Một cửa hàng điện thoại thật ra đang bán hai loại hàng rất khác nhau trên cùng một quầy. Máy thì mỗi chiếc là một món riêng biệt: có IMEI riêng, giá vài triệu tới vài chục triệu, bán xong vẫn còn chuyện bảo hành cả năm. Phụ kiện thì ngược hẳn: cáp, ốp, kính cường lực — hàng trăm mã, mỗi món vài chục nghìn, bán xong là xong. Quản hai loại theo cùng một kiểu thì kiểu gì cũng hỏng một bên.
Máy quản theo IMEI, phụ kiện quản theo số lượng
Trong phần mềm Ordersys, quản lý theo serial/IMEI được bật riêng cho từng mặt hàng, không phải bật cho cả cửa hàng. Hàng nào bật thì mỗi chiếc nhập về là một dòng riêng trong kho; hàng nào tắt thì đếm theo số lượng như bình thường.
Bật cho máy mới, máy cũ, có thể cả tai nghe không dây nếu bạn bảo hành riêng. Đừng bật cho cáp sạc và ốp lưng — bắt nhân viên gõ dãy số cho cái ốp 50 nghìn thì vài hôm là bỏ, rồi số liệu lệch.
Một chiếc máy đi qua những chặng nào
Giá trị của IMEI không nằm ở lúc bán, mà ở chỗ nó theo chiếc máy suốt vòng đời:
- Nhập về — quét IMEI từng chiếc lúc nhận hàng, gắn vào phiếu nhập và nhà cung cấp, kèm ngày nhập và kho đang giữ.
- Chuyển giữa chi nhánh — phiếu chuyển kho mang theo đúng những IMEI được chuyển, không phải "3 chiếc" chung chung.
- Bán ra — IMEI gắn thẳng vào dòng hàng trên hoá đơn, ghi lại ngày bán.
- Khách trả hoặc trả nhà cung cấp — phiếu trả cũng kèm IMEI, nên máy quay về tồn là đúng chiếc đó.
Phần mềm giữ nhật ký đi lại của từng IMEI: mỗi lần nhập, chuyển, bán hay trả là một dòng có loại sự kiện và số chứng từ. Nhờ vậy "chiếc này giờ ở đâu", "ai bán hôm nào" trả lời được bằng dữ liệu chứ không bằng trí nhớ nhân viên.
Bảo hành: phần mềm giữ được gì, cửa hàng tự lo phần nào
Nói thẳng để khỏi kỳ vọng sai: phần mềm không tự theo dõi hạn bảo hành của hãng, cũng không nhắc khi máy sắp hết hạn. Thứ nó giữ chắc là dữ kiện gốc — gõ IMEI là ra ngày bán, số hoá đơn, chi nhánh, người bán. Từ ngày bán đó bạn tính ra còn hạn hay hết, và khách nói "máy này mua ở đây" thì tra được ngay. Riêng thời hạn đổi trả cài được theo từng mặt hàng, nên nhân viên mới cũng trả lời giống nhau.
| Khách mang máy quay lại | Làm gì trên phần mềm |
|---|---|
| Nói mua ở đây nhưng không giữ hoá đơn | Gõ IMEI, ra ngày bán, hoá đơn, chi nhánh, người bán |
| Máy lỗi, còn trong thời hạn đổi | Phiếu trả gắn hoá đơn gốc, IMEI cũ về tồn, xuất máy mới theo IMEI mới |
| Hết hạn đổi, còn bảo hành hãng | Tra ngày bán để biết còn hạn, rồi xử lý theo quy trình của hãng |
| Cả lô máy lỗi trả nhà cung cấp | Phiếu trả nhà cung cấp kèm danh sách IMEI, tồn giảm đúng từng chiếc |
Phụ kiện: gom theo mẫu máy, đừng để thành mấy trăm dòng rời
Phụ kiện đông mã nhưng không khó, miễn là khai có tổ chức. Ốp lưng cùng kiểu cho mười mẫu máy nên là một mặt hàng có nhiều biến thể chứ không phải mười mặt hàng rời; mỗi biến thể một mã vạch, quét là ra đúng dòng — còn phân vân dùng mã nhà sản xuất hay tự in thì xem bài mã vạch cho cửa hàng bán lẻ.
Hai thứ nữa nên cài ngay: đơn vị quy đổi cho hàng nhập hộp bán cái, và định mức tồn tối thiểu cho món bán đều như cáp sạc. Hết cáp sạc không ai để ý, nhưng cộng cả tháng là mất một khoản đều đặn.
Khách sỉ: giá riêng và công nợ
Gần như cửa hàng nào cũng có vài mối lấy sỉ phụ kiện. Giá sỉ cài sẵn theo từng mặt hàng, biến thể và đơn vị, nên nhân viên không phải nhẩm hay tự giảm. Về công nợ, hoá đơn bán ghi nợ được gắn vào sổ công nợ của khách; mỗi lần khách trả bớt là một giao dịch có ngày và số tiền, nên lúc nào cũng biết ai đang nợ bao nhiêu. Chiều ngược lại, phiếu nhập ghi được phần còn nợ nhà cung cấp. Dù vậy phần mềm chỉ ghi chép — hạn mức nợ và hạn thanh toán vẫn là quy định bạn phải tự đặt ra và nói rõ với khách.
