Tạp hoá nào bán được lâu cũng dần có hai nhóm khách: khách lẻ mua vài món, và vài chục mối quen lấy nguyên thùng — quán ăn, quán nước, tiệm tóc, trường mầm non quanh khu. Nhóm thứ hai mang doanh thu đều nhưng kéo theo hai thứ phiền: mỗi người một giá và tiền trả sau. Sổ tay chịu được vài mối, tới vài chục thì bắt đầu sai.

Hai nhóm khách, hai cách bán

Bán theo thùng mà vẫn trừ đúng kho

Chỗ này là gốc của mọi lệch kho ở tạp hoá. Một mã hàng có nhiều đơn vị: thùng 24 lon, lốc 6 lon, lon lẻ. Nếu khai ba mã riêng thì bán thùng xong tồn lon không đổi, cuối tháng kiểm kho lệch mà không biết lệch ở đâu.

Cách đúng là khai một mã hàng với nhiều đơn vị tính kèm tỷ lệ quy đổi: 1 thùng = 24 lon. Bán thùng hay bán lon, hệ thống đều trừ về cùng một kho tính theo lon. Mỗi đơn vị đặt giá riêng, nên giá thùng rẻ hơn 24 lần giá lon là chuyện bình thường, không phải mẹo gì.

Giá cho từng mối: viết ra, đừng nhớ

• Chốt giá theo nhóm, không theo từng người — ví dụ ba mức: lẻ, mối nhỏ, mối lớn. Vài chục mối mà mỗi người một giá riêng thì không ai nhớ nổi, kể cả chủ.
• Ghi mức giá vào hồ sơ khách, không để trong đầu. Người nhà bán thay vẫn báo đúng giá.
• Đổi giá thì báo trước, và đổi theo nhóm chứ đừng đổi lẻ tẻ — mối hay hỏi nhau, lệch giá là mất lòng.

Công nợ: ba việc phải làm, không làm là mất tiền

1. Ghi nợ ngay lúc giao hàng, không để tối về ghi. Đơn nào cũng gắn tên khách, không ghi chung "nợ quán cơm".
2. Chốt hạn trả rõ ràng — cuối tuần hay ngày 5 hằng tháng. Không có hạn thì khoản nợ tự dài ra.
3. Xem danh sách nợ mỗi tuần một lần, lọc ai quá hạn để nhắc. Nhắc sớm một tuần dễ hơn nhắc muộn một tháng.

Trên Ordersys, mỗi khách có một hồ sơ riêng, đơn ghi nợ cộng dồn vào đó, và hệ thống cảnh báo khi tới hạn hoặc khi một khách nợ vượt mức bạn đặt. Giữ được danh sách khách này cũng là giữ tài sản của cửa hàng — xem thêm quản lý data khách hàng sao cho không bị mất.

Nhập hàng từ nhiều nhà cung cấp

Tạp hoá thường lấy hàng từ cả chục nguồn: đại lý bia, hãng sữa, bánh kẹo, hàng chợ đầu mối. Nên ghi giá nhập theo từng lần nhập chứ không ghi một giá cố định — giá bia, giá sữa đổi theo đợt, mà lãi của tạp hoá mỏng nên chênh vài nghìn một thùng là đáng kể. Có giá nhập đúng thì mới biết mặt hàng nào thực sự lời.

Ordersys làm phần nào

Phần chọn mối, định giá và đòi nợ vẫn là việc của chủ cửa hàng. Phần Ordersys làm: quét mã vạch tính tiền, một mã hàng nhiều đơn vị tính có quy đổi để bán thùng vẫn trừ đúng kho, hồ sơ từng khách kèm công nợ và nhắc khi tới hạn, quản lý nhà cung cấp và giá vốn theo từng lần nhập, cảnh báo hết hàng, báo cáo lãi lỗ mỗi ngày. Xem đầy đủ ở phần mềm quản lý bán lẻ. Mới mở thì xem trước mở cửa hàng tạp hoá cần giấy phép gì. Muốn thử thì dùng thử miễn phí 7 ngày, nhập thử vài chục mã hàng hay bán nhất rồi hãy quyết.