Quán bida thất thoát khác quán ăn. Quán ăn mất ở hàng — thiếu một chai bia thì đếm kho là biết. Quán bida mất ở thứ không đếm được: thời gian. Một bàn chạy hai tiếng mà chỉ tính một tiếng thì không có món nào hụt, không có kho nào lệch, không có gì để kiểm.
Đó là lý do nhiều chủ quán bida biết mình đang mất tiền nhưng không chứng minh được.
Tỉ lệ 5% nghĩa là cứ 20 giờ chơi thì 1 giờ không được tính tiền — chỉ khoảng 18 phút mỗi bàn mỗi ngày. Rất dễ xảy ra mà không ai để ý.
Sáu chỗ tiền chảy ra ở quán bida
1. Bàn chạy mà không bấm giờ
Khách quen vào, nhân viên bật đèn cho chơi luôn, tính tiền theo trí nhớ lúc khách về. Không có ai gian lận ở đây cả — chỉ là không ai nhớ chính xác. Và trí nhớ luôn nhớ về phía có lợi cho khách, vì nhân viên là người phải đối mặt với khách chứ không phải bạn.
Đây là lỗ hổng lớn nhất và cũng phổ biến nhất.
2. Bàn tắt muộn, tính giờ sớm
Khách xong lúc 22:15 nhưng 22:40 nhân viên mới bấm kết thúc, rồi tính tiền đến 22:15. Hai mươi lăm phút đó không ai tính cho ai. Một bàn một tối vài chục nghìn, mười hai bàn một tháng là con số trong bảng phía trên.
3. Đồ uống mang ra bàn không nhập máy
Khác quán ăn ở chỗ: quán bida khách gọi nước lắt nhắt suốt buổi, mỗi lần một chai. Nhân viên mang ra rồi định "lát nữa nhập một thể", và nhiều lần không nhập.
Chỗ này thì đếm kho là ra. Nếu bạn chưa từng đếm tủ lạnh đầu ca và cuối ca, hãy làm thử một tuần.
4. Giá giờ áp sai khung
Hầu hết quán có giá khác nhau theo khung giờ và theo ngày thường / cuối tuần. Khi nhân viên nhập tay, giá thấp hay được chọn hơn giá cao — nhất là với khách quen hoặc khách khó tính.
5. Giảm giá, tặng giờ không ai duyệt
"Anh chơi thường xuyên, em bớt cho anh nửa tiếng." Nghe thì hợp lý, nhưng nếu không ai ghi lại thì bạn không biết tháng này quán đã tặng đi bao nhiêu giờ, và tặng cho ai.
6. Đèn bật mà bàn chưa mở
Cái này vừa mất tiền giờ chơi vừa mất tiền điện. Đèn bàn bida ăn điện đáng kể, bật cả tối cho một bàn không tính tiền là mất hai lần.
Cách kiểm tra ngay tối nay, không cần mua gì
Ba việc làm được luôn:
Việc 1 — Đi một vòng lúc quán đông, đếm bàn sáng đèn. So với số bàn đang mở trên máy hoặc trong sổ. Chênh nhau bao nhiêu bàn thì đó là số bàn đang chạy mà không tính tiền. Làm bất chợt, đừng báo trước, và làm vài lần vào các giờ khác nhau.
Việc 2 — Đếm tủ lạnh đầu ca và cuối ca trong một tuần. So số chai hụt với số chai đã bán trên máy. Lệch bao nhiêu chai thì nhân với giá bán là ra tiền.
Việc 3 — Cộng tổng số giờ đã tính tiền trong một tối. Rồi so với thực tế: quán có 12 bàn, mở cửa 12 tiếng, lúc nào cũng thấy quá nửa số bàn có người — vậy mà tổng chỉ có 30 giờ thì con số đó đang nói với bạn điều gì đó.
Việc thứ ba là việc chủ quán ít làm nhất nhưng cho câu trả lời nhanh nhất.
Chặn tận gốc: đừng để có chỗ mà quên
Điểm chung của cả sáu lỗ hổng: chúng đều xảy ra vì giữa việc khách chơi và việc tính tiền có một khoảng trống do con người lấp. Ai cũng có lúc quên, lúc nể, lúc bận.
Cách chặn không phải là nhắc nhân viên kỹ hơn — bạn đã nhắc rồi. Cách chặn là bỏ luôn khoảng trống đó đi:
- Đèn gắn với bàn. Mở bàn trên phần mềm thì đèn mới sáng, kết thúc bàn thì đèn tự tắt. Không mở bàn thì khách không có đèn mà chơi — không còn cách nào để "quên".
- Giờ do máy đếm, không do người nhớ. Mở bàn là đồng hồ chạy, tính tiền tự động theo phút, đúng khung giá đã cài sẵn.
