Lắp QR gọi món chỉ mất một buổi. Nhưng quán lắp xong mà khách không dùng thì phần lớn là do bốn thứ chuẩn bị thiếu, chứ không phải do khách không quen. Danh sách dưới đây theo đúng thứ tự nên làm.
1. Wifi — thứ quyết định nhiều nhất
- Phủ sóng tới mọi bàn, kể cả bàn góc và tầng trên. Đi thử một vòng bằng điện thoại, đừng tin bản vẽ.
- Không đặt mật khẩu rắc rối, hoặc dán mật khẩu ngay cạnh mã QR.
- Giờ cao điểm 30 người cùng vào mạng — thử trước, đừng để khách thử giúp.
2. Menu phải sẵn sàng trước khi dán mã
| Cần có | Vì sao |
|---|---|
| Ảnh từng món | Không có ảnh thì khách vẫn gọi phục vụ hỏi — mất hết ý nghĩa |
| Mô tả ngắn | Nhất là món tên lạ, món đặc trưng của quán |
| Tuỳ chọn đầy đủ | Đá, đường, size, topping, ghi chú riêng — thiếu là khách phải gọi người |
| Đánh dấu món hết | Khách gọi món đã hết rồi bếp báo lại là trải nghiệm tệ nhất |
| Nhóm món gọn | Quá nhiều nhóm thì khách cuộn mãi không thấy thứ cần |
3. Đặt mã đúng chỗ
- Trên mặt bàn, cố định — standee nhỏ hoặc dán phủ keo. Đừng để trên tờ menu vì menu bị cất đi.
- Mỗi bàn một mã riêng, để đơn về đúng bàn mà khách không phải tự chọn số bàn.
- Kèm một dòng hướng dẫn ngắn: "Quét mã để gọi món". Đừng viết dài.
- Thêm một dòng nhỏ: "Không cần tải ứng dụng" — gỡ đúng mối lo khiến khách không quét, mà không tốn thêm đồng nào.
- Bàn ngoài trời nhớ dùng vật liệu chịu nắng mưa, mã mờ là không quét được.
4. Quy trình trong quán — phần hay bị bỏ qua nhất
- Ai xác nhận đơn khách gọi qua QR? Phải có người chịu trách nhiệm, nếu không đơn nằm đó.
- Bếp phân biệt đơn QR và đơn phục vụ ghi thế nào? Nên gộp chung một luồng cho đỡ rối.
- Khách gọi nhầm thì xử lý ra sao? Ai được huỷ món, trong bao lâu.
- Nhân viên phải giới thiệu. Đây là việc quyết định tỉ lệ dùng. Một câu khi đặt nước: "Anh chị quét mã trên bàn gọi thêm cho nhanh nhé" — chỉ vậy thôi mà khác hẳn.
5. Quyết ba công tắc trước khi dán mã
Phần ít ai nhắc, nhưng để quyết sau khi khách đã dùng thì rối:
- Đơn QR chờ xác nhận hay xuống bếp ngay? Quán mới lắp nên bật xác nhận 2–4 tuần đầu, giai đoạn khách còn lạ và nhầm nhiều.
- Ai được huỷ món sau khi bếp đã nhận? Nên giới hạn ở thu ngân hoặc quản lý, và bắt ghi lý do — đó là thứ duy nhất giúp phân biệt khách nhầm với nhân viên gian.
- Bếp báo hết món thế nào? Bếp báo ngay lúc hết, hệ thống gửi thông báo tới thu ngân và nhân viên. Để cuối buổi mới báo thì cả buổi khách gọi vào món đã hết.
Chi tiết ba công tắc này ở bài khách gọi sai món qua QR: xác nhận và huỷ thế nào.
Hai tuần đầu nên làm gì
Chạy song song: khách nào muốn gọi phục vụ vẫn gọi bình thường. Đừng ép. Sau hai tuần xem tỉ lệ đơn qua QR — dưới 20% thì rà lại bốn mục trên, gần như luôn tìm ra nguyên nhân ở wifi hoặc ở việc nhân viên không nhắc.
Xem thêm: QR gọi món tại bàn có nên dùng không.
Ordersys sinh mã QR riêng cho từng bàn, khách quét là vào đúng bàn đó, phiếu tự đẩy xuống bếp và bar cùng luồng với đơn phục vụ ghi — bếp không phải phân biệt hai nguồn.
Nhân viên gọi món trên điện thoại, bếp nhận đơn ngay, khách quét QR gọi món và thanh toán, chủ quán xem doanh thu từ xa.
Các tin tức khác
In mã QR dán bàn: cỡ nào, dán đâu, đổi menu có phải in lại
In mã QR ra giấy A5 dán mặt bàn, hai tuần sau mã mờ vì lau bàn, khách quét ba lần không ra rồi lại gọi nhân viên. Bài này gom những thứ nên biết trước khi ra tiệm in: mỗi bàn một mã riêng nên dán nhầm là đơn chạy sai bàn, thực đơn nằm trên hệ thống nên đổi giá đổi món không phải in lại, tải mã về dạng SVG để in cỡ nào cũng nét, cạnh mã bao nhiêu theo khoảng cách khách ngồi, dán chỗ nào cho khỏi bị đĩa che, và hai cấu hình nên bật kèm — xác nhận đơn từ QR và nút gọi phục vụ.
