Cửa hàng bán lẻ chuyển từ tra giá bằng tay sang quét mã vạch thường bắt đầu bằng câu hỏi mua máy quét nào. Thật ra câu hỏi trước đó quan trọng hơn: hàng của mình dùng mã nào? Dùng sai từ đầu thì sau này mỗi món hàng có hai mã, kiểm kho lệch, và phải dán lại tem toàn bộ cửa hàng.
Hàng có sẵn mã của nhà sản xuất: dùng luôn
Hàng tiêu dùng đóng gói (nước, bánh, mỹ phẩm, thuốc) đều in sẵn mã EAN-13 — dãy 13 số dưới vạch, hàng Việt Nam bắt đầu bằng 893. Cửa hàng chỉ cần quét mã đó khi nhập hàng lần đầu, gán tên và giá, từ đó về sau quét là ra. Không in tem gì thêm.
Lưu ý: cùng một sản phẩm nhưng khác dung tích, khác vị là khác mã. Chai 500ml và chai 1,5l là hai mã, phải tạo hai mặt hàng.
Hàng không có mã: tự in theo quy tắc
Quần áo, giày dép nhập từ xưởng, hàng cân ký, hàng tự đóng gói, mỹ phẩm chiết — không có mã sẵn. Cửa hàng tự sinh mã và in tem. Ba quy tắc để không loạn:
- Để phần mềm sinh mã, không tự đặt. Tự đặt kiểu "AO001" thì hai nhân viên sẽ đặt trùng. Phần mềm sinh mã tăng dần, không bao giờ trùng.
- Mỗi biến thể một mã. Áo sơ mi trắng size M và size L là hai mã. Gộp chung thì không biết size nào còn, size nào hết.
- In tem lúc nhập hàng, dán ngay. Để hàng lên kệ không tem rồi "dán sau" là không bao giờ dán.
Thiết bị cần mua và chi phí tham khảo
| Thiết bị | Loại phổ biến | Giá tham khảo |
|---|---|---|
| Máy quét mã vạch | Có dây 1D cho tạp hoá; 2D nếu cần quét QR thanh toán | 500 nghìn – 2 triệu |
| Máy in tem | In nhiệt trực tiếp, khổ tem 35×22 hoặc 50×30 | 1,5 – 4 triệu |
| Tem mã vạch | Cuộn 1.000–2.000 tem | 30 – 80 nghìn/cuộn |
| Máy in bill | Khổ 80mm, cắt giấy tự động | 1 – 2,5 triệu |
Cửa hàng chỉ bán hàng có mã sẵn thì bỏ máy in tem, tổng đầu tư dưới 3 triệu. Giá trên là khoảng thị trường 2026 để hình dung, không phải báo giá.
Bốn lỗi hay gặp khi mới dùng mã vạch
- Nhập một mã hàng hai lần vì hai nhân viên cùng nhập lô về. Cách chặn: quét mã trước khi nhập, phần mềm báo mã đã có thì chỉ cộng số lượng.
- Tem in mờ, quét không ăn. Máy in nhiệt để lâu đầu in bám bụi. Lau đầu in bằng cồn mỗi tháng.
- Mã của nhà sản xuất bị dán đè tem riêng. Sau này quét mã nào cũng ra, mỗi mã một tồn. Quy định: hàng có mã sẵn thì không dán thêm.
- Hàng cân ký quét không ra giá. Hàng cân cần mã có nhúng trọng lượng từ cân điện tử in tem, hoặc tạo mã theo đơn vị bán (túi 500g, túi 1kg).
Phần mềm cần làm gì với mã vạch
Ba việc: nhận mã có sẵn khi nhập, sinh và in mã cho hàng không có, và quét ra giá tức thì ở quầy. Phần mềm bán lẻ Ordersys làm cả ba, in tem theo khổ máy đang có, và quản lý tồn theo từng biến thể size, màu — mỗi biến thể một mã.
Đọc thêm
- Phần mềm bán lẻ, quản lý cửa hàng Ordersys
- Máy in hoá đơn có in mã vạch được không?
- Kiểm kho cửa hàng bán lẻ: 5 bước và vì sao số hay lệch
- Phần mềm bán lẻ cho cửa hàng nhỏ: cần gì, không cần gì
Xem thêm: phần mềm quản lý bán hàng miễn phí dùng được tới đâu.
Bán hàng bằng mã vạch, quản lý tồn kho nhiều đơn vị tính, công nợ và báo cáo lãi lỗ mỗi ngày.
Các tin tức khác
In mã QR dán bàn: cỡ nào, dán đâu, đổi menu có phải in lại
In mã QR ra giấy A5 dán mặt bàn, hai tuần sau mã mờ vì lau bàn, khách quét ba lần không ra rồi lại gọi nhân viên. Bài này gom những thứ nên biết trước khi ra tiệm in: mỗi bàn một mã riêng nên dán nhầm là đơn chạy sai bàn, thực đơn nằm trên hệ thống nên đổi giá đổi món không phải in lại, tải mã về dạng SVG để in cỡ nào cũng nét, cạnh mã bao nhiêu theo khoảng cách khách ngồi, dán chỗ nào cho khỏi bị đĩa che, và hai cấu hình nên bật kèm — xác nhận đơn từ QR và nút gọi phục vụ.