- Giá cài sẵn theo khung giờ và ngày. Nhân viên không gõ giá, không chọn được giá thấp hơn.
- Giảm giá phải có quyền. Nhân viên thường không tự bớt được; ai bớt, bớt cho bàn nào, bao nhiêu — đều lưu lại.
- Đồ uống gắn vào bàn. Gọi nước là ghi ngay vào bàn đó, cuối buổi gộp chung một hoá đơn với tiền giờ.
- Chủ xem được từ xa. Đang ở nhà vẫn mở điện thoại thấy bàn nào đang chạy, chạy bao lâu, tiền bao nhiêu.
Trong sáu thứ trên, cái đầu tiên là cái đáng giá nhất. Khi đèn không thể sáng nếu bàn chưa mở, năm lỗ hổng còn lại nhỏ đi rất nhiều — vì mọi bàn đang chơi đều buộc phải có trên hệ thống.
Một điều nên nói thẳng
Phần lớn thất thoát ở quán bida không phải do nhân viên xấu. Là do quán đông, khách quen nhiều, nhân viên vừa pha nước vừa lau bàn vừa tính tiền, và không có gì bắt buộc họ phải ghi ngay.
Vì vậy đừng bắt đầu bằng việc nghi ngờ người. Hãy bắt đầu bằng việc đo. Làm ba việc kiểm tra phía trên trong một tuần, có con số rồi hãy quyết định. Có khi bạn phát hiện quán mình không mất mấy — cũng là một kết quả tốt, và bạn ngủ ngon hơn.
Ordersys làm phần này thế nào
Ordersys là phần mềm quản lý quán bida có bật/tắt đèn tự động theo bàn — mở bàn thì đèn sáng, chốt bàn thì đèn tắt, nên không tồn tại cảnh bàn chạy mà hệ thống không biết. Giờ chơi máy tự đếm theo phút, giá theo khung giờ cài sẵn, đồ uống gọi tại bàn gộp chung một hoá đơn.
Mọi thao tác giảm giá, tặng giờ, huỷ bàn đều lưu lại kèm tên người và thời điểm. Chủ quán xem được từ điện thoại dù đang ở đâu.
Các câu lạc bộ Kims Billiards Club, HLC Billiards và Vua Bida đang chạy hằng ngày.
- Xem phần mềm quản lý quán bida — có ảnh chụp màn hình thật và bản dùng thử 7 ngày
- Bảng giá phần mềm bida
Muốn biết quán mình mất ở đâu trước khi quyết định mua gì? Gọi hoặc nhắn Zalo 090 750 1000 — cho biết quán bao nhiêu bàn và đang tính tiền kiểu gì, chúng tôi chỉ chỗ nên kiểm trước.
Đọc thêm
Ordersys tính giờ từng bàn tự động, bật tắt đèn theo giờ chơi, gọi nước tại bàn và báo cáo doanh thu từng ca.
Các tin tức khác
In mã QR dán bàn: cỡ nào, dán đâu, đổi menu có phải in lại
In mã QR ra giấy A5 dán mặt bàn, hai tuần sau mã mờ vì lau bàn, khách quét ba lần không ra rồi lại gọi nhân viên. Bài này gom những thứ nên biết trước khi ra tiệm in: mỗi bàn một mã riêng nên dán nhầm là đơn chạy sai bàn, thực đơn nằm trên hệ thống nên đổi giá đổi món không phải in lại, tải mã về dạng SVG để in cỡ nào cũng nét, cạnh mã bao nhiêu theo khoảng cách khách ngồi, dán chỗ nào cho khỏi bị đĩa che, và hai cấu hình nên bật kèm — xác nhận đơn từ QR và nút gọi phục vụ.
Cửa hàng nhiều người bán: tính doanh số và hoa hồng từng người
Bốn người bán, cuối tháng chủ chia thưởng theo cảm tính, người giỏi nghề ấm ức rồi nghỉ. Bài này chỉ cách để số liệu sinh ra ngay lúc bán: hoá đơn gắn người bán, báo cáo bán hàng xem theo nhân viên có số lượng bán và doanh thu gộp, hoa hồng gắn vào từng dòng hàng với hai cấp cho đơn do hai người cùng làm, tính theo tỉ lệ doanh thu hoặc mức tiền cố định, khách trả hàng thì hoa hồng trừ lại theo tỉ lệ. Kèm ba việc nên thống nhất trước khi công bố cách chia.
