Quán có hai, ba điểm thì gần như tháng nào cũng có chuyện mượn người: pha chế của điểm A sang điểm B làm ca tối vì B có người nghỉ, hoặc một quản lý chạy cả hai điểm. Lúc đó bốn câu hỏi rất đời thường nổi lên: buổi đó ai trả công, nhân viên chấm công ở đâu, cuối tháng gộp công thế nào, và làm sao để không ai được tính hai nơi cùng một lúc. Bài này trả lời từng câu theo cách quán ăn, quán cà phê, cửa hàng hai ba chi nhánh áp dụng được ngay, không cần thêm sổ sách.
Chốt trước bốn câu hỏi, đừng để đến ngày phát lương
Rắc rối khi điều người không nằm ở phần mềm mà ở chỗ chưa ai nói rõ quy tắc. Nhân viên làm ở B nhưng vẫn nghĩ mình là người của A, quản lý B tưởng A trả, A tưởng B trả, cuối tháng công đó không ở bảng nào hoặc ở cả hai bảng. Chốt bốn điều dưới đây một lần, in ra dán ở quầy, là xong phần lớn việc.
| Câu hỏi | Cách chốt gọn |
|---|---|
| Buổi đó ai trả công? | Điểm nào dùng người thì chi phí lương buổi đó tính vào điểm đó. Mức lương theo giờ hay theo ca giữ nguyên như ở điểm gốc, trừ khi hai bên thoả thuận khác từ trước. |
| Chấm công ở đâu? | Ở điểm đang làm. Mỗi chi nhánh có mã QR riêng, nhân viên quét mã của điểm mình đứng ca hôm đó. |
| Cuối tháng gộp công thế nào? | Một người chỉ có một bảng công và một phiếu lương, cộng dồn ca ở mọi điểm. Phần chia chi phí về từng chi nhánh là việc của báo cáo, không phải việc của nhân viên. |
| Làm sao không chấm trùng? | Ca phải được xếp trước và gắn với chi nhánh. Chấm công ngoài ca đã xếp thì phần mềm báo để quản lý duyệt, không tự tính. |
Câu đầu hay gây tranh cãi nhất khi hai chi nhánh thuộc hai người góp vốn khác nhau. Lúc đó tiền công buổi đó nên ghi là khoản điểm B "mượn" của điểm A, giống mượn nguyên liệu, và đối trừ cuối tháng. Chuỗi do một chủ thì chỉ cần báo cáo chi phí lương tách theo điểm là đủ.
Chấm ở điểm nào, công ghi về điểm đó
Cách đơn giản nhất và cũng ít sai nhất là mỗi chi nhánh một mã QR riêng. Nhân viên có một tài khoản duy nhất, hôm nay đứng ca ở B thì quét mã của B, phần mềm tự ghi ca này ở B mà không cần ai nhập tay. Bài chấm công bằng mã QR đã nói ba mức chống chấm hộ. Với nhiều chi nhánh, hai mức có ích nhất là mã đổi theo thời gian hiển thị trên màn hình ở quán và kèm vị trí lúc quét. Hai mức này chặn đúng tình huống hay gặp: nhân viên quét mã của A lúc sáng sớm rồi mới chạy sang B, hay nhờ bạn ở A quét hộ trong khi mình đang trên đường.
Với người chạy hai điểm trong cùng một ngày, ca sáng ở A và ca chiều ở B, cần chấm đủ bốn lần: vào A, ra A, vào B, ra B. Thiếu lần ra A là phần mềm không biết ca sáng dài bao nhiêu, và đây là lỗi hay gặp nhất vì người ta vội đi cho kịp ca sau. Quản lý nên lọc các dòng chấm thiếu một chiều ngay cuối ngày thay vì dồn đến cuối tháng, giống cách dò ở bài bảng lương cuối tháng hay sai ở đâu.
Thời gian di chuyển giữa hai điểm có tính công hay không là chuyện quán tự quy định trong nội quy và nói rõ với nhân viên từ đầu. Dù chọn cách nào, hãy ghi nó thành một khoản riêng, là phụ cấp di chuyển theo buổi hoặc một số phút cố định cộng vào ca, chứ đừng để nhân viên tự chấm sớm cho bù. Chấm sớm cho bù làm bảng công mất giá trị, vì từ đó không ai còn phân biệt được giờ thật và giờ bù.
