Một giờ sáng, bàn cuối cùng vừa tắt đèn. Nhân viên ca đêm gom tiền trong ngăn kéo, đưa chủ quán một xấp tiền mặt và câu nói quen thuộc: "Hôm nay được khoảng bảy triệu anh". Bảy triệu đó gồm tiền giờ của mười mấy bàn, tiền nước khách gọi thêm, có khách chuyển khoản, có khách ghi nợ. Đếm thì đếm được, nhưng chiều hôm sau mà thấy thiếu hai trăm nghìn thì không ai lần ra nổi nó rơi ở đâu.
Ca đêm quán bida lệch tiền ở ba chỗ
Gần như mọi vụ lệch đều nằm trong ba nhóm. Một là tiền giờ: bàn mở lúc nào, tắt lúc nào, có phụ thu sau 12 giờ đêm không. Hai là tiền nước: khách gọi thêm chai nước, nhân viên bưng ra rồi quên bấm vào bàn. Ba là tiền mặt: tiền lẻ đầu ca, thu chi lặt vặt trong đêm, tiền khách chuyển khoản mà vẫn tưởng là tiền mặt.
Chốt ca là gom cả ba nhóm đó về một tờ giấy, ngay lúc giao ca, khi người làm ca vẫn còn đứng đấy để giải thích.
Mở ca trước, khai tiền mặt đầu ca
Đầu ca, người trực bấm mở ca và nhập số tiền mặt đang có trong ngăn kéo — thường là tiền lẻ để thối. Từ giây đó, mọi hoá đơn thanh toán, mọi phiếu thu chi tay, mọi lần nạp điểm thẻ hội viên đều được gắn vào ca này. Nếu chưa ai mở ca, phần mềm chặn lại với thông báo "Ca làm việc chưa được mở" thay vì cho bán rồi tính sau.
Kèm theo là mấy rào chắn về quyền, đáng giá với quán chạy hai ba ca: nhân viên không thanh toán, không huỷ hoá đơn và không đóng ca của người khác. Tài khoản không phải chủ quán thì khi xem lại chỉ thấy những ca do chính mình mở.
Đóng ca: phần mềm dựng sẵn bản đối soát
Lúc đóng ca, màn hình hiện một bảng tổng hợp của riêng ca đó, và phiếu in ra cũng theo đúng bảng này:
| Nhóm trên phiếu đóng ca | Gồm những gì |
|---|---|
| Thông tin ca | Người mở, giờ mở ca, người đóng, giờ đóng ca, tổng số đơn hàng trong ca |
| Doanh thu | Tiền giờ, phụ thu, phụ thu sau 12h, tiền bán hàng, thuế, tổng tiền |
| Giảm giá | Tổng tiền đã giảm trong ca |
| Phương thức thanh toán | Tiền mặt, thẻ (kèm phí trả thẻ), chuyển khoản, QR tự động, đổi điểm, công nợ |
| Thu – Chi | Phiếu thu, phiếu chi lập tay trong ca và tổng thu chi |
| Tiền mặt | Tiền mặt đầu ca, tiền mặt cuối ca, bàn giao thực tế, chênh lệch |
| Hàng đã bán | Danh sách món được order trong ca và tổng số lượng |
Hai dòng quan trọng nhất là hai dòng cuối cùng của nhóm tiền mặt. Tiền mặt cuối ca do phần mềm tính: tiền mặt đầu ca, cộng phần hoá đơn khách trả bằng tiền mặt, cộng phiếu thu tiền mặt, trừ phiếu chi tiền mặt — những phiếu thu chi bằng chuyển khoản không bị tính vào đây. Bàn giao thực tế là số nhân viên đếm tay trong ngăn kéo. Phần mềm lấy hai số trừ nhau ra chênh lệch, kèm ô ghi chú đóng ca để người giao ca viết lý do ngay tại chỗ.
Dòng "hàng đã bán trong ca" là chỗ để soát tiền nước. Số chai trên phiếu so với số thực còn trong tủ lạnh, lệch một hai chai là nhìn ra liền, không phải đợi tới kỳ kiểm kho.
