Cửa hàng bán lẻ chuyển từ tra giá bằng tay sang quét mã vạch thường bắt đầu bằng câu hỏi mua máy quét nào. Thật ra câu hỏi trước đó quan trọng hơn: hàng của mình dùng mã nào? Dùng sai từ đầu thì sau này mỗi món hàng có hai mã, kiểm kho lệch, và phải dán lại tem toàn bộ cửa hàng.
Hàng có sẵn mã của nhà sản xuất: dùng luôn
Hàng tiêu dùng đóng gói (nước, bánh, mỹ phẩm, thuốc) đều in sẵn mã EAN-13 — dãy 13 số dưới vạch, hàng Việt Nam bắt đầu bằng 893. Cửa hàng chỉ cần quét mã đó khi nhập hàng lần đầu, gán tên và giá, từ đó về sau quét là ra. Không in tem gì thêm.
Lưu ý: cùng một sản phẩm nhưng khác dung tích, khác vị là khác mã. Chai 500ml và chai 1,5l là hai mã, phải tạo hai mặt hàng.
Hàng không có mã: tự in theo quy tắc
Quần áo, giày dép nhập từ xưởng, hàng cân ký, hàng tự đóng gói, mỹ phẩm chiết — không có mã sẵn. Cửa hàng tự sinh mã và in tem. Ba quy tắc để không loạn:
- Để phần mềm sinh mã, không tự đặt. Tự đặt kiểu "AO001" thì hai nhân viên sẽ đặt trùng. Phần mềm sinh mã tăng dần, không bao giờ trùng.
- Mỗi biến thể một mã. Áo sơ mi trắng size M và size L là hai mã. Gộp chung thì không biết size nào còn, size nào hết.
- In tem lúc nhập hàng, dán ngay. Để hàng lên kệ không tem rồi "dán sau" là không bao giờ dán.
Thiết bị cần mua và chi phí tham khảo
| Thiết bị | Loại phổ biến | Giá tham khảo |
|---|---|---|
| Máy quét mã vạch | Có dây 1D cho tạp hoá; 2D nếu cần quét QR thanh toán | 500 nghìn – 2 triệu |
| Máy in tem | In nhiệt trực tiếp, khổ tem 35×22 hoặc 50×30 | 1,5 – 4 triệu |
| Tem mã vạch | Cuộn 1.000–2.000 tem | 30 – 80 nghìn/cuộn |
| Máy in bill | Khổ 80mm, cắt giấy tự động | 1 – 2,5 triệu |
Cửa hàng chỉ bán hàng có mã sẵn thì bỏ máy in tem, tổng đầu tư dưới 3 triệu. Giá trên là khoảng thị trường 2026 để hình dung, không phải báo giá.
Bốn lỗi hay gặp khi mới dùng mã vạch
- Nhập một mã hàng hai lần vì hai nhân viên cùng nhập lô về. Cách chặn: quét mã trước khi nhập, phần mềm báo mã đã có thì chỉ cộng số lượng.
- Tem in mờ, quét không ăn. Máy in nhiệt để lâu đầu in bám bụi. Lau đầu in bằng cồn mỗi tháng.
- Mã của nhà sản xuất bị dán đè tem riêng. Sau này quét mã nào cũng ra, mỗi mã một tồn. Quy định: hàng có mã sẵn thì không dán thêm.
- Hàng cân ký quét không ra giá. Hàng cân cần mã có nhúng trọng lượng từ cân điện tử in tem, hoặc tạo mã theo đơn vị bán (túi 500g, túi 1kg).
Phần mềm cần làm gì với mã vạch
Ba việc: nhận mã có sẵn khi nhập, sinh và in mã cho hàng không có, và quét ra giá tức thì ở quầy. Phần mềm bán lẻ Ordersys làm cả ba, in tem theo khổ máy đang có, và quản lý tồn theo từng biến thể size, màu — mỗi biến thể một mã.
Đọc thêm
- Phần mềm bán lẻ, quản lý cửa hàng Ordersys
- Máy in hoá đơn có in mã vạch được không?
