Tạp hoá nào bán được lâu cũng dần có hai nhóm khách: khách lẻ mua vài món, và vài chục mối quen lấy nguyên thùng — quán ăn, quán nước, tiệm tóc, trường mầm non quanh khu. Nhóm thứ hai mang doanh thu đều nhưng kéo theo hai thứ phiền: mỗi người một giá và tiền trả sau. Sổ tay chịu được vài mối, tới vài chục thì bắt đầu sai.
Hai nhóm khách, hai cách bán
| Khách lẻ | Mối lấy sỉ | |
|---|---|---|
| Mua theo | Lon, gói, chai | Thùng, lốc, bao |
| Giá | Một giá niêm yết | Mỗi mối một giá, tuỳ sản lượng |
| Trả tiền | Trả ngay | Ghi sổ, cuối tuần hoặc cuối tháng |
| Hay sai ở | Thối tiền | Nhớ nhầm giá, quên ghi nợ |
Bán theo thùng mà vẫn trừ đúng kho
Chỗ này là gốc của mọi lệch kho ở tạp hoá. Một mã hàng có nhiều đơn vị: thùng 24 lon, lốc 6 lon, lon lẻ. Nếu khai ba mã riêng thì bán thùng xong tồn lon không đổi, cuối tháng kiểm kho lệch mà không biết lệch ở đâu.
Cách đúng là khai một mã hàng với nhiều đơn vị tính kèm tỷ lệ quy đổi: 1 thùng = 24 lon. Bán thùng hay bán lon, hệ thống đều trừ về cùng một kho tính theo lon. Mỗi đơn vị đặt giá riêng, nên giá thùng rẻ hơn 24 lần giá lon là chuyện bình thường, không phải mẹo gì.
Giá cho từng mối: viết ra, đừng nhớ
- Chốt giá theo nhóm, không theo từng người — ví dụ ba mức: lẻ, mối nhỏ, mối lớn. Vài chục mối mà mỗi người một giá riêng thì không ai nhớ nổi, kể cả chủ.
- Ghi mức giá vào hồ sơ khách, không để trong đầu. Người nhà bán thay vẫn báo đúng giá.
- Đổi giá thì báo trước, và đổi theo nhóm chứ đừng đổi lẻ tẻ — mối hay hỏi nhau, lệch giá là mất lòng.
Công nợ: ba việc phải làm, không làm là mất tiền
- Ghi nợ ngay lúc giao hàng, không để tối về ghi. Đơn nào cũng gắn tên khách, không ghi chung "nợ quán cơm".
- Chốt hạn trả rõ ràng — cuối tuần hay ngày 5 hằng tháng. Không có hạn thì khoản nợ tự dài ra.
- Xem danh sách nợ mỗi tuần một lần, lọc ai quá hạn để nhắc. Nhắc sớm một tuần dễ hơn nhắc muộn một tháng.
Trên Ordersys, mỗi khách có một hồ sơ riêng, đơn ghi nợ cộng dồn vào đó, và hệ thống cảnh báo khi tới hạn hoặc khi một khách nợ vượt mức bạn đặt. Giữ được danh sách khách này cũng là giữ tài sản của cửa hàng — xem thêm quản lý data khách hàng sao cho không bị mất.
Nhập hàng từ nhiều nhà cung cấp
Tạp hoá thường lấy hàng từ cả chục nguồn: đại lý bia, hãng sữa, bánh kẹo, hàng chợ đầu mối. Nên ghi giá nhập theo từng lần nhập chứ không ghi một giá cố định — giá bia, giá sữa đổi theo đợt, mà lãi của tạp hoá mỏng nên chênh vài nghìn một thùng là đáng kể. Có giá nhập đúng thì mới biết mặt hàng nào thực sự lời.
Ordersys làm phần nào
Phần chọn mối, định giá và đòi nợ vẫn là việc của chủ cửa hàng. Phần Ordersys làm: quét mã vạch tính tiền, một mã hàng nhiều đơn vị tính có quy đổi để bán thùng vẫn trừ đúng kho, hồ sơ từng khách kèm công nợ và nhắc khi tới hạn, quản lý nhà cung cấp và giá vốn theo từng lần nhập, cảnh báo hết hàng, báo cáo lãi lỗ mỗi ngày. Xem đầy đủ ở phần mềm quản lý bán lẻ. Mới mở thì xem trước mở cửa hàng tạp hoá cần giấy phép gì. Muốn thử thì dùng thử miễn phí 7 ngày, nhập thử vài chục mã hàng hay bán nhất rồi hãy quyết.
