Để khách tự gọi món qua QR thì sớm muộn cũng gặp: khách bấm nhầm số lượng, chọn sai size, con nhỏ cầm điện thoại bấm lung tung, hoặc gọi xong mới đổi ý. Quán nào lắp QR mà chưa trả lời được câu "nhầm thì xử lý thế nào" thì nhân viên sẽ tự xử mỗi người một kiểu, và cuối ngày tiền không khớp.
Chốt chặn quan trọng nhất: đơn QR có cần xác nhận không
Đây là thứ phải quyết trước khi dán mã, không phải để sau. Có hai cách chạy:
| Gửi thẳng xuống bếp | Chờ người xác nhận | |
|---|---|---|
| Khách bấm xong | Bếp nhận ngay, bắt đầu làm | Đơn nằm chờ, có người duyệt rồi bếp mới nhận |
| Nhanh | Nhanh nhất | Chậm hơn vài chục giây |
| Gọi nhầm | Món đã làm rồi — khó xử | Bắt được trước khi bếp làm |
| Hợp với | Quán đồ uống, món làm nhanh, giá thấp | Quán món đắt, món nấu lâu, quán mới lắp QR |
Ordersys có công tắc này: bật xác nhận thì đơn khách gọi qua QR nằm ở trạng thái chờ cho tới khi có người duyệt; để trống thì đơn đi thẳng xuống bếp. Và chọn được ai là người duyệt — thu ngân, nhân viên, hay bếp.
Huỷ món sau khi bếp đã nhận
Trường hợp khó hơn: bếp đã xác nhận, có khi đã làm xong. Ordersys có thêm một công tắc riêng cho việc này — cho phép thu ngân sửa đơn sau khi bếp đã xác nhận: sửa số lượng, sửa đơn giá, xoá món, huỷ đơn. Bật hay tắt là quyết định của quán, và nên quyết dứt khoát:
- Tắt — bếp đã làm thì không ai sửa được. Chặt về tiền, nhưng khách nhầm thật thì phải xử lý ngoài hệ thống, dễ sinh tranh cãi tại quầy.
- Bật — xử được cho khách ngay, nhưng phải kèm quy tắc: ai được huỷ, huỷ phải ghi lý do, và chủ xem lại danh sách món huỷ mỗi tuần. Không có bước xem lại thì đây là lỗ hổng thất thoát.
Món hết giữa lúc khách đang gọi
Tình huống hay gặp không kém: khách gọi món vừa hết. Ordersys cho bếp báo hết món, và khi bếp báo thì hệ thống gửi thông báo tới thu ngân và nhân viên. Hệ thống cũng chặn theo số lượng còn lại, báo rõ món còn mấy phần.
Việc của quán là dùng nó cho đúng: bếp phải báo hết ngay lúc hết, không để cuối buổi mới báo. Một món hết mà không báo thì cả buổi khách gọi vào đó, nhân viên xin lỗi từng bàn.
Bốn câu phải trả lời trước khi dán mã
- Đơn QR có chờ xác nhận hay đi thẳng bếp? — và nếu chờ thì ai duyệt.
- Huỷ món sau khi bếp nhận: ai được huỷ? Nên giới hạn ở thu ngân hoặc quản lý, không phải ai cũng được.
- Huỷ có phải ghi lý do không? Nên có — đó là thứ duy nhất giúp anh phân biệt khách nhầm với nhân viên gian.
- Bao lâu xem lại danh sách món huỷ? Mỗi tuần một lần, năm phút. Số huỷ tăng bất thường ở một ca là tín hiệu cần hỏi.
Viết bốn câu trả lời này lên giấy dán ở quầy. Nhân viên mới đọc là biết làm, không phải đoán.
Đo xem có vấn đề không
Mỗi tuần xem hai con số: số món bị huỷ và tỉ lệ huỷ trên tổng đơn QR. Tuần đầu cao là bình thường. Nếu sau một tháng vẫn cao thì nguyên nhân thường không phải khách nhầm, mà là menu trên trang QR chưa rõ — thiếu ảnh, thiếu mô tả, tuỳ chọn khó hiểu. Sửa menu, đừng mắng khách.
Xem thêm: cần chuẩn bị gì ở quán và QR gọi món có phải tải app không.