Xếp ca trước, gắn ca với chi nhánh
Chấm công chỉ có nghĩa khi so được với ca đã xếp. Nếu lịch tuần vẫn xếp theo người mà không ghi điểm, thì khi nhân viên của A quét mã ở B, phần mềm thấy một ca ngoài lịch và không biết đó là điều động hợp lệ hay chấm nhầm. Vì vậy mỗi ca trên lịch cần đủ ba thứ: ai, khung giờ nào, ở chi nhánh nào. Điều người sang điểm khác là sửa ca trên lịch, không nhắn miệng. Làm vậy quản lý ở điểm nhận thấy trước mình sẽ có thêm ai, và cảnh báo thiếu người theo ca của từng điểm mới đúng.
Ba quy tắc nhỏ giúp lịch không rối khi có người chạy nhiều điểm:
- Một người không được xếp hai ca chồng giờ ở hai điểm. Lịch mà cho phép xếp chồng thì cuối tháng sẽ có công đôi dù không ai cố ý.
- Ca điều động phải có người duyệt ở điểm nhận. Người đó xác nhận nhân viên có mặt thật, vì chi phí tính vào điểm mình.
- Đổi ca giữa hai nhân viên ở hai điểm khác nhau cũng phải qua lịch, như bài tính lương theo giờ, theo ca đã nhắc: đổi ca không ghi lại là nguồn sai lương phổ biến nhất.
Cuối tháng: một phiếu lương, chi phí chia về từng điểm
Nhân viên không cần biết công của mình được chia về đâu. Họ chỉ cần một phiếu lương có đủ số giờ hoặc số ca đã làm ở mọi điểm, tách giờ thường, giờ làm thêm, phụ cấp và khoản trừ. Việc chia về từng chi nhánh nằm ở báo cáo của chủ: tiền công các ca làm tại A tính cho A, tại B tính cho B. Có con số này mới so được chi phí lương trên doanh thu giữa các điểm, một trong năm chỉ số mà bài quản lý chuỗi nhiều cửa hàng khuyên theo dõi hằng tuần. Không tách thì điểm hay mượn người trông rẻ một cách giả tạo, còn điểm hay cho mượn gánh chi phí không phải của mình.
Hoa hồng theo doanh số đi theo cùng nguyên tắc: bán ở điểm nào thì hoa hồng tính từ đơn của điểm đó, cộng về cùng phiếu lương. Khi đã quen, bảng này còn trả lời được một câu hỏi lớn hơn: điểm nào thiếu người thật sự và nên tuyển, điểm nào chỉ cần xếp ca lại.
Phần mềm nhân sự làm phần việc lặp lại
Toàn bộ quy tắc trên làm bằng sổ cũng được nếu chỉ có hai điểm và vài người chạy qua lại, nhưng đến khi tháng nào cũng có điều động thì phần ghi chép lặp lại nên giao cho phần mềm. Phần mềm chấm công tính lương Ordersys cho xếp ca theo từng chi nhánh, nhân viên chấm công bằng mã QR tại điểm đang làm, hỗ trợ ca gãy và ca nửa ngày, theo dõi công và lương của nhân viên ở từng chi nhánh và cảnh báo thiếu người theo ca. Cuối tháng phần mềm tự tổng hợp công, cộng làm thêm giờ, trừ phạt đi muộn, cộng phụ cấp và hoa hồng từ đơn đã bán thành một bảng lương, chủ chỉ xem các dòng bất thường. Anh chị xem chi tiết tại trang phần mềm chấm công tính lương và dùng thử miễn phí 7 ngày.
Đọc thêm: mở chi nhánh thứ hai cần thay đổi gì · phân quyền nhân viên trên phần mềm bán hàng.
Chấm công bằng điện thoại, tự tính lương theo ca, phụ cấp, tăng ca và xuất bảng lương mỗi tháng.
