Để khách tự gọi món qua QR thì sớm muộn cũng gặp: khách bấm nhầm số lượng, chọn sai size, con nhỏ cầm điện thoại bấm lung tung, hoặc gọi xong mới đổi ý. Quán nào lắp QR mà chưa trả lời được câu "nhầm thì xử lý thế nào" thì nhân viên sẽ tự xử mỗi người một kiểu, và cuối ngày tiền không khớp.
Chốt chặn quan trọng nhất: đơn QR có cần xác nhận không
Đây là thứ phải quyết trước khi dán mã, không phải để sau. Có hai cách chạy:
| Gửi thẳng xuống bếp | Chờ người xác nhận | |
|---|---|---|
| Khách bấm xong | Bếp nhận ngay, bắt đầu làm | Đơn nằm chờ, có người duyệt rồi bếp mới nhận |
| Nhanh | Nhanh nhất | Chậm hơn vài chục giây |
| Gọi nhầm | Món đã làm rồi — khó xử | Bắt được trước khi bếp làm |
| Hợp với | Quán đồ uống, món làm nhanh, giá thấp | Quán món đắt, món nấu lâu, quán mới lắp QR |
Ordersys có công tắc này: bật xác nhận thì đơn khách gọi qua QR nằm ở trạng thái chờ cho tới khi có người duyệt; để trống thì đơn đi thẳng xuống bếp. Và chọn được ai là người duyệt — thu ngân, nhân viên, hay bếp.
Huỷ món sau khi bếp đã nhận
Trường hợp khó hơn: bếp đã xác nhận, có khi đã làm xong. Ordersys có thêm một công tắc riêng cho việc này — cho phép thu ngân sửa đơn sau khi bếp đã xác nhận: sửa số lượng, sửa đơn giá, xoá món, huỷ đơn. Bật hay tắt là quyết định của quán, và nên quyết dứt khoát:
- Tắt — bếp đã làm thì không ai sửa được. Chặt về tiền, nhưng khách nhầm thật thì phải xử lý ngoài hệ thống, dễ sinh tranh cãi tại quầy.
- Bật — xử được cho khách ngay, nhưng phải kèm quy tắc: ai được huỷ, huỷ phải ghi lý do, và chủ xem lại danh sách món huỷ mỗi tuần. Không có bước xem lại thì đây là lỗ hổng thất thoát.
Món hết giữa lúc khách đang gọi
Tình huống hay gặp không kém: khách gọi món vừa hết. Ordersys cho bếp báo hết món, và khi bếp báo thì hệ thống gửi thông báo tới thu ngân và nhân viên. Hệ thống cũng chặn theo số lượng còn lại, báo rõ món còn mấy phần.
Việc của quán là dùng nó cho đúng: bếp phải báo hết ngay lúc hết, không để cuối buổi mới báo. Một món hết mà không báo thì cả buổi khách gọi vào đó, nhân viên xin lỗi từng bàn.
Bốn câu phải trả lời trước khi dán mã
- Đơn QR có chờ xác nhận hay đi thẳng bếp? — và nếu chờ thì ai duyệt.
- Huỷ món sau khi bếp nhận: ai được huỷ? Nên giới hạn ở thu ngân hoặc quản lý, không phải ai cũng được.
- Huỷ có phải ghi lý do không? Nên có — đó là thứ duy nhất giúp anh phân biệt khách nhầm với nhân viên gian.
- Bao lâu xem lại danh sách món huỷ? Mỗi tuần một lần, năm phút. Số huỷ tăng bất thường ở một ca là tín hiệu cần hỏi.
Viết bốn câu trả lời này lên giấy dán ở quầy. Nhân viên mới đọc là biết làm, không phải đoán.
Đo xem có vấn đề không
Mỗi tuần xem hai con số: số món bị huỷ và tỉ lệ huỷ trên tổng đơn QR. Tuần đầu cao là bình thường. Nếu sau một tháng vẫn cao thì nguyên nhân thường không phải khách nhầm, mà là menu trên trang QR chưa rõ — thiếu ảnh, thiếu mô tả, tuỳ chọn khó hiểu. Sửa menu, đừng mắng khách.
Xem thêm: cần chuẩn bị gì ở quán và QR gọi món có phải tải app không.
Công tắc xác nhận đơn QR (chờ duyệt hay gửi thẳng bếp, chọn người duyệt), công tắc cho thu ngân sửa và huỷ đơn sau khi bếp xác nhận, bếp báo hết món kèm thông báo tới thu ngân và nhân viên, và chặn theo số lượng còn lại.
Ordersys has editions for restaurants and for retail stores: checkout, stock, reports and e-invoices, with on-site setup and training.