- Kiểm kho cửa hàng bán lẻ: 5 bước và vì sao số hay lệch
- Phần mềm bán lẻ cho cửa hàng nhỏ: cần gì, không cần gì
Xem thêm: phần mềm quản lý bán hàng miễn phí dùng được tới đâu.
Bán hàng bằng mã vạch, quản lý tồn kho nhiều đơn vị tính, công nợ và báo cáo lãi lỗ mỗi ngày.
Các tin tức khác
Quán bida kết hợp cà phê: quản lý chung hai nguồn thu
Cà phê sáng và bida tối là hai nhịp khác nhau trên cùng một mặt bằng: tách báo cáo theo khung giờ, quy ước cho khách chỉ uống không chơi, một nhóm nhân viên chạy cả hai mảng và giá theo khung giờ để kéo khách chéo.
Khách gọi sai món qua QR: xác nhận và huỷ thế nào cho không thất thoát
Công tắc xác nhận đơn QR (chờ duyệt hay xuống bếp ngay), huỷ món sau khi bếp đã nhận, bếp báo hết món, và bốn câu quán phải trả lời trước khi dán mã.
QR gọi món có phải tải app không? Giải đáp đúng chỗ khách lo
Khách quét mã là vào trang web ngay, không cài đặt, không đăng ký. Bảng so sánh trang web QR và app tải về, vì sao vẫn cần mạng, và câu nhân viên nên nói để khách chịu quét.
Bán hàng theo cân: nối cân điện tử với phần mềm thế nào
Ba cách bán hàng cân và cách nào nhanh nhất, hai kiểu nối cân (cân tại quầy và cân in tem mã vạch ở khu hàng), bốn thứ phải chuẩn bị trước khi nối, và cách quản kho hàng cân theo ký.
Cửa hàng tạp hoá bán sỉ lẫn lẻ: quản lý công nợ và giá theo khách
Khách lẻ và mối lấy sỉ khác nhau ở đâu, cách khai một mã hàng nhiều đơn vị tính để bán thùng vẫn trừ đúng kho, chốt giá theo nhóm thay vì nhớ từng người, và ba việc phải làm với công nợ.
Cửa hàng điện thoại, phụ kiện: quản lý IMEI và bảo hành
Một cửa hàng điện thoại bán hai loại hàng rất khác nhau trên cùng một quầy: máy thì mỗi chiếc một IMEI, phụ kiện thì hàng trăm mã nhỏ. Bài này bàn cách tách hai loại đó: khi nào bật quản lý theo IMEI, bốn chặng phải quét IMEI, phần bảo hành phần mềm làm được tới đâu, và cách quản giá sỉ cùng công nợ khách lấy buôn.
Cửa hàng giày dép: quản lý size, mẫu và đổi trả
Bán giày dép phải xử lý đổi trả nhiều hơn hẳn các ngành bán lẻ khác, và đó mới là chỗ làm tồn kho lệch. Bài này bàn phần đó: năm câu cần chốt trong chính sách đổi trả, vì sao đổi cỡ phải làm phiếu trên máy chứ không xử lý miệng, hàng đổi về xếp vào đâu thì còn bán được, và bốn con số bị đổi trả làm sai nếu bỏ qua.
Salon tóc cao cấp: quản lý đặt lịch theo stylist và dịch vụ dài
Ở salon cao cấp, khách đặt lịch với một người cụ thể chứ không đặt với salon. Bài này bàn phần phát sinh thêm vì chuyện đó: xử lý khi stylist khách muốn đã kín lịch, tách bảng giá theo bậc tay nghề thay vì để thu ngân nhẩm, siết nhóm lịch dài ba bốn tiếng, và giữ khách quen bằng hồ sơ của salon chứ không bằng trí nhớ của thợ.
Spa chăm sóc mẹ bầu, sau sinh: quản lý liệu trình dài ngày
Nhóm khách này khác khách thường ở chỗ liệu trình gắn với mốc thời gian không dời được: ô chống chỉ định phải hiện nổi bật trong hồ sơ, nên giữ đúng một kỹ thuật viên cho cả liệu trình, và vì khách dời buổi nhiều nên phải đặt buổi kế tiếp ngay tại quầy, nhắc hẹn và theo dõi buổi còn lại.
