Shop quần áo, giày dép khác tạp hoá ở một chỗ: một mẫu hàng là cả chục mặt hàng. Áo thun trơn có 3 màu × 5 size là 15 thứ khác nhau trên kệ. Ghi sổ "áo thun trơn còn 40 cái" thì đúng tổng nhưng vô dụng — khách hỏi size L màu đen, chủ vẫn phải lục kho. Quản lý hàng theo size, màu là tách mỗi tổ hợp thành một mã riêng.
Mẫu hàng và biến thể: hai tầng
| Tầng | Ví dụ | Dùng để |
|---|---|---|
| Mẫu hàng | Áo thun cổ tròn cotton | Tên hiện trên hoá đơn, giá gốc, nhà cung cấp, nhóm hàng |
| Biến thể | Đen / L · Trắng / M · Be / XL… | Tồn kho, mã vạch, bán ra và kiểm kho |
Nhập mẫu một lần, chọn các màu và size có, phần mềm tự sinh đủ tổ hợp. Mỗi biến thể có mã SKU và mã vạch riêng — quét ở quầy là trừ đúng cái khách mua. Xem thêm mã vạch cho cửa hàng: tự in hay dùng mã nhà sản xuất.
Đặt mã SKU sao cho nhìn là hiểu
Quy tắc đơn giản nhất: mã mẫu – màu – size. Ví dụ AT01-DEN-L, AT01-TRA-M.
- Dùng chữ viết tắt cố định cho màu (DEN, TRA, BE, XAM…) — không lúc viết "den" lúc viết "đen".
- Size giữ đúng như trên nhãn (S, M, L, XL; hoặc 36, 37, 38 cho giày).
- Đừng nhét giá hay ngày nhập vào mã — giá đổi thì mã sai.
Bốn con số chỉ có khi tách size, màu
- Size nào bán chạy của từng mẫu. Nhiều shop nhập đều mỗi size một số như nhau, cuối mùa ôm cả đống S và XXL. Báo cáo theo biến thể cho biết lần sau nhập tỷ lệ bao nhiêu.
- Hàng "vỡ size". Mẫu còn 12 cái nhưng toàn size lẻ, không đủ bộ để trưng — đó là lúc xả giá, không phải lúc nhập thêm.
- Màu nào nằm im. Cùng một mẫu, màu be bán hết mà màu xám đứng 60 ngày — lần sau bỏ màu xám.
- Kiểm kho đúng. Đếm theo tổng thì hay khớp mà vẫn thiếu: mất một cái L đen, thừa một cái M trắng do bán nhầm mã. Xem kiểm kho cửa hàng: 5 bước và vì sao số hay lệch.
Khách đổi size: làm trên máy, đừng làm miệng
Khách mang áo size M quay lại đổi L. Nếu chỉ đổi tay ngoài quầy, tồn M và L trên máy đều sai từ lúc đó. Làm phiếu đổi hàng trên phần mềm: nhập lại M, xuất L, chênh giá (nếu có) thu thêm hoặc trả lại — hai con số tồn cùng đúng.
Có nhiều cửa hàng thì sao
Cửa hàng A hết L đen, cửa hàng B còn 4 cái. Khi tồn tách theo biến thể và theo chi nhánh, nhân viên tra được ngay và làm phiếu chuyển kho thay vì báo khách hết hàng. Xem quản lý nhiều cửa hàng: xem số liệu nào.
Ordersys làm phần nào
Phần mềm bán lẻ Ordersys quản lý hàng theo thuộc tính size, màu, chất liệu; mỗi biến thể có SKU và mã vạch riêng, tồn kho riêng, cảnh báo tồn tối thiểu và chuyển kho giữa chi nhánh. Xem phần mềm quản lý bán lẻ Ordersys — dùng thử miễn phí 7 ngày.
Đọc tiếp: tồn tối thiểu: khi nào phải nhập hàng lại.
Bán hàng bằng mã vạch, quản lý tồn kho nhiều đơn vị tính, công nợ và báo cáo lãi lỗ mỗi ngày.
