Một cửa hàng điện thoại thật ra đang bán hai loại hàng rất khác nhau trên cùng một quầy. Máy thì mỗi chiếc là một món riêng biệt: có IMEI riêng, giá vài triệu tới vài chục triệu, bán xong vẫn còn chuyện bảo hành cả năm. Phụ kiện thì ngược hẳn: cáp, ốp, kính cường lực — hàng trăm mã, mỗi món vài chục nghìn, bán xong là xong. Quản hai loại theo cùng một kiểu thì kiểu gì cũng hỏng một bên.

Máy quản theo IMEI, phụ kiện quản theo số lượng

Trong phần mềm Ordersys, quản lý theo serial/IMEI được bật riêng cho từng mặt hàng, không phải bật cho cả cửa hàng. Hàng nào bật thì mỗi chiếc nhập về là một dòng riêng trong kho; hàng nào tắt thì đếm theo số lượng như bình thường.

Bật cho máy mới, máy cũ, có thể cả tai nghe không dây nếu bạn bảo hành riêng. Đừng bật cho cáp sạc và ốp lưng — bắt nhân viên gõ dãy số cho cái ốp 50 nghìn thì vài hôm là bỏ, rồi số liệu lệch.

Một chiếc máy đi qua những chặng nào

Giá trị của IMEI không nằm ở lúc bán, mà ở chỗ nó theo chiếc máy suốt vòng đời:

• Nhập về — quét IMEI từng chiếc lúc nhận hàng, gắn vào phiếu nhập và nhà cung cấp, kèm ngày nhập và kho đang giữ.
• Chuyển giữa chi nhánh — phiếu chuyển kho mang theo đúng những IMEI được chuyển, không phải "3 chiếc" chung chung.
• Bán ra — IMEI gắn thẳng vào dòng hàng trên hoá đơn, ghi lại ngày bán.
• Khách trả hoặc trả nhà cung cấp — phiếu trả cũng kèm IMEI, nên máy quay về tồn là đúng chiếc đó.

Phần mềm giữ nhật ký đi lại của từng IMEI: mỗi lần nhập, chuyển, bán hay trả là một dòng có loại sự kiện và số chứng từ. Nhờ vậy "chiếc này giờ ở đâu", "ai bán hôm nào" trả lời được bằng dữ liệu chứ không bằng trí nhớ nhân viên.

Bảo hành: phần mềm giữ được gì, cửa hàng tự lo phần nào

Nói thẳng để khỏi kỳ vọng sai: phần mềm không tự theo dõi hạn bảo hành của hãng, cũng không nhắc khi máy sắp hết hạn. Thứ nó giữ chắc là dữ kiện gốc — gõ IMEI là ra ngày bán, số hoá đơn, chi nhánh, người bán. Từ ngày bán đó bạn tính ra còn hạn hay hết, và khách nói "máy này mua ở đây" thì tra được ngay. Riêng thời hạn đổi trả cài được theo từng mặt hàng, nên nhân viên mới cũng trả lời giống nhau.

Phụ kiện: gom theo mẫu máy, đừng để thành mấy trăm dòng rời

Phụ kiện đông mã nhưng không khó, miễn là khai có tổ chức. Ốp lưng cùng kiểu cho mười mẫu máy nên là một mặt hàng có nhiều biến thể chứ không phải mười mặt hàng rời; mỗi biến thể một mã vạch, quét là ra đúng dòng — còn phân vân dùng mã nhà sản xuất hay tự in thì xem bài mã vạch cho cửa hàng bán lẻ.

Hai thứ nữa nên cài ngay: đơn vị quy đổi cho hàng nhập hộp bán cái, và định mức tồn tối thiểu cho món bán đều như cáp sạc. Hết cáp sạc không ai để ý, nhưng cộng cả tháng là mất một khoản đều đặn.

Khách sỉ: giá riêng và công nợ

Gần như cửa hàng nào cũng có vài mối lấy sỉ phụ kiện. Giá sỉ cài sẵn theo từng mặt hàng, biến thể và đơn vị, nên nhân viên không phải nhẩm hay tự giảm. Về công nợ, hoá đơn bán ghi nợ được gắn vào sổ công nợ của khách; mỗi lần khách trả bớt là một giao dịch có ngày và số tiền, nên lúc nào cũng biết ai đang nợ bao nhiêu. Chiều ngược lại, phiếu nhập ghi được phần còn nợ nhà cung cấp. Dù vậy phần mềm chỉ ghi chép — hạn mức nợ và hạn thanh toán vẫn là quy định bạn phải tự đặt ra và nói rõ với khách.

Tóm lại

Cửa hàng điện thoại quản gọn nằm ở ba việc: bật IMEI cho máy và chỉ cho máy, quét IMEI ở cả bốn chặng chứ không riêng lúc bán, và mọi lần đổi trả đều đi qua phiếu trên máy giống như cách cửa hàng giày dép xử lý đổi trả. Bạn có thể xem phần mềm quản lý bán lẻ Ordersys — quản lý theo IMEI và số lô, biến thể và đơn vị quy đổi, giá sỉ, sổ công nợ khách, phiếu trả hàng gắn hoá đơn gốc — và đăng ký dùng thử miễn phí 7 ngày.