구매 전표

기능 개요:

구매 전표는 공급업체로부터 주문한 상품 또는 서비스를 수령한 사실을 기록하고, 실제로 수령한 상품의 수량을 반영하기 위해 시스템에 정보를 업데이트하는 데 사용됩니다.

이전 단계: 발주서 작성.

다음 단계: 품질 검사(작성 부서 → 수령 부서).

기능 경로:

창고 -> 구매 전표

그림 1: 구매 전표 목록 화면

1단계: 화면 외부의 데이터 정보 개요

여기서 검색 정보는 “필터”입니다.

1. 구매 전표 번호로 정보를 검색합니다.
2. 주문 생성일: 시작일-> 종료일
3. 주문 상태:
   1. 임시 저장: 구매 전표 정보가 임시로 저장되며, 재고 데이터는 아직 창고에 입고되지 않았습니다.
   2. 승인: 재고 데이터가 “승인”되어 창고에 입고 처리되었습니다.
4. 창고 상태
   1. 미입고: 상품이 아직 입고 처리되지 않은 상태입니다. 

주문 상태 “임시 저장” -> 창고 상태 “미입고”

5. 결제 상태
   1. 미결제: 주문 상태가 공급업체에 대하여 대금이 결제되지 않은 상태입니다.
   2. 부분 결제: 공급업체에 대하여 대금이 일부 결제된 상태입니다.
   3. 결제 완료: 공급업체에 대하여 대금이 모두 결제된 상태입니다.

문서 목록 화면의 데이터 열 정보:

1. Stt: 자동으로 증가하는 일련번호입니다.
2. 문서 코드: 문서 코드는 번호 부여 규칙 설정에 따라 자동으로 생성됩니다.
3. 공급업체 코드: 공급업체 정보에서 가져오는 필수 입력 항목입니다.
4. 공급업체명: 공급업체 정보에서 가져온 정보로, 반드시 입력해야 하는 필수 항목입니다.
5. 전표일자: 구매 전표를 신규 생성하는 날짜입니다.
6. 입고일자: 상품이 입고되는 날짜입니다.
7. 총 상품 금액: 세금 미포함 총 상품 금액입니다.
8. 총 상품 금액(VAT): 세금이 포함된 총 상품 금액입니다. 
9. 주문 상태: 2가지 상태
   1. 임시 저장.
   2. 승인.
10. 창고 상태: 2가지 상태
    1. 미입고.
    2. 입고 완료.
11. 결제 상태: 3가지 상태
    1. 미결제.
    2. 부분 결제.
    3. 결제 완료.
12. 작성자: User login이 증빙서류 생성 작업을 수행합니다.
13. 비고: 주문에 대한 추가 정보를 기재합니다.
14. 작업: 조회/수정/삭제.

1. 조회: 증빙서류 상세 화면을 팝업으로 불러오며, 모든 정보는 비활성화됩니다.
2. 수정: '임시 저장' 상태의 증빙서류만 수정이 가능하며, '승인됨' 증빙서류는 수정이 불가합니다.
3. 삭제: '임시 저장' 상태의 증빙서류만 삭제가 가능하며, '승인됨' 증빙서류는 삭제가 불가합니다.

증빙서류 화면 외 기능:

신규 생성: 공급업체에 대한 신규 증빙서류를 등록합니다.

승인: 증빙서류 승인 -> 지정된 창고로 상품이 입고되며, 재고가 증가합니다.

인쇄: 증빙서류를 인쇄하며, 여러 증빙서류를 동시에 조회할 수 있습니다.

엑셀 내보내기: 공급업체별 증빙서류 목록을 내보냅니다(원시 데이터).
 