Cửa hàng nhiều người bán: tính doanh số và hoa hồng từng người
Bốn người bán, cuối tháng chủ chia thưởng theo cảm tính, người giỏi nghề ấm ức rồi nghỉ. Bài này chỉ cách để số liệu sinh ra ngay lúc bán: hoá đơn gắn người bán, báo cáo bán hàng xem theo nhân viên có số lượng bán và doanh thu gộp, hoa hồng gắn vào từng dòng hàng với hai cấp cho đơn do hai người cùng làm, tính theo tỉ lệ doanh thu hoặc mức tiền cố định, khách trả hàng thì hoa hồng trừ lại theo tỉ lệ. Kèm ba việc nên thống nhất trước khi công bố cách chia.
Chốt ca đêm quán karaoke: đối soát tiền phòng, đồ uống và tiền mặt
Hai giờ sáng giao ca, ngăn kéo một nắm tiền mặt, phòng 5 vẫn còn hát, hôm sau cộng lại thiếu ba trăm nghìn mà không ai nhớ vì sao. Bài này đi hết một ca đêm trên phần mềm: mở ca với tiền tạm ứng đầu ca, mọi hoá đơn phòng và phiếu thu chi tự gắn vào ca, đóng ca thì nhập cả tiền mặt theo sổ lẫn tiền đếm tay để phần mềm chỉ ra chênh lệch, in phiếu kết ca rồi mới giao tiền. Kèm câu trả lời cho phòng còn hát lúc giao ca và cách đọc báo cáo kết ca cuối tuần.
Quản lý chuỗi nhiều quán bida: một tài khoản xem được mọi chi nhánh
Mở CLB thứ hai rồi mỗi tối lại gọi điện từng quán hỏi doanh thu, khách cầm thẻ hội viên quán cũ sang quán mới thì nhân viên không tra được. Bài này nói rõ phần nào của chuỗi dùng chung thật — danh sách hội viên, số dư điểm và ví nạp thẻ khi bật dùng chung thành viên — và phần nào buộc phải riêng từng chi nhánh: bàn, bảng giá, đèn, camera, nhân viên, hạng thẻ, voucher, hoá đơn và báo cáo. Kèm thứ tự nên làm khi mở chi nhánh thứ hai để khỏi phải khai lại.
Khách nhắn qua Zalo, Facebook và gọi điện: gom về một chỗ thế nào
Một khách nhắn Zalo hỏi giá, hai hôm sau gọi điện đặt, tuần sau inbox Facebook — ba người trả lời, khách bị hỏi lại từ đầu ba lần và quán vẫn không biết kênh nào thực sự ra đơn. Bài này nói thẳng thứ phần mềm KHÔNG làm (không kéo tin nhắn ba kênh về một hộp thư) và thứ gom được: lấy số điện thoại làm khoá dồn mọi lần mua về một hồ sơ khách, gắn kênh bán cho từng đơn để cuối tháng có báo cáo theo kênh, cùng cách phân người trực và thứ tự triển khai cho đỡ nản.
Quản lý ca phục vụ: ai bán bàn nào, doanh số từng nhân viên
Sáng ra chủ hỏi tối qua ai trực bàn 12, ai bán được nhiều nhất, két lệch hơn trăm nghìn là do đâu — không ai trả lời được vì cả ca bấm chung một tài khoản. Bài này nói cách khai mỗi nhân viên một tài khoản để đơn tự ghi người tạo và người thu tiền, quy trình mở ca đóng ca, các cột trong báo cáo kết ca (gồm chênh lệch tiền mặt), báo cáo doanh số theo từng nhân viên và ba điều nên thống nhất trước khi chạy.
Màn hình phụ cho khách xem đơn và giá ngay tại quầy cafe
Khách đọc một hơi bốn ly nhiều tuỳ chọn, nhân viên bấm xong quay ra báo tổng tiền, rồi cả hàng đứng chờ hai bên dò lại xem ai nhớ đúng. Bài này nói màn hình phụ quay về phía khách làm được gì ở quầy cafe, trà sữa: hiện từng món kèm size, đường, đá, topping ngay lúc bấm, đẩy mã QR chuyển khoản sang cho khách tự quét, lúc vắng thì chạy ảnh khuyến mãi — kèm phần cứng cần sắm và những gì phải khai trước khi gắn màn.
Tính giờ nhiều loại bàn bida: lỗ, băng, carom giá khác nhau
Bàn carom nhập đắt gấp mấy lần bàn lỗ nhưng cuối ngày vẫn tính chung một mức tiền giờ, vì chủ quán sợ để nhiều giá thì nhân viên nhầm. Bài này nói ba lớp quyết định đơn giá một bàn bida (loại bàn, từng bàn, bảng cộng thêm theo giờ và thứ), cách phần mềm cắt phiên chơi khi khách đánh vắt qua giờ đổi giá, block phút và làm tròn tiền giờ, cùng ba chỗ nên kiểm lại sau khi khai bảng giá.
Giá giờ phòng VIP, thường và giờ vàng cho quán karaoke
Phòng VIP ba mươi chỗ vẫn tính cùng giá giờ với phòng bốn người ở cuối hành lang, trưa vắng bán đúng bằng tối thứ bảy — quán karaoke để nguyên vậy vì sợ rắc rối khi tính tiền. Bài này nói cách khai tiền giờ phòng thành dịch vụ tính giờ gắn với từng loại phòng, bốn thông số quyết định cách ra tiền (block phút, số block giờ đầu, giá block giờ đầu, khung giờ đặc biệt), nguyên tắc giảm giá giờ vắng thay vì tăng giá cao điểm, và ba chỗ hay sai khi chia khung giờ.
