Quán có hai, ba điểm thì gần như tháng nào cũng có chuyện mượn người: pha chế của điểm A sang điểm B làm ca tối vì B có người nghỉ, hoặc một quản lý chạy cả hai điểm. Lúc đó bốn câu hỏi rất đời thường nổi lên: buổi đó ai trả công, nhân viên chấm công ở đâu, cuối tháng gộp công thế nào, và làm sao để không ai được tính hai nơi cùng một lúc. Bài này trả lời từng câu theo cách quán ăn, quán cà phê, cửa hàng hai ba chi nhánh áp dụng được ngay, không cần thêm sổ sách.

Chốt trước bốn câu hỏi, đừng để đến ngày phát lương

Rắc rối khi điều người không nằm ở phần mềm mà ở chỗ chưa ai nói rõ quy tắc. Nhân viên làm ở B nhưng vẫn nghĩ mình là người của A, quản lý B tưởng A trả, A tưởng B trả, cuối tháng công đó không ở bảng nào hoặc ở cả hai bảng. Chốt bốn điều dưới đây một lần, in ra dán ở quầy, là xong phần lớn việc.

Câu đầu hay gây tranh cãi nhất khi hai chi nhánh thuộc hai người góp vốn khác nhau. Lúc đó tiền công buổi đó nên ghi là khoản điểm B "mượn" của điểm A, giống mượn nguyên liệu, và đối trừ cuối tháng. Chuỗi do một chủ thì chỉ cần báo cáo chi phí lương tách theo điểm là đủ.

Chấm ở điểm nào, công ghi về điểm đó

Cách đơn giản nhất và cũng ít sai nhất là mỗi chi nhánh một mã QR riêng. Nhân viên có một tài khoản duy nhất, hôm nay đứng ca ở B thì quét mã của B, phần mềm tự ghi ca này ở B mà không cần ai nhập tay. Bài chấm công bằng mã QR đã nói ba mức chống chấm hộ. Với nhiều chi nhánh, hai mức có ích nhất là mã đổi theo thời gian hiển thị trên màn hình ở quán và kèm vị trí lúc quét. Hai mức này chặn đúng tình huống hay gặp: nhân viên quét mã của A lúc sáng sớm rồi mới chạy sang B, hay nhờ bạn ở A quét hộ trong khi mình đang trên đường.

Với người chạy hai điểm trong cùng một ngày, ca sáng ở A và ca chiều ở B, cần chấm đủ bốn lần: vào A, ra A, vào B, ra B. Thiếu lần ra A là phần mềm không biết ca sáng dài bao nhiêu, và đây là lỗi hay gặp nhất vì người ta vội đi cho kịp ca sau. Quản lý nên lọc các dòng chấm thiếu một chiều ngay cuối ngày thay vì dồn đến cuối tháng, giống cách dò ở bài bảng lương cuối tháng hay sai ở đâu.

Thời gian di chuyển giữa hai điểm có tính công hay không là chuyện quán tự quy định trong nội quy và nói rõ với nhân viên từ đầu. Dù chọn cách nào, hãy ghi nó thành một khoản riêng, là phụ cấp di chuyển theo buổi hoặc một số phút cố định cộng vào ca, chứ đừng để nhân viên tự chấm sớm cho bù. Chấm sớm cho bù làm bảng công mất giá trị, vì từ đó không ai còn phân biệt được giờ thật và giờ bù.

Xếp ca trước, gắn ca với chi nhánh

Chấm công chỉ có nghĩa khi so được với ca đã xếp. Nếu lịch tuần vẫn xếp theo người mà không ghi điểm, thì khi nhân viên của A quét mã ở B, phần mềm thấy một ca ngoài lịch và không biết đó là điều động hợp lệ hay chấm nhầm. Vì vậy mỗi ca trên lịch cần đủ ba thứ: ai, khung giờ nào, ở chi nhánh nào. Điều người sang điểm khác là sửa ca trên lịch, không nhắn miệng. Làm vậy quản lý ở điểm nhận thấy trước mình sẽ có thêm ai, và cảnh báo thiếu người theo ca của từng điểm mới đúng.

Ba quy tắc nhỏ giúp lịch không rối khi có người chạy nhiều điểm:

• Một người không được xếp hai ca chồng giờ ở hai điểm. Lịch mà cho phép xếp chồng thì cuối tháng sẽ có công đôi dù không ai cố ý.
• Ca điều động phải có người duyệt ở điểm nhận. Người đó xác nhận nhân viên có mặt thật, vì chi phí tính vào điểm mình.
• Đổi ca giữa hai nhân viên ở hai điểm khác nhau cũng phải qua lịch, như bài tính lương theo giờ, theo ca đã nhắc: đổi ca không ghi lại là nguồn sai lương phổ biến nhất.

Cuối tháng: một phiếu lương, chi phí chia về từng điểm

Nhân viên không cần biết công của mình được chia về đâu. Họ chỉ cần một phiếu lương có đủ số giờ hoặc số ca đã làm ở mọi điểm, tách giờ thường, giờ làm thêm, phụ cấp và khoản trừ. Việc chia về từng chi nhánh nằm ở báo cáo của chủ: tiền công các ca làm tại A tính cho A, tại B tính cho B. Có con số này mới so được chi phí lương trên doanh thu giữa các điểm, một trong năm chỉ số mà bài quản lý chuỗi nhiều cửa hàng khuyên theo dõi hằng tuần. Không tách thì điểm hay mượn người trông rẻ một cách giả tạo, còn điểm hay cho mượn gánh chi phí không phải của mình.

Hoa hồng theo doanh số đi theo cùng nguyên tắc: bán ở điểm nào thì hoa hồng tính từ đơn của điểm đó, cộng về cùng phiếu lương. Khi đã quen, bảng này còn trả lời được một câu hỏi lớn hơn: điểm nào thiếu người thật sự và nên tuyển, điểm nào chỉ cần xếp ca lại.

Phần mềm nhân sự làm phần việc lặp lại

Toàn bộ quy tắc trên làm bằng sổ cũng được nếu chỉ có hai điểm và vài người chạy qua lại, nhưng đến khi tháng nào cũng có điều động thì phần ghi chép lặp lại nên giao cho phần mềm. Phần mềm chấm công tính lương Ordersys cho xếp ca theo từng chi nhánh, nhân viên chấm công bằng mã QR tại điểm đang làm, hỗ trợ ca gãy và ca nửa ngày, theo dõi công và lương của nhân viên ở từng chi nhánh và cảnh báo thiếu người theo ca. Cuối tháng phần mềm tự tổng hợp công, cộng làm thêm giờ, trừ phạt đi muộn, cộng phụ cấp và hoa hồng từ đơn đã bán thành một bảng lương, chủ chỉ xem các dòng bất thường. Anh chị xem chi tiết tại trang phần mềm chấm công tính lương và dùng thử miễn phí 7 ngày.

Đọc thêm: mở chi nhánh thứ hai cần thay đổi gì · phân quyền nhân viên trên phần mềm bán hàng.