Các tin tức khác
Nhân viên nghỉ việc: thu hồi tài khoản và bàn giao những gì
Bốn việc theo đúng thứ tự khi nhân viên quán ăn, quán cà phê, cửa hàng nghỉ việc: tắt tài khoản phần mềm ngay ca làm cuối và đổi mật khẩu dùng chung, bàn giao ca và tiền quỹ có hai chữ ký, kiểm dữ liệu khách để số khách quen không đi theo điện thoại cá nhân, rồi chốt kỳ lương cuối trả đủ và sớm, kèm bảng kiểm bàn giao tám dòng.
Phụ cấp, thưởng và phạt: đưa vào bảng lương thế nào cho rõ
Cách tách phụ cấp, thưởng và khoản trừ thành từng dòng rõ ràng trên phiếu lương của quán ăn, quán cà phê, cửa hàng: phụ cấp theo ngày hay theo tháng viết ra trước, thưởng đặt điều kiện đo được và thưởng chuyên cần thay cho phạt đi trễ, chỉ trừ khoản có căn cứ, nhân viên tự xem được phiếu lương.
Bảng lương cuối tháng hay sai ở đâu: năm chỗ cần dò
Năm chỗ bảng lương của quán ăn, quán cà phê, cửa hàng hay sai: số công không khớp ca thật, quên phụ cấp hoặc tính sai theo ngày, nhầm giờ đêm và làm thêm, hoa hồng lệch kỳ hoặc sai người, tạm ứng chưa trừ hoặc trừ hai lần; kèm bảng dò mười phút trước khi phát lương.
Ưu đãi sinh nhật khách nên là gì, nhắc trước mấy ngày
Lấy tháng sinh lúc tích điểm; quà theo ngành (cà phê, quán ăn, bán lẻ, bida, spa) theo nguyên tắc khách đến quán mới dùng được và quán chỉ mất giá vốn; lịch gửi từ 7 ngày trước tới 7 ngày sau; tránh tặng thứ khách không dùng; bốn con số để đo khách quay lại.
Voucher và mã giảm giá: phát thế nào để không lỗ
Bốn việc cần chốt trước khi in voucher: mức giảm theo biên lãi gộp (bảng phải bán thêm bao nhiêu), ba điều kiện hạn dùng, mức chi tối thiểu, phạm vi; chặn dùng lại và chặn giảm tay; phát cho nhóm nào; mỗi đợt một mã riêng và bốn con số để đo.
Phân nhóm khách của quán: chia theo gì cho dễ dùng
Chia khách theo hai thứ đo được từ hoá đơn: bao lâu ghé một lần và bao nhiêu tiền. Ba nhóm đủ dùng cho quán nhỏ: khách mới, khách quen, khách ngủ quên, mỗi nhóm một cách đối xử; khi nào thêm nhóm khách chi nhiều; bốn lỗi hay gặp và ba con số đo mỗi tháng.
Xin số điện thoại khách lúc thanh toán: nói thế nào để khách cho
Danh sách khách trống không phải vì phần mềm mà vì cách hỏi ở quầy. Bốn bước nói trong mười giây: báo tổng tiền, nêu lợi ích rồi mới xin số, nói rõ dùng để làm gì, gõ thẳng vào hoá đơn hoặc nhận lời từ chối nhẹ nhàng; thứ đừng làm, lưu vào đâu, đo tỷ lệ khách cho số theo ca.
Chọn thiết bị bán hàng cho quán mới mở ngân sách thấp
Quán ít vốn mở cửa bằng thứ đang có trong nhà, chỉ mua cái thiếu thật sự rồi sắm thêm theo ba đợt khi đã có khách và có số liệu. Tận dụng điện thoại, máy tính bảng, laptop cũ; tối thiểu cho từng loại quán; thứ chưa cần mua ngay và chỗ nào đừng tiết kiệm.
Mở quán trà sữa: nhượng quyền hay tự làm thương hiệu
Mua nhượng quyền là mua thời gian và tên tuổi, tự làm là giữ quyền quyết định và phần tiền không phải chia. Bảng so sánh bảy tiêu chí, bốn câu tự trả lời trước khi chọn, năm điều phải hỏi rõ trước khi ký nhượng quyền và ba việc phải xong trước ngày mở nếu tự làm.
