Salon tóc cao cấp khác salon bình thường ở một chỗ rất đơn giản: khách không đặt lịch với salon, khách đặt lịch với một người cụ thể. Gọi điện tới là "chị còn lịch của anh T. chiều mai không", chứ không phải "chiều mai salon còn chỗ không". Cách xếp lịch theo ghế và thời lượng dịch vụ đã nói riêng ở xếp lịch salon tóc theo ghế và thời lượng dịch vụ — bài này chỉ bàn phần phát sinh thêm khi khách chỉ định người làm và dịch vụ kéo dài vài tiếng.

Khách chỉ định stylist: xử lý khi người đó kín lịch

Đây là tình huống xảy ra hằng ngày ở salon cao cấp, và cách lễ tân trả lời quyết định việc khách có quay lại hay không. Đừng để lễ tân tự ứng biến, hãy chốt sẵn thứ tự ba bước:

• Mở lịch của chính stylist đó trước. Đề xuất khung giờ khác trong tuần của đúng người khách muốn. Phần lớn khách chịu dời ngày hơn là chịu đổi người.
• Ghi vào danh sách chờ. Có khách huỷ thì gọi lại theo thứ tự. Danh sách chờ để trong đầu lễ tân là coi như không có.
• Chỉ gợi ý người khác khi khách hỏi, và gợi ý người cùng bậc tay nghề, kèm câu nói rõ giá sẽ khác.

Muốn làm được ba bước này thì hồ sơ khách phải ghi rõ khách thuộc stylist nào. Khi người làm cũ nghỉ, salon mới biết phải chủ động liên hệ những ai thay vì mất khách trong im lặng.

Giá khác nhau theo tay nghề: đặt vào bảng giá, đừng nhẩm

Salon cao cấp hầu như luôn có nhiều mức giá cho cùng một dịch vụ. Cách gọn nhất là mỗi bậc tay nghề là một dòng riêng trong bảng giá dịch vụ, chọn đúng dòng khi tạo phiếu — không để thu ngân nhẩm thêm bớt lúc tính tiền.

Hoa hồng cũng nên cài theo từng dòng dịch vụ chứ không áp một tỉ lệ chung, vì bậc cao thường ăn tỉ lệ khác. Trên Ordersys, hoa hồng đặt theo dịch vụ, theo doanh số hoặc theo giờ, và phần của thợ phụ gội tách riêng ngay trên cùng một hoá đơn. Các công thức thường dùng có ở cách tính hoa hồng cho thợ nail, tóc, spa.

Dịch vụ dài 3–4 tiếng: một lịch hẹn bằng cả buổi ghế

Tẩy rồi nhuộm, uốn tạo kiểu, phục hồi tóc — mỗi lịch giữ ghế gần hết một buổi, khách không đến là mất trắng khoảng đó. Nhóm lịch này cần làm chặt hơn lịch cắt nhanh:

• Xếp dịch vụ dài vào đầu buổi, để chiều tối còn chỗ cho khách ghé nhanh.
• Gọi xác nhận trước một ngày, không chỉ dựa vào tin nhắn nhắc hẹn tự động.
• Nhận cọc cho khung giờ cao điểm và dịch vụ dài, ghi cọc vào phiếu để lúc tính tiền trừ vào tiền dịch vụ; nói rõ báo trước bao lâu thì hoàn cọc.
• Ghi lại khách từng hẹn mà không đến. Lỡ một lần là bình thường, nhiều lần mới nên yêu cầu cọc.

Giữ khách VIP không nên dựa vào trí nhớ của thợ

Khách quen ở salon cao cấp thường đi theo người làm chứ theo salon. Thứ níu khách lại phía salon là hồ sơ: lần trước pha màu gì, dùng hoá chất hãng nào, tóc có chỗ hư tổn nào, khách thích gội nước ấm hay mát, sợ mùi gì. Thợ có nghỉ thì người thay vẫn mở ra làm đúng được. Nên ghi những gì có ở lưu công thức màu nhuộm cho khách salon.

Thêm hai việc nhẹ mà hiệu quả: xếp hạng thành viên để biết ai nên ưu tiên khi lịch chật, và nhắc quay lại theo chu kỳ của chính khách — khách nhuộm thường vài tuần là phải dặm chân tóc, gọi đúng mốc đó thì khách nghe.

Ba số nên xem mỗi tuần

Ordersys làm phần nào

Tay nghề, phong cách và cách salon chăm khách là việc của salon. Phần phần mềm quản lý salon tóc Ordersys làm: lịch hẹn chặn theo cả ghế lẫn từng thợ nên không xếp chồng, khách đặt lịch online và được nhắc qua Zalo, bảng giá tách theo bậc tay nghề, hoa hồng cài riêng theo dịch vụ và tách phần thợ phụ, hồ sơ khách lưu lịch sử dịch vụ cùng công thức màu, hạng thành viên và nhắc khách quay lại, báo cáo doanh thu theo từng người. Muốn kiểm trước thì dùng thử miễn phí 7 ngày: nhập đúng bảng giá theo bậc rồi cho một stylist chạy thật một tuần.