Quán ăn đông khách hay mất tiền ở một chỗ rất nhỏ: tờ giấy order. Phục vụ ghi vội, chữ xấu, bếp đọc nhầm, món ra sai, khách đổi ý mà bếp không biết, cuối buổi thu ngân cộng tay từ xấp giấy nhàu. Phần mềm order quán ăn sinh ra để bỏ đúng tờ giấy đó: phục vụ gọi món tại bàn trên điện thoại hoặc máy tính bảng, phiếu chạy thẳng xuống bếp, hoá đơn bàn tự cộng. Bài này nói cụ thể nó chạy thế nào và quán cần chuẩn bị gì.
Gọi món tại bàn chạy ra sao
Luồng chuẩn chỉ có bốn bước, và điểm khác biệt so với ghi giấy là không có bước nào phải "chạy về quầy":
- Mở bàn. Phục vụ bấm vào bàn khách đang ngồi trên sơ đồ bàn của quán. Bàn chuyển trạng thái đang có khách, có giờ mở bàn.
- Chọn món. Menu hiện theo nhóm (khai vị, món chính, đồ uống), bấm là vào đơn. Ghi chú cho bếp ngay tại món: ít cay, không hành, làm sau.
- Gửi bếp. Bấm gửi, phiếu in ra ở máy in trong bếp hoặc hiện trên màn hình bếp. Món đồ uống đi về bar, món nóng về bếp, mỗi khu chỉ thấy món của mình.
- Tính tiền. Khách gọi thêm bao nhiêu lần, đơn vẫn nằm trong một bàn. Thu ngân bấm thanh toán, in bill kèm mã QR chuyển khoản, bàn trống lại trên sơ đồ.
Từ lúc phục vụ bấm gửi tới lúc bếp cầm phiếu chỉ vài giây. Phục vụ đứng tại bàn gọi xong là sang bàn kế, không cần đi lại.
Ghi giấy và gọi món trên máy khác nhau chỗ nào
| Tình huống | Ghi giấy | Gọi món tại bàn trên máy |
|---|---|---|
| Bếp đọc order | Đọc chữ tay, dễ nhầm số lượng | Phiếu in rõ tên món, số lượng, ghi chú, số bàn, giờ gửi |
| Khách gọi thêm lần 2, lần 3 | Ghi thêm vào tờ cũ hoặc tờ mới, dễ lạc | Bấm vào đúng bàn, phiếu gửi thêm đánh dấu là lần gọi sau |
| Khách đổi món, huỷ món | Phục vụ chạy xuống bếp báo miệng | Sửa trên máy, bếp nhận phiếu huỷ, có ghi người huỷ |
| Khách dồn bàn, đổi bàn | Ghép hai tờ giấy, dễ quên món | Gộp bàn, chuyển bàn trên sơ đồ, món đi theo bàn mới |
| Tính tiền | Thu ngân cộng tay, khách chờ | Hoá đơn có sẵn, in bill kèm QR thanh toán |
| Cuối ngày biết bán gì | Đếm lại xấp giấy | Báo cáo món bán chạy, doanh thu theo ca, theo nhân viên |
Phiếu bếp: chia khu ngay từ đầu
Quán ăn thường có ít nhất hai khu chế biến: bếp nóng và quầy đồ uống. Quán lớn hơn có thêm bếp nướng, bếp lẩu, khu tráng miệng. Nếu mọi phiếu đổ về một máy in, bếp phải tự lọc món của mình, rất dễ sót. Nên khai trong phần mềm món nào thuộc khu nào một lần, sau đó mỗi lần gửi đơn, phiếu tự tách: bia nước ra máy in ở bar, món nóng ra máy in trong bếp.
Quán ra món chậm vào giờ cao điểm nên cân nhắc màn hình bếp thay máy in: bếp thấy món nào chờ lâu nhất, bấm xong để phục vụ biết mà chạy món. So sánh hai cách ở bài màn hình bếp hay in phiếu bếp.
Sơ đồ bàn: gộp, tách, chuyển không sai tiền
Sơ đồ bàn trên màn hình là thứ chủ quán nhìn nhiều nhất trong ca. Bàn nào đang có khách, mở từ mấy giờ, đã gọi bao nhiêu tiền, bàn nào trống. Ba thao tác hay dùng:
- Gộp bàn khi nhóm khách đông ngồi hai bàn: đơn hai bàn nhập thành một hoá đơn.
- Tách bill khi khách muốn trả riêng: chọn món của từng người, in thành từng hoá đơn.
- Chuyển bàn khi khách đổi chỗ: toàn bộ món và phiếu bếp đi theo bàn mới, bếp không phải làm lại.
Cách làm từng thao tác và lỗi hay gặp có ở bài tách bill, gộp bàn, chuyển bàn ở quán nhậu, nhà hàng.
Thiết bị cần có
Không cần máy POS chuyên dụng ngay từ đầu. Bộ tối thiểu cho quán ăn vừa:
- Mỗi phục vụ một điện thoại Android hoặc iPhone cài app, hoặc một máy tính bảng dùng chung cho vài người.
- Một máy tính hoặc máy tính bảng ở quầy thu ngân để xem sơ đồ bàn và thanh toán.
- Máy in nhiệt: một ở quầy in bill, một ở bếp, thêm một ở bar nếu đồ uống nhiều.
- Wifi phủ đủ khu bàn và khu bếp. Đây là điểm hay bị xem nhẹ: phục vụ đứng góc khuất gửi đơn không được là quay lại ghi giấy ngay.
Khách tự gọi món bằng mã QR dán trên bàn cũng đi vào cùng luồng này, bếp nhận phiếu như phục vụ gửi. Quán nên để phục vụ quen máy trước rồi mới mở QR cho khách, xem thêm ở bài QR gọi món tại bàn có nên dùng không.
