Quán ăn đông khách hay mất tiền ở một chỗ rất nhỏ: tờ giấy order. Phục vụ ghi vội, chữ xấu, bếp đọc nhầm, món ra sai, khách đổi ý mà bếp không biết, cuối buổi thu ngân cộng tay từ xấp giấy nhàu. Phần mềm order quán ăn sinh ra để bỏ đúng tờ giấy đó: phục vụ gọi món tại bàn trên điện thoại hoặc máy tính bảng, phiếu chạy thẳng xuống bếp, hoá đơn bàn tự cộng. Bài này nói cụ thể nó chạy thế nào và quán cần chuẩn bị gì.

Gọi món tại bàn chạy ra sao

Luồng chuẩn chỉ có bốn bước, và điểm khác biệt so với ghi giấy là không có bước nào phải "chạy về quầy":

• Mở bàn. Phục vụ bấm vào bàn khách đang ngồi trên sơ đồ bàn của quán. Bàn chuyển trạng thái đang có khách, có giờ mở bàn.
• Chọn món. Menu hiện theo nhóm (khai vị, món chính, đồ uống), bấm là vào đơn. Ghi chú cho bếp ngay tại món: ít cay, không hành, làm sau.
• Gửi bếp. Bấm gửi, phiếu in ra ở máy in trong bếp hoặc hiện trên màn hình bếp. Món đồ uống đi về bar, món nóng về bếp, mỗi khu chỉ thấy món của mình.
• Tính tiền. Khách gọi thêm bao nhiêu lần, đơn vẫn nằm trong một bàn. Thu ngân bấm thanh toán, in bill kèm mã QR chuyển khoản, bàn trống lại trên sơ đồ.

Từ lúc phục vụ bấm gửi tới lúc bếp cầm phiếu chỉ vài giây. Phục vụ đứng tại bàn gọi xong là sang bàn kế, không cần đi lại.

Ghi giấy và gọi món trên máy khác nhau chỗ nào

Phiếu bếp: chia khu ngay từ đầu

Quán ăn thường có ít nhất hai khu chế biến: bếp nóng và quầy đồ uống. Quán lớn hơn có thêm bếp nướng, bếp lẩu, khu tráng miệng. Nếu mọi phiếu đổ về một máy in, bếp phải tự lọc món của mình, rất dễ sót. Nên khai trong phần mềm món nào thuộc khu nào một lần, sau đó mỗi lần gửi đơn, phiếu tự tách: bia nước ra máy in ở bar, món nóng ra máy in trong bếp.

Quán ra món chậm vào giờ cao điểm nên cân nhắc màn hình bếp thay máy in: bếp thấy món nào chờ lâu nhất, bấm xong để phục vụ biết mà chạy món. So sánh hai cách ở bài màn hình bếp hay in phiếu bếp.

Sơ đồ bàn: gộp, tách, chuyển không sai tiền

Sơ đồ bàn trên màn hình là thứ chủ quán nhìn nhiều nhất trong ca. Bàn nào đang có khách, mở từ mấy giờ, đã gọi bao nhiêu tiền, bàn nào trống. Ba thao tác hay dùng:

• Gộp bàn khi nhóm khách đông ngồi hai bàn: đơn hai bàn nhập thành một hoá đơn.
• Tách bill khi khách muốn trả riêng: chọn món của từng người, in thành từng hoá đơn.
• Chuyển bàn khi khách đổi chỗ: toàn bộ món và phiếu bếp đi theo bàn mới, bếp không phải làm lại.

Cách làm từng thao tác và lỗi hay gặp có ở bài tách bill, gộp bàn, chuyển bàn ở quán nhậu, nhà hàng.

Thiết bị cần có

Không cần máy POS chuyên dụng ngay từ đầu. Bộ tối thiểu cho quán ăn vừa:

• Mỗi phục vụ một điện thoại Android hoặc iPhone cài app, hoặc một máy tính bảng dùng chung cho vài người.
• Một máy tính hoặc máy tính bảng ở quầy thu ngân để xem sơ đồ bàn và thanh toán.
• Máy in nhiệt: một ở quầy in bill, một ở bếp, thêm một ở bar nếu đồ uống nhiều.
• Wifi phủ đủ khu bàn và khu bếp. Đây là điểm hay bị xem nhẹ: phục vụ đứng góc khuất gửi đơn không được là quay lại ghi giấy ngay.

Khách tự gọi món bằng mã QR dán trên bàn cũng đi vào cùng luồng này, bếp nhận phiếu như phục vụ gửi. Quán nên để phục vụ quen máy trước rồi mới mở QR cho khách, xem thêm ở bài QR gọi món tại bàn có nên dùng không.

Ba quy tắc để nhân viên không quay lại ghi giấy

• Gửi bếp ngay tại bàn. Không ghi giấy rồi về quầy nhập lại, như vậy là thêm việc chứ không bớt.
• Huỷ món phải qua máy. Phân quyền: phục vụ được gửi món, chỉ quản lý được huỷ món đã báo bếp. Mọi lần huỷ có tên người làm và giờ, chủ quán xem lại được trong nhật ký.
• Chốt ca trên máy. Cuối ca đối chiếu tiền mặt, chuyển khoản với báo cáo ca. Lệch là biết ngay ca nào, ai đứng quầy.

Phần mềm Ordersys cho quán ăn

Phần mềm Order của Ordersys cho phục vụ gọi món tại bàn trên điện thoại hoặc máy tính bảng, phiếu tự đẩy xuống máy in hoặc màn hình bếp theo từng khu chế biến, sơ đồ bàn gộp, tách, chuyển bàn, in bill kèm mã QR thanh toán, phân quyền nhân viên, nhật ký thao tác và báo cáo doanh thu, món bán chạy theo ca, theo ngày. Khách tự gọi món qua QR tại bàn dùng chung luồng với phục vụ. Quán có thể dùng thử miễn phí 7 ngày với đầy đủ tính năng.

Đọc thêm: Huỷ món sau khi đã báo bếp: quy trình để không mất tiền và Màn hình bếp hay in phiếu bếp?