Danh sách khách hàng là tài sản đắt nhất mà cũng dễ mất nhất của một cửa hàng. Mất không phải vì bị đánh cắp — mà vì nó nằm trong điện thoại của một nhân viên đã nghỉ việc, hoặc trong một file Excel không ai nhớ để ở đâu.
Năm cách mất dữ liệu khách hàng hay gặp nhất
| Cách mất | Xảy ra khi nào |
|---|---|
| Nằm trong máy cá nhân của nhân viên | Nhân viên bán hàng nghỉ, mang theo cả tệp khách quen |
| File Excel nhiều bản | Mỗi người một bản, sửa chồng nhau, không ai biết bản nào đúng |
| Chỉ có trong tin nhắn Zalo, Facebook | Đổi điện thoại, mất tài khoản là mất sạch |
| Sổ giấy | Ướt, mất, hoặc chữ viết không đọc được |
| Nằm trong phần mềm nhưng không xuất được | Đến lúc đổi nhà cung cấp mới phát hiện |
Cần lưu những gì — và không nên lưu gì
Nên lưu: số điện thoại (khoá chính, đừng dùng tên), tên gọi, lịch sử mua, ghi chú phục vụ (dị ứng gì, thích ngồi đâu, tên thợ quen), nguồn biết đến quán.
Không nên lưu: ảnh chụp căn cước, số tài khoản ngân hàng, thông tin sức khoẻ chi tiết nếu không thật sự cần cho dịch vụ. Giữ càng nhiều thứ nhạy cảm thì rủi ro càng lớn mà lợi ích thì không thêm.
Ba việc nên làm ngay tuần này
- Gom về một chỗ duy nhất. Không cần phần mềm đắt — quan trọng là một chỗ, ai cũng biết ở đâu. Hai chỗ là bắt đầu lệch.
- Đặt số điện thoại làm khoá. Trùng tên thì gộp, trùng số mới là một người. Không có khoá thì một khách thành ba hồ sơ, mọi báo cáo đều sai.
- Xuất một bản sao lưu và cất riêng. Mỗi tháng một lần. Việc này mất 5 phút và cứu bạn nếu có sự cố.
Phân quyền: ai được xem gì
Nhân viên bán hàng cần thấy tên và lịch sử mua để phục vụ. Nhưng không cần tải được toàn bộ danh sách. Đây là ranh giới đơn giản mà rất nhiều quán bỏ qua, đến khi mất khách hàng loạt vào tay quán đối diện mới hiểu vì sao.
Tương tự với quán nhiều chi nhánh: quản lý chi nhánh xem khách chi nhánh mình, chủ xem toàn bộ.
Một điều về pháp lý
Thu thập số điện thoại để chăm sóc khách là việc bình thường, nhưng gửi tin quảng cáo thì phải có sự đồng ý trước và luôn có cách để khách từ chối nhận. Nói cách khác: lưu là một chuyện, nhắn là chuyện khác — xem nhắn tin Zalo chăm sóc khách.
CRM Ordersys giữ hồ sơ khách theo số điện thoại làm khoá, gom dữ liệu từ cửa hàng, website và mạng xã hội về một nơi, phân quyền theo vai trò và chi nhánh. Dữ liệu là của bạn — xuất ra file bất cứ lúc nào.
Ordersys có bản cho nhà hàng, quán ăn và bản cho cửa hàng bán lẻ: tính tiền, kho, báo cáo, xuất hoá đơn điện tử. Cài đặt và đào tạo tận nơi.
Các tin tức khác
In mã QR dán bàn: cỡ nào, dán đâu, đổi menu có phải in lại
In mã QR ra giấy A5 dán mặt bàn, hai tuần sau mã mờ vì lau bàn, khách quét ba lần không ra rồi lại gọi nhân viên. Bài này gom những thứ nên biết trước khi ra tiệm in: mỗi bàn một mã riêng nên dán nhầm là đơn chạy sai bàn, thực đơn nằm trên hệ thống nên đổi giá đổi món không phải in lại, tải mã về dạng SVG để in cỡ nào cũng nét, cạnh mã bao nhiêu theo khoảng cách khách ngồi, dán chỗ nào cho khỏi bị đĩa che, và hai cấu hình nên bật kèm — xác nhận đơn từ QR và nút gọi phục vụ.
Cửa hàng nhiều người bán: tính doanh số và hoa hồng từng người
Bốn người bán, cuối tháng chủ chia thưởng theo cảm tính, người giỏi nghề ấm ức rồi nghỉ. Bài này chỉ cách để số liệu sinh ra ngay lúc bán: hoá đơn gắn người bán, báo cáo bán hàng xem theo nhân viên có số lượng bán và doanh thu gộp, hoa hồng gắn vào từng dòng hàng với hai cấp cho đơn do hai người cùng làm, tính theo tỉ lệ doanh thu hoặc mức tiền cố định, khách trả hàng thì hoa hồng trừ lại theo tỉ lệ. Kèm ba việc nên thống nhất trước khi công bố cách chia.
