá trị trung bình mỗi hoá đơn, chi phí lương trên doanh thu. So sánh mới cho bạn biết chỗ nào đang lệch, chứ nhìn riêng từng nơi thì không thấy.
Gói bán lẻ Ordersys quản nhiều chi nhánh trên một hệ thống chung: hàng hoá, giá, khách hàng dùng chung, chuyển hàng giữa các điểm có phiếu, và báo cáo hợp nhất toàn hệ thống. Thêm chi nhánh 200.000đ/tháng.
Ordersys có bản cho nhà hàng, quán ăn và bản cho cửa hàng bán lẻ: tính tiền, kho, báo cáo, xuất hoá đơn điện tử. Cài đặt và đào tạo tận nơi.
Các tin tức khác
In mã QR dán bàn: cỡ nào, dán đâu, đổi menu có phải in lại
In mã QR ra giấy A5 dán mặt bàn, hai tuần sau mã mờ vì lau bàn, khách quét ba lần không ra rồi lại gọi nhân viên. Bài này gom những thứ nên biết trước khi ra tiệm in: mỗi bàn một mã riêng nên dán nhầm là đơn chạy sai bàn, thực đơn nằm trên hệ thống nên đổi giá đổi món không phải in lại, tải mã về dạng SVG để in cỡ nào cũng nét, cạnh mã bao nhiêu theo khoảng cách khách ngồi, dán chỗ nào cho khỏi bị đĩa che, và hai cấu hình nên bật kèm — xác nhận đơn từ QR và nút gọi phục vụ.
Cửa hàng nhiều người bán: tính doanh số và hoa hồng từng người
Bốn người bán, cuối tháng chủ chia thưởng theo cảm tính, người giỏi nghề ấm ức rồi nghỉ. Bài này chỉ cách để số liệu sinh ra ngay lúc bán: hoá đơn gắn người bán, báo cáo bán hàng xem theo nhân viên có số lượng bán và doanh thu gộp, hoa hồng gắn vào từng dòng hàng với hai cấp cho đơn do hai người cùng làm, tính theo tỉ lệ doanh thu hoặc mức tiền cố định, khách trả hàng thì hoa hồng trừ lại theo tỉ lệ. Kèm ba việc nên thống nhất trước khi công bố cách chia.
Chốt ca đêm quán karaoke: đối soát tiền phòng, đồ uống và tiền mặt
Hai giờ sáng giao ca, ngăn kéo một nắm tiền mặt, phòng 5 vẫn còn hát, hôm sau cộng lại thiếu ba trăm nghìn mà không ai nhớ vì sao. Bài này đi hết một ca đêm trên phần mềm: mở ca với tiền tạm ứng đầu ca, mọi hoá đơn phòng và phiếu thu chi tự gắn vào ca, đóng ca thì nhập cả tiền mặt theo sổ lẫn tiền đếm tay để phần mềm chỉ ra chênh lệch, in phiếu kết ca rồi mới giao tiền. Kèm câu trả lời cho phòng còn hát lúc giao ca và cách đọc báo cáo kết ca cuối tuần.
Quản lý chuỗi nhiều quán bida: một tài khoản xem được mọi chi nhánh
Mở CLB thứ hai rồi mỗi tối lại gọi điện từng quán hỏi doanh thu, khách cầm thẻ hội viên quán cũ sang quán mới thì nhân viên không tra được. Bài này nói rõ phần nào của chuỗi dùng chung thật — danh sách hội viên, số dư điểm và ví nạp thẻ khi bật dùng chung thành viên — và phần nào buộc phải riêng từng chi nhánh: bàn, bảng giá, đèn, camera, nhân viên, hạng thẻ, voucher, hoá đơn và báo cáo. Kèm thứ tự nên làm khi mở chi nhánh thứ hai để khỏi phải khai lại.
Khách nhắn qua Zalo, Facebook và gọi điện: gom về một chỗ thế nào
Một khách nhắn Zalo hỏi giá, hai hôm sau gọi điện đặt, tuần sau inbox Facebook — ba người trả lời, khách bị hỏi lại từ đầu ba lần và quán vẫn không biết kênh nào thực sự ra đơn. Bài này nói thẳng thứ phần mềm KHÔNG làm (không kéo tin nhắn ba kênh về một hộp thư) và thứ gom được: lấy số điện thoại làm khoá dồn mọi lần mua về một hồ sơ khách, gắn kênh bán cho từng đơn để cuối tháng có báo cáo theo kênh, cùng cách phân người trực và thứ tự triển khai cho đỡ nản.
Quản lý ca phục vụ: ai bán bàn nào, doanh số từng nhân viên
Sáng ra chủ hỏi tối qua ai trực bàn 12, ai bán được nhiều nhất, két lệch hơn trăm nghìn là do đâu — không ai trả lời được vì cả ca bấm chung một tài khoản. Bài này nói cách khai mỗi nhân viên một tài khoản để đơn tự ghi người tạo và người thu tiền, quy trình mở ca đóng ca, các cột trong báo cáo kết ca (gồm chênh lệch tiền mặt), báo cáo doanh số theo từng nhân viên và ba điều nên thống nhất trước khi chạy.
Màn hình phụ cho khách xem đơn và giá ngay tại quầy cafe
Khách đọc một hơi bốn ly nhiều tuỳ chọn, nhân viên bấm xong quay ra báo tổng tiền, rồi cả hàng đứng chờ hai bên dò lại xem ai nhớ đúng. Bài này nói màn hình phụ quay về phía khách làm được gì ở quầy cafe, trà sữa: hiện từng món kèm size, đường, đá, topping ngay lúc bấm, đẩy mã QR chuyển khoản sang cho khách tự quét, lúc vắng thì chạy ảnh khuyến mãi — kèm phần cứng cần sắm và những gì phải khai trước khi gắn màn.
Tính giờ nhiều loại bàn bida: lỗ, băng, carom giá khác nhau
Bàn carom nhập đắt gấp mấy lần bàn lỗ nhưng cuối ngày vẫn tính chung một mức tiền giờ, vì chủ quán sợ để nhiều giá thì nhân viên nhầm. Bài này nói ba lớp quyết định đơn giá một bàn bida (loại bàn, từng bàn, bảng cộng thêm theo giờ và thứ), cách phần mềm cắt phiên chơi khi khách đánh vắt qua giờ đổi giá, block phút và làm tròn tiền giờ, cùng ba chỗ nên kiểm lại sau khi khai bảng giá.
Giá giờ phòng VIP, thường và giờ vàng cho quán karaoke
Phòng VIP ba mươi chỗ vẫn tính cùng giá giờ với phòng bốn người ở cuối hành lang, trưa vắng bán đúng bằng tối thứ bảy — quán karaoke để nguyên vậy vì sợ rắc rối khi tính tiền. Bài này nói cách khai tiền giờ phòng thành dịch vụ tính giờ gắn với từng loại phòng, bốn thông số quyết định cách ra tiền (block phút, số block giờ đầu, giá block giờ đầu, khung giờ đặc biệt), nguyên tắc giảm giá giờ vắng thay vì tăng giá cao điểm, và ba chỗ hay sai khi chia khung giờ.