Các tin tức khác
Bán theo set menu và combo suất cho nhà hàng: khai sao cho bếp, kho và quầy cùng khớp
Khai set như một món thường thì bếp không biết "Set B" gồm gì, kho không trừ nguyên liệu, khách đổi món thì thu ngân sửa tay. Set menu khác combo ở đâu, cách khai nhóm món, món mặc định và giá cộng thêm, bếp, hoá đơn và kho thấy gì khi bán một combo.
Quy đổi đơn vị tính: mua theo thùng, bán lẻ từng cái mà kho vẫn khớp
Sổ kho ghi theo thùng, quầy bán theo cái thì cuối tháng hai con số không so được. Ba cách khai hay làm lệch kho, cách khai quy đổi đơn vị trên phần mềm, nhập theo thùng mà kho cộng theo lon, và vài quy ước nên thống nhất trong kho.
Máy chấm công vân tay kết nối phần mềm: công về thẳng bảng lương
Máy vân tay chặn được chuyện quét hộ, nhưng chỉ ghi giờ quẹt. Phần nào máy làm được, phần nào cần phần mềm nhân sự, bốn bước từ lần quẹt tay tới phiếu lương, năm việc nên làm trước khi mua máy và cách xử lý khi máy không nhận ngón tay.
Bàn giao ca quán cafe: chốt ca, đối chiếu tiền mặt và nhận ca cho rõ
Giao ca vội chỉ bằng một câu "két còn khoảng hai triệu" thì tối lệch tiền không biết lệch từ ca nào. Ba thứ phải chốt khi giao ca, năm bước đóng ca và mở ca trên phần mềm, chi tiết ca cho chủ xem gì và vài quy ước nên dán ở quầy.
Báo cáo doanh thu theo từng stylist ở salon tóc: đọc thế nào cho công bằng
Bảng doanh thu theo thợ dễ bị đọc thành bảng xếp hạng, trong khi thợ đứng ca tối, nhận nhuộm uốn hay làm thợ phụ gội có con số rất khác nhau. Số liệu lấy từ đâu, nên xem cột nào cho từng câu hỏi, so sánh sao cho công bằng và dùng báo cáo để chốt hoa hồng, chia khách, đào tạo.
Xem tạm tính tiền bàn bida đang chơi: báo khách đúng số trước khi chốt
Khách hỏi "tới giờ này bao nhiêu rồi?" mà nhân viên nhẩm miệng thì lúc thanh toán dễ lệch và sinh cãi nhau. Hai cách xem tạm tính trên phần mềm, phiếu tạm tính gồm những gì, khi nào con số còn đổi, tạm dừng giờ có dấu vết và món thêm sau khi in tạm được ghi lại.
Quản lý tip nhân viên phục vụ phòng karaoke: ghi nhận và chia minh bạch
Khách karaoke tip bằng tiền mặt, cộng vào hoá đơn hoặc chuyển khoản dư. Hai cách sau đi qua quỹ của quán, không ghi lại là sinh nghi. Ba dạng tip và tiền nằm ở đâu, tip riêng hay bỏ chung, ghi tip lúc thanh toán, và trả tip cuối ca thế nào cho minh bạch.
Khách bị trùng trong danh sách: gộp lại thế nào cho khỏi mất lịch sử
Một khách ba hồ sơ thì điểm chia ba nơi, mãi không lên hạng, báo cáo đếm thành khách mới. Năm nguồn sinh ra trùng, dấu hiệu nhận ra, cách gộp giữ lịch sử mua và điểm tích luỹ, và thói quen ở quầy để chặn trùng từ đầu.
Đặt cọc giữ lịch tiệm nail dịp cao điểm: xin cọc ai, nói gì, cọc đi đâu
Mùa cao điểm, mỗi lịch khách bỏ là mất trọn khung giờ đẹp của thợ giỏi nhất. Lịch nào nên xin cọc, lịch nào không cần, ba điều phải nói lúc nhận cọc, cọc gắn với thợ nào, và khoản cọc đi qua phần mềm ra sao để cuối ngày quỹ vẫn khớp.