Chốt ca đêm quán karaoke: đối soát tiền phòng, đồ uống và tiền mặt
Hai giờ sáng giao ca, ngăn kéo một nắm tiền mặt, phòng 5 vẫn còn hát, hôm sau cộng lại thiếu ba trăm nghìn mà không ai nhớ vì sao. Bài này đi hết một ca đêm trên phần mềm: mở ca với tiền tạm ứng đầu ca, mọi hoá đơn phòng và phiếu thu chi tự gắn vào ca, đóng ca thì nhập cả tiền mặt theo sổ lẫn tiền đếm tay để phần mềm chỉ ra chênh lệch, in phiếu kết ca rồi mới giao tiền. Kèm câu trả lời cho phòng còn hát lúc giao ca và cách đọc báo cáo kết ca cuối tuần.
Quản lý chuỗi nhiều quán bida: một tài khoản xem được mọi chi nhánh
Mở CLB thứ hai rồi mỗi tối lại gọi điện từng quán hỏi doanh thu, khách cầm thẻ hội viên quán cũ sang quán mới thì nhân viên không tra được. Bài này nói rõ phần nào của chuỗi dùng chung thật — danh sách hội viên, số dư điểm và ví nạp thẻ khi bật dùng chung thành viên — và phần nào buộc phải riêng từng chi nhánh: bàn, bảng giá, đèn, camera, nhân viên, hạng thẻ, voucher, hoá đơn và báo cáo. Kèm thứ tự nên làm khi mở chi nhánh thứ hai để khỏi phải khai lại.
Khách nhắn qua Zalo, Facebook và gọi điện: gom về một chỗ thế nào
Một khách nhắn Zalo hỏi giá, hai hôm sau gọi điện đặt, tuần sau inbox Facebook — ba người trả lời, khách bị hỏi lại từ đầu ba lần và quán vẫn không biết kênh nào thực sự ra đơn. Bài này nói thẳng thứ phần mềm KHÔNG làm (không kéo tin nhắn ba kênh về một hộp thư) và thứ gom được: lấy số điện thoại làm khoá dồn mọi lần mua về một hồ sơ khách, gắn kênh bán cho từng đơn để cuối tháng có báo cáo theo kênh, cùng cách phân người trực và thứ tự triển khai cho đỡ nản.
Quản lý ca phục vụ: ai bán bàn nào, doanh số từng nhân viên
Sáng ra chủ hỏi tối qua ai trực bàn 12, ai bán được nhiều nhất, két lệch hơn trăm nghìn là do đâu — không ai trả lời được vì cả ca bấm chung một tài khoản. Bài này nói cách khai mỗi nhân viên một tài khoản để đơn tự ghi người tạo và người thu tiền, quy trình mở ca đóng ca, các cột trong báo cáo kết ca (gồm chênh lệch tiền mặt), báo cáo doanh số theo từng nhân viên và ba điều nên thống nhất trước khi chạy.
Màn hình phụ cho khách xem đơn và giá ngay tại quầy cafe
Khách đọc một hơi bốn ly nhiều tuỳ chọn, nhân viên bấm xong quay ra báo tổng tiền, rồi cả hàng đứng chờ hai bên dò lại xem ai nhớ đúng. Bài này nói màn hình phụ quay về phía khách làm được gì ở quầy cafe, trà sữa: hiện từng món kèm size, đường, đá, topping ngay lúc bấm, đẩy mã QR chuyển khoản sang cho khách tự quét, lúc vắng thì chạy ảnh khuyến mãi — kèm phần cứng cần sắm và những gì phải khai trước khi gắn màn.
Tính giờ nhiều loại bàn bida: lỗ, băng, carom giá khác nhau
Bàn carom nhập đắt gấp mấy lần bàn lỗ nhưng cuối ngày vẫn tính chung một mức tiền giờ, vì chủ quán sợ để nhiều giá thì nhân viên nhầm. Bài này nói ba lớp quyết định đơn giá một bàn bida (loại bàn, từng bàn, bảng cộng thêm theo giờ và thứ), cách phần mềm cắt phiên chơi khi khách đánh vắt qua giờ đổi giá, block phút và làm tròn tiền giờ, cùng ba chỗ nên kiểm lại sau khi khai bảng giá.
Giá giờ phòng VIP, thường và giờ vàng cho quán karaoke
Phòng VIP ba mươi chỗ vẫn tính cùng giá giờ với phòng bốn người ở cuối hành lang, trưa vắng bán đúng bằng tối thứ bảy — quán karaoke để nguyên vậy vì sợ rắc rối khi tính tiền. Bài này nói cách khai tiền giờ phòng thành dịch vụ tính giờ gắn với từng loại phòng, bốn thông số quyết định cách ra tiền (block phút, số block giờ đầu, giá block giờ đầu, khung giờ đặc biệt), nguyên tắc giảm giá giờ vắng thay vì tăng giá cao điểm, và ba chỗ hay sai khi chia khung giờ.
