Phần mềm quản lý cửa hàng mỹ phẩm: hạn dùng, tester, combo

Cửa hàng mỹ phẩm bán thứ hàng khó quản nhất trong bán lẻ: giá trị cao, nhiều mã, có hạn dùng, lại còn phải mở hộp cho khách thử. Ba chỗ dễ mất tiền nhất không phải ở quầy thu ngân mà nằm trong kho: hàng quá hạn, tester lẫn vào hàng bán và combo bán ra không biết lãi bao nhiêu. Bài này nói cách quản ba chỗ đó cho gọn.

Mỹ phẩm có hai mốc hạn, không phải một

Hàng thực phẩm chỉ có một hạn in trên hộp. Mỹ phẩm có hai:

Hạn in trên bao bì — tính từ ngày sản xuất, áp cho hộp còn nguyên seal.
Hạn sau khi mở nắp — nhiều loại kem, serum, mascara chỉ dùng tốt được một khoảng sau khi đã mở, sớm hơn hạn in trên hộp. Nên ghi ngày mở nắp lên chính sản phẩm đó.

Vì vậy hàng phải khai theo lô: cùng một mã nhập hai đợt là hai hạn khác nhau. Mỗi lô ghi ngày nhập và hạn riêng, bán ưu tiên lô cũ trước, và cảnh báo trước khi tới hạn để còn kịp xả hoặc đổi trả nhà cung cấp — chứ không phải tới lúc kiểm kho mới phát hiện cả thùng hết hạn. Cách khai lô và hạn dùng chi tiết xem ở bài quản lý hàng theo lô và hạn dùng.

Tester: tách ra, đừng để lẫn hàng bán

Đây là chỗ thất thoát âm thầm nhất của cửa hàng mỹ phẩm. Một hộp lấy ra làm tester nhưng trên hệ thống vẫn là hàng bán được. Vài tháng sau tồn lệch, không ai nhớ hộp nào đã mở, hộp nào còn nguyên. Cách làm gọn:

Tách hàng tester thành dòng riêng (hoặc kho riêng), không nằm cùng hàng bán.
Mỗi lần lấy hàng ra làm tester thì xuất một phiếu — hàng trừ khỏi tồn bán, giá trị tính vào chi phí bán hàng chứ không để lẫn vào hao hụt.

Khi tester có phiếu riêng, cuối tháng bạn đọc được một con số thật hữu ích: tháng này cửa hàng chi bao nhiêu cho việc cho khách thử, và nhóm hàng nào thử nhiều nhưng bán ít.

Bán theo combo và bộ sản phẩm

Mỹ phẩm bán rất mạnh theo bộ: bộ dưỡng da ba bước, combo sữa rửa mặt + toner, set quà tặng. Nếu khai combo thành một mã hàng riêng rồi nhập tay giá vốn, số liệu sẽ sai ngay khi giá nhập từng món thay đổi. Khai combo gắn với các mã thành phần thì bán một combo là trừ tồn đủ từng món, và giá vốn combo tự cộng từ giá vốn thành phần — nhờ vậy mới biết combo nào thật sự có lãi. Chuyện hàng bán chạy mà lãi mỏng xem thêm ở bài xem lãi từng mặt hàng.

Đặc thù cửa hàng mỹ phẩm	Cách phần mềm xử lý
Hàng có hạn, nhập nhiều đợt	Quản lý theo lô + hạn dùng, cảnh báo trước khi tới hạn
Tester, hàng tặng dùng thử	Tách dòng/kho riêng, xuất phiếu để trừ tồn đúng
Bán theo bộ, set quà	Hàng hoá combo: trừ tồn từng thành phần, cộng giá vốn
Nhiều mã, nhiều dung tích	Tồn theo mã SKU và thuộc tính, quét mã vạch bán nhanh
Hàng giá trị cao	Đơn gắn người bán và ca bán, kiểm kho đối chiếu

Hàng giá trị cao thì kiểm kho dày hơn

Một hộp mỹ phẩm mất đi tương đương vài chục ly cà phê. Nhóm hàng giá trị cao và hàng dễ cầm gọn nên kiểm riêng theo tuần, phần còn lại kiểm theo tháng. Quan trọng là kiểm xong phải đối chiếu với số trên hệ thống để biết lệch ở mã nào — phát hiện trong tuần thì còn truy được, để tới cuối năm thì chỉ còn cách ghi nhận lỗ. Quy trình kiểm kho và vì sao số hay lệch có ở bài kiểm kho cửa hàng bán lẻ 5 bước.

Đi kèm là phân quyền ai được sửa giá, giảm giá, huỷ đơn. Mỗi đơn gắn với người bán và ca bán, nên cuối ngày ai bán bao nhiêu, thu bao nhiêu đều tra lại được.

Khách quen là nguồn thu chính

Mỹ phẩm là hàng mua lại đều: hết serum thì mua tiếp, hết kem chống nắng thì mua tiếp. Lưu hồ sơ khách và lịch sử mua giúp nhân viên tư vấn đúng loại khách đang dùng thay vì hỏi lại từ đầu, và lọc ra khách lâu chưa quay lại để nhắc.

Nếu cửa hàng của bạn vừa bán lẻ vừa làm dịch vụ (spa, salon), kho còn thêm phần hàng dùng theo lượng — việc đó quản khác, xem bài quản lý kho mỹ phẩm cho spa và salon.

Tóm lại

Cửa hàng mỹ phẩm quản tốt nằm ở bốn việc: khai hàng theo lô để không bị quá hạn (và ghi cả ngày mở nắp), tách tester khỏi hàng bán, khai combo gắn thành phần để biết lãi thật, và kiểm kho dày hơn với nhóm hàng giá trị cao. Bạn có thể xem phần mềm quản lý bán lẻ Ordersys — quét mã vạch tính tiền, kho theo SKU và lô hạn dùng, báo cáo lãi từng mặt hàng — và đăng ký dùng thử miễn phí 7 ngày để chạy thử cho cửa hàng của mình.