Cửa hàng giày dép: quản lý size, mẫu và đổi trả

Giày dép khác quần áo ở một chỗ: thử ba phút tại quầy không nói lên được điều gì, về nhà đi vài vòng mới thấy chật mũi, cấn gót. Thêm nữa cỡ 39 của hãng này không bằng cỡ 39 của hãng kia. Hệ quả là cửa hàng giày dép phải xử lý đổi trả nhiều hơn hẳn các ngành bán lẻ khác — và chỗ làm tồn kho sai lệch thường nằm ở đây chứ không phải ở khâu bán.

Phần size: khai một lần cho đủ, đừng ghi tổng

Một mẫu sandal 6 cỡ, 2 màu là 12 thứ khác nhau trên kệ. Ghi "sandal quai chéo còn 30 đôi" thì đúng tổng nhưng không dùng được: khách hỏi cỡ 38 màu kem, nhân viên vẫn phải vào kho lục. Mỗi tổ hợp mẫu – màu – cỡ phải là một dòng tồn riêng, có SKU và mã vạch riêng; phần này đã có bài nói kỹ, xem quản lý hàng theo size, màu cho shop quần áo, giày dép. Ở đây chỉ cần nhớ: tồn không tách theo cỡ thì mọi chuyện đổi trả bên dưới đều không ghi nhận được.

Chính sách đổi trả: viết ra giấy trước, rồi mới cài vào phần mềm

Phần lớn tranh cãi ở quầy giày không phải vì khách khó tính mà vì cửa hàng chưa nói rõ điều kiện. Năm câu cần chốt trước:

• Hạn đổi bao nhiêu ngày tính từ ngày trên hoá đơn.
• Tình trạng hàng thế nào thì nhận: còn hộp, còn tem, đế chưa đi ngoài trời.
• Đổi cỡ cùng mẫu và đổi sang mẫu khác có cùng điều kiện không.
• Hàng giảm giá, hàng xả cuối mùa có đổi không.
• Trả lại tiền mặt, hay chỉ đổi hàng.

Viết năm dòng đó lên hoá đơn và dán ở quầy. Nhân viên mới vào làm cũng trả lời được.

Đổi hàng phải làm trên máy, không làm miệng

Đây là lỗi phổ biến nhất. Khách mang đôi 38 quay lại đổi 39, nhân viên thấy "cùng mẫu, cùng giá, không thu thêm đồng nào" nên đưa hàng rồi thôi. Từ giây phút đó tồn của cả hai cỡ đều sai: máy vẫn nghĩ cỡ 38 đã bán, cỡ 39 vẫn còn trên kệ.

Cách đúng là lập phiếu trả hàng gắn với hoá đơn gốc: chọn đúng dòng hàng khách trả, hàng nhập lại tồn, rồi bán ra đôi mới như giao dịch bình thường. Phần mềm Ordersys ghi phiếu trả theo mã riêng, gắn hoá đơn gốc, chi nhánh và người lập phiếu; có hoàn tiền thì khoản chi đó vào sổ quỹ luôn — nên cuối ca đếm két mới khớp. Chênh giá khi đổi sang mẫu đắt hơn hay rẻ hơn đều nằm trên phiếu.

Hàng đổi về: còn bán được không, xếp vào đâu

Nhận về rồi vứt chung lên kệ là cách nhanh nhất để mất tiền lần thứ hai. Phân loại ngay lúc nhận:

Đổi trả động tới bốn con số, không phải một

• Tồn kho — hai cỡ cùng thay đổi, bỏ qua là lệch cả hai.
• Doanh thu ngày — hàng trả về phải trừ ra, để nguyên là báo cáo đẹp hơn thực tế.
• Tiền quỹ — hoàn tiền là khoản chi trong ca, phải ghi mới đối chiếu được két.
• Lãi từng mẫu — mẫu bị đổi nhiều thì lãi thật thấp hơn con số nhìn thấy, xem bài xem lãi từng mặt hàng.

Làm đủ bốn chỗ này thì tới kỳ kiểm kho số mới khớp — xem thêm kiểm kho cửa hàng bán lẻ: 5 bước và vì sao số hay lệch.

Mẫu nào bị đổi nhiều thì xem lại mẫu đó

Mỗi tháng mở danh sách phiếu trả hàng ra đếm theo mẫu. Một mẫu bị đổi cỡ liên tục thường không phải do khách chọn sai, mà do form giày đó bó hoặc rộng hơn bình thường. Khi đó nên ghi chú ngay trong tên hàng để nhân viên nhắc khách lấy lên hoặc xuống một cỡ. Một đôi bị đổi hai lần thì phần lãi của nó coi như không còn.

Tóm lại

Cửa hàng giày dép quản gọn nằm ở ba việc: tách tồn tới từng cỡ, viết rõ chính sách đổi trả rồi dán lên quầy, và bắt buộc mọi lần đổi đều đi qua phiếu trên máy thay vì xử lý miệng. Bạn có thể xem phần mềm quản lý bán lẻ Ordersys — quét mã vạch tính tiền, tồn kho theo SKU size màu, phiếu trả hàng gắn hoá đơn gốc và sổ quỹ, báo cáo lãi từng mặt hàng — và đăng ký dùng thử miễn phí 7 ngày.