Công tắc xác nhận đơn QR (chờ duyệt hay gửi thẳng bếp, chọn người duyệt), công tắc cho thu ngân sửa và huỷ đơn sau khi bếp xác nhận, bếp báo hết món kèm thông báo tới thu ngân và nhân viên, và chặn theo số lượng còn lại.
Ordersys có bản cho nhà hàng, quán ăn và bản cho cửa hàng bán lẻ: tính tiền, kho, báo cáo, xuất hoá đơn điện tử. Cài đặt và đào tạo tận nơi.
Các tin tức khác
QR gọi món có phải tải app không? Giải đáp đúng chỗ khách lo
Khách quét mã là vào trang web ngay, không cài đặt, không đăng ký. Bảng so sánh trang web QR và app tải về, vì sao vẫn cần mạng, và câu nhân viên nên nói để khách chịu quét.
Bán hàng theo cân: nối cân điện tử với phần mềm thế nào
Ba cách bán hàng cân và cách nào nhanh nhất, hai kiểu nối cân (cân tại quầy và cân in tem mã vạch ở khu hàng), bốn thứ phải chuẩn bị trước khi nối, và cách quản kho hàng cân theo ký.
Cửa hàng tạp hoá bán sỉ lẫn lẻ: quản lý công nợ và giá theo khách
Khách lẻ và mối lấy sỉ khác nhau ở đâu, cách khai một mã hàng nhiều đơn vị tính để bán thùng vẫn trừ đúng kho, chốt giá theo nhóm thay vì nhớ từng người, và ba việc phải làm với công nợ.
Cửa hàng điện thoại, phụ kiện: quản lý IMEI và bảo hành
Một cửa hàng điện thoại bán hai loại hàng rất khác nhau trên cùng một quầy: máy thì mỗi chiếc một IMEI, phụ kiện thì hàng trăm mã nhỏ. Bài này bàn cách tách hai loại đó: khi nào bật quản lý theo IMEI, bốn chặng phải quét IMEI, phần bảo hành phần mềm làm được tới đâu, và cách quản giá sỉ cùng công nợ khách lấy buôn.
Cửa hàng giày dép: quản lý size, mẫu và đổi trả
Bán giày dép phải xử lý đổi trả nhiều hơn hẳn các ngành bán lẻ khác, và đó mới là chỗ làm tồn kho lệch. Bài này bàn phần đó: năm câu cần chốt trong chính sách đổi trả, vì sao đổi cỡ phải làm phiếu trên máy chứ không xử lý miệng, hàng đổi về xếp vào đâu thì còn bán được, và bốn con số bị đổi trả làm sai nếu bỏ qua.
Salon tóc cao cấp: quản lý đặt lịch theo stylist và dịch vụ dài
Ở salon cao cấp, khách đặt lịch với một người cụ thể chứ không đặt với salon. Bài này bàn phần phát sinh thêm vì chuyện đó: xử lý khi stylist khách muốn đã kín lịch, tách bảng giá theo bậc tay nghề thay vì để thu ngân nhẩm, siết nhóm lịch dài ba bốn tiếng, và giữ khách quen bằng hồ sơ của salon chứ không bằng trí nhớ của thợ.
Spa chăm sóc mẹ bầu, sau sinh: quản lý liệu trình dài ngày
Nhóm khách này khác khách thường ở chỗ liệu trình gắn với mốc thời gian không dời được: ô chống chỉ định phải hiện nổi bật trong hồ sơ, nên giữ đúng một kỹ thuật viên cho cả liệu trình, và vì khách dời buổi nhiều nên phải đặt buổi kế tiếp ngay tại quầy, nhắc hẹn và theo dõi buổi còn lại.
Tiệm nail mùa cuối năm: quản lý lịch dày và thợ thời vụ
Cận Tết ghế kín cả ngày và tiệm phải nhận thêm thợ thời vụ: ba việc nên chốt trước khi vào mùa — tài khoản riêng kèm giới hạn quyền cho thợ mới, bảng giá tách rõ phần làm thêm, và biết lúc nào ngừng nhận để lịch không trễ dây chuyền.
Quán ăn gia đình: menu đa dạng, phục vụ nhiều bàn cùng lúc
Một bàn nhiều thế hệ thì menu phải rộng: cách chia nhóm món theo kiểu khách gọi, ghi chú khẩu vị cho bếp, ghép và tách bàn cuối tuần đông, và cách cắt bớt món ít gọi mỗi tháng.
