Kiểm kho cửa hàng bán lẻ: quy trình 5 bước và vì sao số hay lệch

Kiểm kho ở cửa hàng bán lẻ gần như lúc nào cũng ra một kết quả: sổ một số, đếm thật một số khác. Phần lớn chủ cửa hàng xử lý bằng cách sửa sổ theo số đếm rồi thôi. Tháng sau lại lệch. Bài này đưa quy trình 5 bước để kiểm nhanh và đúng, sau đó nói về sáu nguyên nhân lệch và cách truy ra chúng.

Quy trình kiểm kho 5 bước

Bước 1: Chốt số trên hệ thống trước khi đếm

In hoặc xuất số tồn tại một thời điểm cố định, ví dụ 21h sau khi đóng cửa. Từ lúc đó đến khi đếm xong không bán, không nhập. Kiểm kho trong lúc vẫn bán là lệch chắc chắn.

Bước 2: Chia khu, mỗi người một khu, đếm hai lần

Chia kệ thành khu, mỗi nhân viên đếm một khu rồi đổi khu đếm lại. Hai lần khác nhau thì đếm lần ba. Đừng để một người đếm hết vì mệt là đếm sai.

Bước 3: Quét mã thay vì ghi tay

Nếu có máy quét mã vạch, quét từng món rồi nhập số lượng; phần mềm tự đối chiếu với số hệ thống. Ghi tay vào giấy rồi gõ lại là thêm một lần sai.

Bước 4: Chỉ xử lý dòng lệch

Danh sách lệch thường chỉ 5–10% số mã hàng. Tập trung vào đó: đếm lại, tìm hàng ở khu khác, kiểm tra hàng trả lại chưa nhập, hàng hỏng chưa ghi.

Bước 5: Ghi nguyên nhân trước khi sửa số

Mỗi dòng lệch ghi một nguyên nhân, dù là "không rõ". Sau ba tháng nhìn lại cột nguyên nhân sẽ thấy cửa hàng mình lệch chủ yếu vì gì — đó mới là thứ để sửa.

Sáu nguyên nhân lệch kho phổ biến

Nguyên nhân	Dấu hiệu	Cách chặn
Bán rồi quên ghi	Tồn máy cao hơn thật, rải rác nhiều mã	Bán qua phần mềm, trừ tồn tự động lúc bán
Đổi trả không ghi	Một mã âm, một mã dương cùng nhóm	Đổi trả phải tạo phiếu, không "đổi tay"
Hàng hỏng, hết hạn bỏ đi	Tồn máy cao, hàng thật không thấy	Phiếu huỷ hàng, có người duyệt
Nhập nhầm số lượng	Lệch đúng bằng một thùng, một lốc	Nhập bằng quét mã, đối chiếu với hoá đơn nhà cung cấp
Một hàng hai mã	Mã A thiếu, mã B thừa, cùng tên	Rà mã trùng mỗi tháng, gộp mã
Thất thoát	Lệch tập trung vào hàng nhỏ, giá cao, đúng ca nhất định	Ghi ca và người bán trên mọi giao dịch

Vì sao có phần mềm vẫn lệch, và phần mềm giúp được gì

Phần mềm không ngăn được nhân viên quên ghi hay hàng hỏng bị bỏ đi. Cái nó làm được là ghi lại từng giao dịch cùng thời điểm và người thao tác. Khi kiểm kho ra lệch, anh chị mở lịch sử một mã hàng: nhập ngày nào bao nhiêu, bán ngày nào bao nhiêu, đổi trả, huỷ. Lệch xuất hiện từ ngày nào sẽ nhìn thấy, thay vì chỉ biết là đã mất.

Với cửa hàng dùng phần mềm bán lẻ Ordersys, kiểm kho là quét mã lần lượt trên điện thoại hoặc máy quét, phần mềm tự so với số hệ thống và chỉ ra dòng lệch; mỗi lần điều chỉnh tồn đều lưu người sửa và lý do. Cửa hàng nhiều chi nhánh kiểm từng điểm, tổng hợp về một báo cáo.

Kiểm kho bao lâu một lần

Kiểm toàn bộ: mỗi quý, hoặc mỗi tháng với hàng giá trị cao.
Kiểm xoay vòng: mỗi tuần kiểm một nhóm hàng, hết vòng trong một tháng. Không phải đóng cửa, và lệch được phát hiện sớm hơn.
Kiểm đột xuất: 20–30 mã hàng dễ mất, chọn ngẫu nhiên, bất kỳ ca nào.