Ba quy tắc để nhân viên không quay lại ghi giấy
- Gửi bếp ngay tại bàn. Không ghi giấy rồi về quầy nhập lại, như vậy là thêm việc chứ không bớt.
- Huỷ món phải qua máy. Phân quyền: phục vụ được gửi món, chỉ quản lý được huỷ món đã báo bếp. Mọi lần huỷ có tên người làm và giờ, chủ quán xem lại được trong nhật ký.
- Chốt ca trên máy. Cuối ca đối chiếu tiền mặt, chuyển khoản với báo cáo ca. Lệch là biết ngay ca nào, ai đứng quầy.
Phần mềm Ordersys cho quán ăn
Phần mềm Order của Ordersys cho phục vụ gọi món tại bàn trên điện thoại hoặc máy tính bảng, phiếu tự đẩy xuống máy in hoặc màn hình bếp theo từng khu chế biến, sơ đồ bàn gộp, tách, chuyển bàn, in bill kèm mã QR thanh toán, phân quyền nhân viên, nhật ký thao tác và báo cáo doanh thu, món bán chạy theo ca, theo ngày. Khách tự gọi món qua QR tại bàn dùng chung luồng với phục vụ. Quán có thể dùng thử miễn phí 7 ngày với đầy đủ tính năng.
Đọc thêm: Huỷ món sau khi đã báo bếp: quy trình để không mất tiền và Màn hình bếp hay in phiếu bếp?
Xem thêm: phần mềm quản lý quán ăn cần những tính năng gì.
Xem thêm: tính tiền quán nhậu cho quán nhậu, nhà hàng.
Nhân viên gọi món trên điện thoại, bếp nhận đơn ngay, khách quét QR gọi món và thanh toán, chủ quán xem doanh thu từ xa.
Các tin tức khác
Quán bida kết hợp cà phê: quản lý chung hai nguồn thu
Cà phê sáng và bida tối là hai nhịp khác nhau trên cùng một mặt bằng: tách báo cáo theo khung giờ, quy ước cho khách chỉ uống không chơi, một nhóm nhân viên chạy cả hai mảng và giá theo khung giờ để kéo khách chéo.
QR gọi món có phải tải app không? Giải đáp đúng chỗ khách lo
Khách quét mã là vào trang web ngay, không cài đặt, không đăng ký. Bảng so sánh trang web QR và app tải về, vì sao vẫn cần mạng, và câu nhân viên nên nói để khách chịu quét.
Khách gọi sai món qua QR: xác nhận và huỷ thế nào cho không thất thoát
Công tắc xác nhận đơn QR (chờ duyệt hay xuống bếp ngay), huỷ món sau khi bếp đã nhận, bếp báo hết món, và bốn câu quán phải trả lời trước khi dán mã.
Bán hàng theo cân: nối cân điện tử với phần mềm thế nào
Ba cách bán hàng cân và cách nào nhanh nhất, hai kiểu nối cân (cân tại quầy và cân in tem mã vạch ở khu hàng), bốn thứ phải chuẩn bị trước khi nối, và cách quản kho hàng cân theo ký.
Cửa hàng tạp hoá bán sỉ lẫn lẻ: quản lý công nợ và giá theo khách
Khách lẻ và mối lấy sỉ khác nhau ở đâu, cách khai một mã hàng nhiều đơn vị tính để bán thùng vẫn trừ đúng kho, chốt giá theo nhóm thay vì nhớ từng người, và ba việc phải làm với công nợ.
Cửa hàng điện thoại, phụ kiện: quản lý IMEI và bảo hành
Một cửa hàng điện thoại bán hai loại hàng rất khác nhau trên cùng một quầy: máy thì mỗi chiếc một IMEI, phụ kiện thì hàng trăm mã nhỏ. Bài này bàn cách tách hai loại đó: khi nào bật quản lý theo IMEI, bốn chặng phải quét IMEI, phần bảo hành phần mềm làm được tới đâu, và cách quản giá sỉ cùng công nợ khách lấy buôn.
Cửa hàng giày dép: quản lý size, mẫu và đổi trả
Bán giày dép phải xử lý đổi trả nhiều hơn hẳn các ngành bán lẻ khác, và đó mới là chỗ làm tồn kho lệch. Bài này bàn phần đó: năm câu cần chốt trong chính sách đổi trả, vì sao đổi cỡ phải làm phiếu trên máy chứ không xử lý miệng, hàng đổi về xếp vào đâu thì còn bán được, và bốn con số bị đổi trả làm sai nếu bỏ qua.
Salon tóc cao cấp: quản lý đặt lịch theo stylist và dịch vụ dài
Ở salon cao cấp, khách đặt lịch với một người cụ thể chứ không đặt với salon. Bài này bàn phần phát sinh thêm vì chuyện đó: xử lý khi stylist khách muốn đã kín lịch, tách bảng giá theo bậc tay nghề thay vì để thu ngân nhẩm, siết nhóm lịch dài ba bốn tiếng, và giữ khách quen bằng hồ sơ của salon chứ không bằng trí nhớ của thợ.
Spa chăm sóc mẹ bầu, sau sinh: quản lý liệu trình dài ngày
Nhóm khách này khác khách thường ở chỗ liệu trình gắn với mốc thời gian không dời được: ô chống chỉ định phải hiện nổi bật trong hồ sơ, nên giữ đúng một kỹ thuật viên cho cả liệu trình, và vì khách dời buổi nhiều nên phải đặt buổi kế tiếp ngay tại quầy, nhắc hẹn và theo dõi buổi còn lại.