2단계: 증빙서류 신규 생성 화면의 데이터 정보 개요

1. 공급업체 정보: 반드시 입력해야 하는 필수 정보입니다.
2. 주소: 데이터는 공급업체 정보를 기준으로 불러옵니다.
3. 주소 2: 데이터는 공급업체 정보를 기준으로 불러옵니다.
4. 연락처 전화번호: 데이터는 공급업체 정보를 기준으로 불러옵니다.
5. 휴대폰: 데이터는 공급업체 정보를 기준으로 불러옵니다.
6. 전표일자: 구매 전표가 신규 생성된 시간입니다.
7. 유효기간: 납기 만료 시간으로, 구매자와 공급업체 간에 합의된 납품 기한입니다.
8. 비고: 구매 전표와 관련된 정보를 기재합니다.
9. 구매 담당자: 구매 담당자는 공급업체와 연락 및 협의를 담당하는 직원입니다.
10. 납품 전표 번호: 구매자와 공급업체 간의 납품 전표 번호입니다.
11. VAT (주문서의 VAT 사용): 주문서 기준으로 세금을 선택할 경우, 선택한 세금 유형에 따라 모든 제품에 동일한 세금이 적용됩니다.
12. 전표 작성자: 시스템에 로그인하여 구매 전표를 생성한 사용자입니다.
13. 전표 생성 시간: 구매 전표가 생성된 시간입니다.
14. 문서 유형: 구매 전표
15. 주문 상태: 주문에는 3가지 상태가 있습니다.
    1. 신규 생성: 창고에서 구매 전표 정보를 신규로 생성하는 절차입니다.
    2. 임시 저장: 최종 사용자가 시스템에서 “저장”을 수행할 때의 작업으로, 전표 생성 시 사용됩니다.
    3. 승인: 주문서의 상품 데이터가 창고에 입고되어 재고가 증가한 상태입니다.

1. 상세 정보 “상품 정보”
   1. 순번: 순번 정보로, 상품 항목의 행 수가 자동으로 증가합니다.
   2. 상품 코드: SKU(Stock Keeping Unit)는 창고 내 각 상품/상품 라인에 대한 고유 식별 코드로, 상품 관리를 보다 효율적으로 지원합니다.
   3. 상품명: 상품의 명칭을 표시합니다.
   4. 수량: 입고 시 해당 상품의 수량을 입력합니다.
   5. 단위: '상품 및 원자재' 항목에서 해당 상품의 재고 단위를 표시합니다.
   6. 단가: 입고 시 해당 상품의 단가를 표시합니다.
   7. 금액: 세금 및 비용 전의 총 상품 금액을 표시합니다 = (단위 * 단가).
   8. VAT 금액: 세금 및 비용 전의 총 상품 금액에 세금을 합산하여 표시합니다.
   9. 로트 번호: 로트 번호(Batch Number/Lot Number)는 생산, 입고 또는 유통 과정에서 특정 상품 로트에 할당되는 식별 코드입니다.이 코드는 추적성 확보, 재고 관리 및 제품 품질 관리를 지원합니다.
   10. 유효기간: 유효기간(Expiry Date/EXP)은 제품의 품질, 효능 및 안전성이 보장되는 최종 시점을 의미합니다.이 날짜 이후에는 제조사가 제품 품질에 대한 책임을 지지 않습니다.

1. 구매 전표 신규 생성:

최종 사용자가 구매 전표에 필요한 모든 정보를 입력해야 합니다.

시스템은 (임시 저장 및 승인)을 허용하도록 표시합니다.

임시 저장: 데이터가 아직 완성되지 않았으며, 추가 정보가 필요합니다. 주문 상태가 “임시 저장”일 때 동시에:

이때 창고 상태는 “미입고”입니다.

결제 상태는 “미결제”입니다.

승인됨: 데이터가 주문 생성 요구에 따라 확실하게 정확함을 의미합니다. 동시에 상품이 입고되어 재고가 증가합니다. 증빙서류의 상태가 “승인됨”일 때 동시에:

창고 상태는 “입고 완료”입니다.

결제 상태는 “미결제”, “부분 결제”, “결제 완료”입니다.

증빙이 이미 결제 처리되었거나 채무가 모두 결제된 경우 → “결제 완료”

2. 구매 전표 조회:

구매 정보 전표 재확인

3. 구매 전표 수정:

“임시 저장” 상태의 전표에 한해 구매 전표 수정

“승인됨” 전표는 수정이 불가합니다.

4. 구매 전표 삭제:

“승인됨” 전표는 삭제가 불가합니다.

5. 결제:

부분 결제 또는 채무 전액 결제.

이로써 구매 전표 업무 안내를 마칩니다.Team NaSys의 안내서를 읽어주셔서 감사드리며, 다음 안내서에서 다시 뵙겠습니다.