Tóm lại
Cửa hàng điện thoại quản gọn nằm ở ba việc: bật IMEI cho máy và chỉ cho máy, quét IMEI ở cả bốn chặng chứ không riêng lúc bán, và mọi lần đổi trả đều đi qua phiếu trên máy giống như cách cửa hàng giày dép xử lý đổi trả. Bạn có thể xem phần mềm quản lý bán lẻ Ordersys — quản lý theo IMEI và số lô, biến thể và đơn vị quy đổi, giá sỉ, sổ công nợ khách, phiếu trả hàng gắn hoá đơn gốc — và đăng ký dùng thử miễn phí 7 ngày.
Bán hàng bằng mã vạch, quản lý tồn kho nhiều đơn vị tính, công nợ và báo cáo lãi lỗ mỗi ngày.
Các tin tức khác
Cửa hàng tạp hoá bán sỉ lẫn lẻ: quản lý công nợ và giá theo khách
Khách lẻ và mối lấy sỉ khác nhau ở đâu, cách khai một mã hàng nhiều đơn vị tính để bán thùng vẫn trừ đúng kho, chốt giá theo nhóm thay vì nhớ từng người, và ba việc phải làm với công nợ.
Cửa hàng giày dép: quản lý size, mẫu và đổi trả
Bán giày dép phải xử lý đổi trả nhiều hơn hẳn các ngành bán lẻ khác, và đó mới là chỗ làm tồn kho lệch. Bài này bàn phần đó: năm câu cần chốt trong chính sách đổi trả, vì sao đổi cỡ phải làm phiếu trên máy chứ không xử lý miệng, hàng đổi về xếp vào đâu thì còn bán được, và bốn con số bị đổi trả làm sai nếu bỏ qua.
Salon tóc cao cấp: quản lý đặt lịch theo stylist và dịch vụ dài
Ở salon cao cấp, khách đặt lịch với một người cụ thể chứ không đặt với salon. Bài này bàn phần phát sinh thêm vì chuyện đó: xử lý khi stylist khách muốn đã kín lịch, tách bảng giá theo bậc tay nghề thay vì để thu ngân nhẩm, siết nhóm lịch dài ba bốn tiếng, và giữ khách quen bằng hồ sơ của salon chứ không bằng trí nhớ của thợ.
Spa chăm sóc mẹ bầu, sau sinh: quản lý liệu trình dài ngày
Nhóm khách này khác khách thường ở chỗ liệu trình gắn với mốc thời gian không dời được: ô chống chỉ định phải hiện nổi bật trong hồ sơ, nên giữ đúng một kỹ thuật viên cho cả liệu trình, và vì khách dời buổi nhiều nên phải đặt buổi kế tiếp ngay tại quầy, nhắc hẹn và theo dõi buổi còn lại.
Tiệm nail mùa cuối năm: quản lý lịch dày và thợ thời vụ
Cận Tết ghế kín cả ngày và tiệm phải nhận thêm thợ thời vụ: ba việc nên chốt trước khi vào mùa — tài khoản riêng kèm giới hạn quyền cho thợ mới, bảng giá tách rõ phần làm thêm, và biết lúc nào ngừng nhận để lịch không trễ dây chuyền.
Quán ăn gia đình: menu đa dạng, phục vụ nhiều bàn cùng lúc
Một bàn nhiều thế hệ thì menu phải rộng: cách chia nhóm món theo kiểu khách gọi, ghi chú khẩu vị cho bếp, ghép và tách bàn cuối tuần đông, và cách cắt bớt món ít gọi mỗi tháng.
Quán cơm văn phòng: bán theo suất, nhận đặt trước theo nhóm
Ba nguồn đơn của quán cơm trưa và cách xử lý khác nhau, chốt số suất từ tối hôm trước, bốn thứ phải chốt khi nhận đơn công ty, và cách cắt bớt thao tác trong 90 phút cao điểm.
Phần mềm quản lý bida gồm những gì? Tính giờ, đèn bàn, ghi điểm, báo cáo
Phần mềm quản lý bida đúng nghĩa gồm năm phần: tính giờ từng bàn, bật tắt đèn bàn, ghi điểm tại bàn, gọi đồ vào bàn, và báo cáo chống thất thoát — tất cả trên một hệ thống.
Nhà hàng chay: quản lý thực đơn theo mùa và nguyên liệu tươi
Quán chay khó ở hai chỗ: nguyên liệu tươi hạn ngắn và khách lên xuống theo ngày rằm, mùng một. Chia thực đơn thành món trụ và món theo mùa, khai định lượng để nhập đúng lượng rau củ, tính giá vốn từng món để biết món nào thật sự lời.