Lệch thì vẫn lệch, nhưng lệch có địa chỉ
Phần mềm không làm cho ca hết lệch. Việc nó làm là buộc con số lệch đứng yên một chỗ: đúng ca nào, ai mở, ai đóng, mấy giờ, ghi chú gì. Một tuần sau mở lại danh sách ca là thấy ngay ca nào lệch lặp đi lặp lại, ca nào chỉ lệch vài nghìn tiền thối. Màn hình xem lại ca còn vẽ biểu đồ tiền đầu ca — tiền cuối ca — tiền bàn giao thực tế theo từng đêm.
Quán chia nhiều khu — tầng trệt bàn lỗ, lầu một bàn carom, khu cà phê — thì khi đóng ca, phần mềm ghi báo cáo tách riêng từng khu vực, nên doanh thu khu nào ra khu đó. Mẫu phiếu đóng ca cũng sửa được: bật tắt tên quán, địa chỉ, số điện thoại và hai dòng chân phiếu.
Chức năng ca làm việc nằm sẵn trong phần mềm quản lý bida của Ordersys, chung hệ với tính giờ bàn và order nước tại bàn, không phải mua thêm gì. Quán muốn thử thì có bản dùng thử miễn phí 7 ngày — chạy đúng một đêm có mở ca, đóng ca và in phiếu là biết mình đang hở chỗ nào.
Đọc thêm: Chống thất thoát quán bida — tiền chảy ra ở sáu chỗ nào? để soi những khe hở ngoài khâu chốt ca; và Trả lương và hoa hồng nhân viên quán bida nếu quán đang tính thưởng cho nhân viên theo doanh số từng ca.
Ordersys tính giờ từng bàn tự động, bật tắt đèn theo giờ chơi, gọi nước tại bàn và báo cáo doanh thu từng ca.
Các tin tức khác
Định lượng nguyên liệu: bán một món là trừ kho tự động
Cuối tháng kiểm kho thiếu sáu ký thịt bò mà không ai nói được nó đi vào những đĩa nào. Định lượng là cách thôi đoán: khai một lần mỗi món cần bao nhiêu nguyên liệu kèm phần hao hụt, bán một đĩa là kho tự trừ đúng chừng ấy. Bài này đi qua cách khai công thức chế biến cho từng món, cách phần mềm trừ cả món kèm, combo và thuộc tính size, chọn trừ theo lô FIFO hay FEFO, hai cái khoá không cho bán vượt tồn và bán hàng hết hạn, định mức tối thiểu để biết sắp hết nguyên liệu gì, nút báo hết món của bếp, và hai báo cáo dùng để đối chiếu khi đếm kho.
In mã QR dán bàn: cỡ nào, dán đâu, đổi menu có phải in lại
In mã QR ra giấy A5 dán mặt bàn, hai tuần sau mã mờ vì lau bàn, khách quét ba lần không ra rồi lại gọi nhân viên. Bài này gom những thứ nên biết trước khi ra tiệm in: mỗi bàn một mã riêng nên dán nhầm là đơn chạy sai bàn, thực đơn nằm trên hệ thống nên đổi giá đổi món không phải in lại, tải mã về dạng SVG để in cỡ nào cũng nét, cạnh mã bao nhiêu theo khoảng cách khách ngồi, dán chỗ nào cho khỏi bị đĩa che, và hai cấu hình nên bật kèm — xác nhận đơn từ QR và nút gọi phục vụ.
Cửa hàng nhiều người bán: tính doanh số và hoa hồng từng người
Bốn người bán, cuối tháng chủ chia thưởng theo cảm tính, người giỏi nghề ấm ức rồi nghỉ. Bài này chỉ cách để số liệu sinh ra ngay lúc bán: hoá đơn gắn người bán, báo cáo bán hàng xem theo nhân viên có số lượng bán và doanh thu gộp, hoa hồng gắn vào từng dòng hàng với hai cấp cho đơn do hai người cùng làm, tính theo tỉ lệ doanh thu hoặc mức tiền cố định, khách trả hàng thì hoa hồng trừ lại theo tỉ lệ. Kèm ba việc nên thống nhất trước khi công bố cách chia.