Chốt ca đêm quán karaoke: đối soát tiền phòng, đồ uống và tiền mặt
Hai giờ sáng giao ca, ngăn kéo một nắm tiền mặt, phòng 5 vẫn còn hát, hôm sau cộng lại thiếu ba trăm nghìn mà không ai nhớ vì sao. Bài này đi hết một ca đêm trên phần mềm: mở ca với tiền tạm ứng đầu ca, mọi hoá đơn phòng và phiếu thu chi tự gắn vào ca, đóng ca thì nhập cả tiền mặt theo sổ lẫn tiền đếm tay để phần mềm chỉ ra chênh lệch, in phiếu kết ca rồi mới giao tiền. Kèm câu trả lời cho phòng còn hát lúc giao ca và cách đọc báo cáo kết ca cuối tuần.
Quản lý chuỗi nhiều quán bida: một tài khoản xem được mọi chi nhánh
Mở CLB thứ hai rồi mỗi tối lại gọi điện từng quán hỏi doanh thu, khách cầm thẻ hội viên quán cũ sang quán mới thì nhân viên không tra được. Bài này nói rõ phần nào của chuỗi dùng chung thật — danh sách hội viên, số dư điểm và ví nạp thẻ khi bật dùng chung thành viên — và phần nào buộc phải riêng từng chi nhánh: bàn, bảng giá, đèn, camera, nhân viên, hạng thẻ, voucher, hoá đơn và báo cáo. Kèm thứ tự nên làm khi mở chi nhánh thứ hai để khỏi phải khai lại.
Khách nhắn qua Zalo, Facebook và gọi điện: gom về một chỗ thế nào
Một khách nhắn Zalo hỏi giá, hai hôm sau gọi điện đặt, tuần sau inbox Facebook — ba người trả lời, khách bị hỏi lại từ đầu ba lần và quán vẫn không biết kênh nào thực sự ra đơn. Bài này nói thẳng thứ phần mềm KHÔNG làm (không kéo tin nhắn ba kênh về một hộp thư) và thứ gom được: lấy số điện thoại làm khoá dồn mọi lần mua về một hồ sơ khách, gắn kênh bán cho từng đơn để cuối tháng có báo cáo theo kênh, cùng cách phân người trực và thứ tự triển khai cho đỡ nản.
Quản lý ca phục vụ: ai bán bàn nào, doanh số từng nhân viên
Sáng ra chủ hỏi tối qua ai trực bàn 12, ai bán được nhiều nhất, két lệch hơn trăm nghìn là do đâu — không ai trả lời được vì cả ca bấm chung một tài khoản. Bài này nói cách khai mỗi nhân viên một tài khoản để đơn tự ghi người tạo và người thu tiền, quy trình mở ca đóng ca, các cột trong báo cáo kết ca (gồm chênh lệch tiền mặt), báo cáo doanh số theo từng nhân viên và ba điều nên thống nhất trước khi chạy.
Màn hình phụ cho khách xem đơn và giá ngay tại quầy cafe
Khách đọc một hơi bốn ly nhiều tuỳ chọn, nhân viên bấm xong quay ra báo tổng tiền, rồi cả hàng đứng chờ hai bên dò lại xem ai nhớ đúng. Bài này nói màn hình phụ quay về phía khách làm được gì ở quầy cafe, trà sữa: hiện từng món kèm size, đường, đá, topping ngay lúc bấm, đẩy mã QR chuyển khoản sang cho khách tự quét, lúc vắng thì chạy ảnh khuyến mãi — kèm phần cứng cần sắm và những gì phải khai trước khi gắn màn.
Tính giờ nhiều loại bàn bida: lỗ, băng, carom giá khác nhau
Bàn carom nhập đắt gấp mấy lần bàn lỗ nhưng cuối ngày vẫn tính chung một mức tiền giờ, vì chủ quán sợ để nhiều giá thì nhân viên nhầm. Bài này nói ba lớp quyết định đơn giá một bàn bida (loại bàn, từng bàn, bảng cộng thêm theo giờ và thứ), cách phần mềm cắt phiên chơi khi khách đánh vắt qua giờ đổi giá, block phút và làm tròn tiền giờ, cùng ba chỗ nên kiểm lại sau khi khai bảng giá.
Giá giờ phòng VIP, thường và giờ vàng cho quán karaoke
Phòng VIP ba mươi chỗ vẫn tính cùng giá giờ với phòng bốn người ở cuối hành lang, trưa vắng bán đúng bằng tối thứ bảy — quán karaoke để nguyên vậy vì sợ rắc rối khi tính tiền. Bài này nói cách khai tiền giờ phòng thành dịch vụ tính giờ gắn với từng loại phòng, bốn thông số quyết định cách ra tiền (block phút, số block giờ đầu, giá block giờ đầu, khung giờ đặc biệt), nguyên tắc giảm giá giờ vắng thay vì tăng giá cao điểm, và ba chỗ hay sai khi chia khung giờ.