Bán hàng bằng mã vạch, quản lý tồn kho nhiều đơn vị tính, công nợ và báo cáo lãi lỗ mỗi ngày.
Các tin tức khác
Cửa hàng điện thoại, phụ kiện: quản lý IMEI và bảo hành
Một cửa hàng điện thoại bán hai loại hàng rất khác nhau trên cùng một quầy: máy thì mỗi chiếc một IMEI, phụ kiện thì hàng trăm mã nhỏ. Bài này bàn cách tách hai loại đó: khi nào bật quản lý theo IMEI, bốn chặng phải quét IMEI, phần bảo hành phần mềm làm được tới đâu, và cách quản giá sỉ cùng công nợ khách lấy buôn.
Cửa hàng giày dép: quản lý size, mẫu và đổi trả
Bán giày dép phải xử lý đổi trả nhiều hơn hẳn các ngành bán lẻ khác, và đó mới là chỗ làm tồn kho lệch. Bài này bàn phần đó: năm câu cần chốt trong chính sách đổi trả, vì sao đổi cỡ phải làm phiếu trên máy chứ không xử lý miệng, hàng đổi về xếp vào đâu thì còn bán được, và bốn con số bị đổi trả làm sai nếu bỏ qua.
Salon tóc cao cấp: quản lý đặt lịch theo stylist và dịch vụ dài
Ở salon cao cấp, khách đặt lịch với một người cụ thể chứ không đặt với salon. Bài này bàn phần phát sinh thêm vì chuyện đó: xử lý khi stylist khách muốn đã kín lịch, tách bảng giá theo bậc tay nghề thay vì để thu ngân nhẩm, siết nhóm lịch dài ba bốn tiếng, và giữ khách quen bằng hồ sơ của salon chứ không bằng trí nhớ của thợ.
Spa chăm sóc mẹ bầu, sau sinh: quản lý liệu trình dài ngày
Nhóm khách này khác khách thường ở chỗ liệu trình gắn với mốc thời gian không dời được: ô chống chỉ định phải hiện nổi bật trong hồ sơ, nên giữ đúng một kỹ thuật viên cho cả liệu trình, và vì khách dời buổi nhiều nên phải đặt buổi kế tiếp ngay tại quầy, nhắc hẹn và theo dõi buổi còn lại.
Tiệm nail mùa cuối năm: quản lý lịch dày và thợ thời vụ
Cận Tết ghế kín cả ngày và tiệm phải nhận thêm thợ thời vụ: ba việc nên chốt trước khi vào mùa — tài khoản riêng kèm giới hạn quyền cho thợ mới, bảng giá tách rõ phần làm thêm, và biết lúc nào ngừng nhận để lịch không trễ dây chuyền.
Quán ăn gia đình: menu đa dạng, phục vụ nhiều bàn cùng lúc
Một bàn nhiều thế hệ thì menu phải rộng: cách chia nhóm món theo kiểu khách gọi, ghi chú khẩu vị cho bếp, ghép và tách bàn cuối tuần đông, và cách cắt bớt món ít gọi mỗi tháng.
Quán cơm văn phòng: bán theo suất, nhận đặt trước theo nhóm
Ba nguồn đơn của quán cơm trưa và cách xử lý khác nhau, chốt số suất từ tối hôm trước, bốn thứ phải chốt khi nhận đơn công ty, và cách cắt bớt thao tác trong 90 phút cao điểm.
Phần mềm quản lý bida gồm những gì? Tính giờ, đèn bàn, ghi điểm, báo cáo
Phần mềm quản lý bida đúng nghĩa gồm năm phần: tính giờ từng bàn, bật tắt đèn bàn, ghi điểm tại bàn, gọi đồ vào bàn, và báo cáo chống thất thoát — tất cả trên một hệ thống.
Nhà hàng chay: quản lý thực đơn theo mùa và nguyên liệu tươi
Quán chay khó ở hai chỗ: nguyên liệu tươi hạn ngắn và khách lên xuống theo ngày rằm, mùng một. Chia thực đơn thành món trụ và món theo mùa, khai định lượng để nhập đúng lượng rau củ, tính giá vốn từng món để biết món nào thật sự lời.