Cửa hàng nhiều người bán: tính doanh số và hoa hồng từng người
Bốn người bán, cuối tháng chủ chia thưởng theo cảm tính, người giỏi nghề ấm ức rồi nghỉ. Bài này chỉ cách để số liệu sinh ra ngay lúc bán: hoá đơn gắn người bán, báo cáo bán hàng xem theo nhân viên có số lượng bán và doanh thu gộp, hoa hồng gắn vào từng dòng hàng với hai cấp cho đơn do hai người cùng làm, tính theo tỉ lệ doanh thu hoặc mức tiền cố định, khách trả hàng thì hoa hồng trừ lại theo tỉ lệ. Kèm ba việc nên thống nhất trước khi công bố cách chia.
Chốt ca đêm quán karaoke: đối soát tiền phòng, đồ uống và tiền mặt
Hai giờ sáng giao ca, ngăn kéo một nắm tiền mặt, phòng 5 vẫn còn hát, hôm sau cộng lại thiếu ba trăm nghìn mà không ai nhớ vì sao. Bài này đi hết một ca đêm trên phần mềm: mở ca với tiền tạm ứng đầu ca, mọi hoá đơn phòng và phiếu thu chi tự gắn vào ca, đóng ca thì nhập cả tiền mặt theo sổ lẫn tiền đếm tay để phần mềm chỉ ra chênh lệch, in phiếu kết ca rồi mới giao tiền. Kèm câu trả lời cho phòng còn hát lúc giao ca và cách đọc báo cáo kết ca cuối tuần.
Quản lý chuỗi nhiều quán bida: một tài khoản xem được mọi chi nhánh
Mở CLB thứ hai rồi mỗi tối lại gọi điện từng quán hỏi doanh thu, khách cầm thẻ hội viên quán cũ sang quán mới thì nhân viên không tra được. Bài này nói rõ phần nào của chuỗi dùng chung thật — danh sách hội viên, số dư điểm và ví nạp thẻ khi bật dùng chung thành viên — và phần nào buộc phải riêng từng chi nhánh: bàn, bảng giá, đèn, camera, nhân viên, hạng thẻ, voucher, hoá đơn và báo cáo. Kèm thứ tự nên làm khi mở chi nhánh thứ hai để khỏi phải khai lại.
Khách nhắn qua Zalo, Facebook và gọi điện: gom về một chỗ thế nào
Một khách nhắn Zalo hỏi giá, hai hôm sau gọi điện đặt, tuần sau inbox Facebook — ba người trả lời, khách bị hỏi lại từ đầu ba lần và quán vẫn không biết kênh nào thực sự ra đơn. Bài này nói thẳng thứ phần mềm KHÔNG làm (không kéo tin nhắn ba kênh về một hộp thư) và thứ gom được: lấy số điện thoại làm khoá dồn mọi lần mua về một hồ sơ khách, gắn kênh bán cho từng đơn để cuối tháng có báo cáo theo kênh, cùng cách phân người trực và thứ tự triển khai cho đỡ nản.
Quản lý ca phục vụ: ai bán bàn nào, doanh số từng nhân viên
Sáng ra chủ hỏi tối qua ai trực bàn 12, ai bán được nhiều nhất, két lệch hơn trăm nghìn là do đâu — không ai trả lời được vì cả ca bấm chung một tài khoản. Bài này nói cách khai mỗi nhân viên một tài khoản để đơn tự ghi người tạo và người thu tiền, quy trình mở ca đóng ca, các cột trong báo cáo kết ca (gồm chênh lệch tiền mặt), báo cáo doanh số theo từng nhân viên và ba điều nên thống nhất trước khi chạy.
Màn hình phụ cho khách xem đơn và giá ngay tại quầy cafe
Khách đọc một hơi bốn ly nhiều tuỳ chọn, nhân viên bấm xong quay ra báo tổng tiền, rồi cả hàng đứng chờ hai bên dò lại xem ai nhớ đúng. Bài này nói màn hình phụ quay về phía khách làm được gì ở quầy cafe, trà sữa: hiện từng món kèm size, đường, đá, topping ngay lúc bấm, đẩy mã QR chuyển khoản sang cho khách tự quét, lúc vắng thì chạy ảnh khuyến mãi — kèm phần cứng cần sắm và những gì phải khai trước khi gắn màn.
Tính giờ nhiều loại bàn bida: lỗ, băng, carom giá khác nhau
Bàn carom nhập đắt gấp mấy lần bàn lỗ nhưng cuối ngày vẫn tính chung một mức tiền giờ, vì chủ quán sợ để nhiều giá thì nhân viên nhầm. Bài này nói ba lớp quyết định đơn giá một bàn bida (loại bàn, từng bàn, bảng cộng thêm theo giờ và thứ), cách phần mềm cắt phiên chơi khi khách đánh vắt qua giờ đổi giá, block phút và làm tròn tiền giờ, cùng ba chỗ nên kiểm lại sau khi khai bảng giá.
Giá giờ phòng VIP, thường và giờ vàng cho quán karaoke
Phòng VIP ba mươi chỗ vẫn tính cùng giá giờ với phòng bốn người ở cuối hành lang, trưa vắng bán đúng bằng tối thứ bảy — quán karaoke để nguyên vậy vì sợ rắc rối khi tính tiền. Bài này nói cách khai tiền giờ phòng thành dịch vụ tính giờ gắn với từng loại phòng, bốn thông số quyết định cách ra tiền (block phút, số block giờ đầu, giá block giờ đầu, khung giờ đặc biệt), nguyên tắc giảm giá giờ vắng thay vì tăng giá cao điểm, và ba chỗ hay sai khi chia khung giờ.