Chốt ca đêm quán karaoke: đối soát tiền phòng, đồ uống và tiền mặt
Hai giờ sáng giao ca, ngăn kéo một nắm tiền mặt, phòng 5 vẫn còn hát, hôm sau cộng lại thiếu ba trăm nghìn mà không ai nhớ vì sao. Bài này đi hết một ca đêm trên phần mềm: mở ca với tiền tạm ứng đầu ca, mọi hoá đơn phòng và phiếu thu chi tự gắn vào ca, đóng ca thì nhập cả tiền mặt theo sổ lẫn tiền đếm tay để phần mềm chỉ ra chênh lệch, in phiếu kết ca rồi mới giao tiền. Kèm câu trả lời cho phòng còn hát lúc giao ca và cách đọc báo cáo kết ca cuối tuần.
Quản lý chuỗi nhiều quán bida: một tài khoản xem được mọi chi nhánh
Mở CLB thứ hai rồi mỗi tối lại gọi điện từng quán hỏi doanh thu, khách cầm thẻ hội viên quán cũ sang quán mới thì nhân viên không tra được. Bài này nói rõ phần nào của chuỗi dùng chung thật — danh sách hội viên, số dư điểm và ví nạp thẻ khi bật dùng chung thành viên — và phần nào buộc phải riêng từng chi nhánh: bàn, bảng giá, đèn, camera, nhân viên, hạng thẻ, voucher, hoá đơn và báo cáo. Kèm thứ tự nên làm khi mở chi nhánh thứ hai để khỏi phải khai lại.
Khách nhắn qua Zalo, Facebook và gọi điện: gom về một chỗ thế nào
Một khách nhắn Zalo hỏi giá, hai hôm sau gọi điện đặt, tuần sau inbox Facebook — ba người trả lời, khách bị hỏi lại từ đầu ba lần và quán vẫn không biết kênh nào thực sự ra đơn. Bài này nói thẳng thứ phần mềm KHÔNG làm (không kéo tin nhắn ba kênh về một hộp thư) và thứ gom được: lấy số điện thoại làm khoá dồn mọi lần mua về một hồ sơ khách, gắn kênh bán cho từng đơn để cuối tháng có báo cáo theo kênh, cùng cách phân người trực và thứ tự triển khai cho đỡ nản.
Quản lý ca phục vụ: ai bán bàn nào, doanh số từng nhân viên
Sáng ra chủ hỏi tối qua ai trực bàn 12, ai bán được nhiều nhất, két lệch hơn trăm nghìn là do đâu — không ai trả lời được vì cả ca bấm chung một tài khoản. Bài này nói cách khai mỗi nhân viên một tài khoản để đơn tự ghi người tạo và người thu tiền, quy trình mở ca đóng ca, các cột trong báo cáo kết ca (gồm chênh lệch tiền mặt), báo cáo doanh số theo từng nhân viên và ba điều nên thống nhất trước khi chạy.
Màn hình phụ cho khách xem đơn và giá ngay tại quầy cafe
Khách đọc một hơi bốn ly nhiều tuỳ chọn, nhân viên bấm xong quay ra báo tổng tiền, rồi cả hàng đứng chờ hai bên dò lại xem ai nhớ đúng. Bài này nói màn hình phụ quay về phía khách làm được gì ở quầy cafe, trà sữa: hiện từng món kèm size, đường, đá, topping ngay lúc bấm, đẩy mã QR chuyển khoản sang cho khách tự quét, lúc vắng thì chạy ảnh khuyến mãi — kèm phần cứng cần sắm và những gì phải khai trước khi gắn màn.
Tính giờ nhiều loại bàn bida: lỗ, băng, carom giá khác nhau
Bàn carom nhập đắt gấp mấy lần bàn lỗ nhưng cuối ngày vẫn tính chung một mức tiền giờ, vì chủ quán sợ để nhiều giá thì nhân viên nhầm. Bài này nói ba lớp quyết định đơn giá một bàn bida (loại bàn, từng bàn, bảng cộng thêm theo giờ và thứ), cách phần mềm cắt phiên chơi khi khách đánh vắt qua giờ đổi giá, block phút và làm tròn tiền giờ, cùng ba chỗ nên kiểm lại sau khi khai bảng giá.
