Mã vạch cho cửa hàng bán lẻ: tự in hay dùng mã của nhà sản xuất

Cửa hàng bán lẻ chuyển từ tra giá bằng tay sang quét mã vạch thường bắt đầu bằng câu hỏi mua máy quét nào. Thật ra câu hỏi trước đó quan trọng hơn: hàng của mình dùng mã nào? Dùng sai từ đầu thì sau này mỗi món hàng có hai mã, kiểm kho lệch, và phải dán lại tem toàn bộ cửa hàng.

Hàng có sẵn mã của nhà sản xuất: dùng luôn

Hàng tiêu dùng đóng gói (nước, bánh, mỹ phẩm, thuốc) đều in sẵn mã EAN-13 — dãy 13 số dưới vạch, hàng Việt Nam bắt đầu bằng 893. Cửa hàng chỉ cần quét mã đó khi nhập hàng lần đầu, gán tên và giá, từ đó về sau quét là ra. Không in tem gì thêm.

Lưu ý: cùng một sản phẩm nhưng khác dung tích, khác vị là khác mã. Chai 500ml và chai 1,5l là hai mã, phải tạo hai mặt hàng.

Hàng không có mã: tự in theo quy tắc

Quần áo, giày dép nhập từ xưởng, hàng cân ký, hàng tự đóng gói, mỹ phẩm chiết — không có mã sẵn. Cửa hàng tự sinh mã và in tem. Ba quy tắc để không loạn:

Để phần mềm sinh mã, không tự đặt. Tự đặt kiểu "AO001" thì hai nhân viên sẽ đặt trùng. Phần mềm sinh mã tăng dần, không bao giờ trùng.
Mỗi biến thể một mã. Áo sơ mi trắng size M và size L là hai mã. Gộp chung thì không biết size nào còn, size nào hết.
In tem lúc nhập hàng, dán ngay. Để hàng lên kệ không tem rồi "dán sau" là không bao giờ dán.

Thiết bị cần mua và chi phí tham khảo

Thiết bị	Loại phổ biến	Giá tham khảo
Máy quét mã vạch	Có dây 1D cho tạp hoá; 2D nếu cần quét QR thanh toán	500 nghìn – 2 triệu
Máy in tem	In nhiệt trực tiếp, khổ tem 35×22 hoặc 50×30	1,5 – 4 triệu
Tem mã vạch	Cuộn 1.000–2.000 tem	30 – 80 nghìn/cuộn
Máy in bill	Khổ 80mm, cắt giấy tự động	1 – 2,5 triệu

Cửa hàng chỉ bán hàng có mã sẵn thì bỏ máy in tem, tổng đầu tư dưới 3 triệu. Giá trên là khoảng thị trường 2026 để hình dung, không phải báo giá.

Bốn lỗi hay gặp khi mới dùng mã vạch

Nhập một mã hàng hai lần vì hai nhân viên cùng nhập lô về. Cách chặn: quét mã trước khi nhập, phần mềm báo mã đã có thì chỉ cộng số lượng.
Tem in mờ, quét không ăn. Máy in nhiệt để lâu đầu in bám bụi. Lau đầu in bằng cồn mỗi tháng.
Mã của nhà sản xuất bị dán đè tem riêng. Sau này quét mã nào cũng ra, mỗi mã một tồn. Quy định: hàng có mã sẵn thì không dán thêm.
Hàng cân ký quét không ra giá. Hàng cân cần mã có nhúng trọng lượng từ cân điện tử in tem, hoặc tạo mã theo đơn vị bán (túi 500g, túi 1kg).

Phần mềm cần làm gì với mã vạch

Ba việc: nhận mã có sẵn khi nhập, sinh và in mã cho hàng không có, và quét ra giá tức thì ở quầy. Phần mềm bán lẻ Ordersys làm cả ba, in tem theo khổ máy đang có, và quản lý tồn theo từng biến thể size, màu — mỗi biến thể một mã.