Chuyển dữ liệu là phần tốn công nhất khi đổi phần mềm, nhưng cũng là phần làm một lần dùng nhiều năm. Chuẩn bị kỹ thì mất hai buổi; làm ẩu thì sửa cả năm sau vẫn chưa xong.

Bốn file cần chuẩn bị

Sáu lỗi làm hỏng file nhập — gặp ở gần như mọi lần chuyển

1. Mã hàng trùng. Hai dòng cùng mã thì hệ thống không biết lấy dòng nào. Lọc trùng trước.
2. Mã hàng trống. Nếu phần mềm cũ không dùng mã, phải đặt mã mới cho toàn bộ trước khi nhập.
3. Đơn vị tính không thống nhất. Cùng một mặt hàng lúc "lon" lúc "Lon" lúc "chai" — máy coi là ba thứ khác nhau.
4. Số điện thoại sai định dạng. Excel tự bỏ số 0 đầu, biến 0901234567 thành 901234567. Đặt cột đó là Text trước khi nhập liệu.
5. Giá có dấu chấm, dấu phẩy, chữ "đ". Phải là số thuần.
6. Dòng trống, dòng tiêu đề lặp lại ở giữa file.

Ba thứ nên dọn trong lúc chuyển

• Hàng chết. Mặt hàng cả năm không bán lần nào thì đừng mang sang. Lọc theo lịch sử bán 12 tháng.
• Khách trùng. Một người ba hồ sơ vì nhập tên khác nhau. Gộp theo số điện thoại.
• Nhóm hàng lộn xộn. Đây là lúc sắp lại cây danh mục cho gọn, sau này mọi báo cáo đều dựa vào nó.

Công nợ và tồn kho — hai thứ phải chốt đúng thời điểm

Cả hai đều là số tại một thời điểm, không phải số tích luỹ. Cách làm đúng:

1. Chọn ngày cắt, ví dụ 23 giờ ngày 31.
2. Ngừng bán trên phần mềm cũ tại thời điểm đó.
3. Kiểm kho thật, không lấy số trên máy.
4. Chốt công nợ khách và nhà cung cấp, in ra ký xác nhận nếu số lớn.
5. Nhập vào hệ thống mới đúng bộ số vừa chốt.

Sau khi nhập xong, kiểm ba con số

Tổng số mặt hàng · tổng giá trị tồn kho · tổng công nợ phải thu và phải trả. Ba con số này khớp với file gốc là coi như chuyển thành công. Lệch thì tìm ngay lúc đó, đừng để sang tuần.