Salon tóc cao cấp khác salon bình thường ở một chỗ rất đơn giản: khách không đặt lịch với salon, khách đặt lịch với một người cụ thể. Gọi điện tới là "chị còn lịch của anh T. chiều mai không", chứ không phải "chiều mai salon còn chỗ không". Cách xếp lịch theo ghế và thời lượng dịch vụ đã nói riêng ở xếp lịch salon tóc theo ghế và thời lượng dịch vụ — bài này chỉ bàn phần phát sinh thêm khi khách chỉ định người làm và dịch vụ kéo dài vài tiếng.
Khách chỉ định stylist: xử lý khi người đó kín lịch
Đây là tình huống xảy ra hằng ngày ở salon cao cấp, và cách lễ tân trả lời quyết định việc khách có quay lại hay không. Đừng để lễ tân tự ứng biến, hãy chốt sẵn thứ tự ba bước:
- Mở lịch của chính stylist đó trước. Đề xuất khung giờ khác trong tuần của đúng người khách muốn. Phần lớn khách chịu dời ngày hơn là chịu đổi người.
- Ghi vào danh sách chờ. Có khách huỷ thì gọi lại theo thứ tự. Danh sách chờ để trong đầu lễ tân là coi như không có.
- Chỉ gợi ý người khác khi khách hỏi, và gợi ý người cùng bậc tay nghề, kèm câu nói rõ giá sẽ khác.
Muốn làm được ba bước này thì hồ sơ khách phải ghi rõ khách thuộc stylist nào. Khi người làm cũ nghỉ, salon mới biết phải chủ động liên hệ những ai thay vì mất khách trong im lặng.
Giá khác nhau theo tay nghề: đặt vào bảng giá, đừng nhẩm
Salon cao cấp hầu như luôn có nhiều mức giá cho cùng một dịch vụ. Cách gọn nhất là mỗi bậc tay nghề là một dòng riêng trong bảng giá dịch vụ, chọn đúng dòng khi tạo phiếu — không để thu ngân nhẩm thêm bớt lúc tính tiền.
| Cách làm | Hệ quả |
| Một dòng "Cắt" rồi thu ngân tự cộng thêm phần stylist | Mỗi người cộng một kiểu; cuối tháng không biết doanh thu thật của từng bậc |
| Tách thành "Cắt — stylist chính", "Cắt — thợ" trong bảng giá | Phiếu nào cũng đúng giá, hoa hồng cài riêng cho từng dòng, báo cáo tách được |
Hoa hồng cũng nên cài theo từng dòng dịch vụ chứ không áp một tỉ lệ chung, vì bậc cao thường ăn tỉ lệ khác. Trên Ordersys, hoa hồng đặt theo dịch vụ, theo doanh số hoặc theo giờ, và phần của thợ phụ gội tách riêng ngay trên cùng một hoá đơn. Các công thức thường dùng có ở cách tính hoa hồng cho thợ nail, tóc, spa.
Dịch vụ dài 3–4 tiếng: một lịch hẹn bằng cả buổi ghế
Tẩy rồi nhuộm, uốn tạo kiểu, phục hồi tóc — mỗi lịch giữ ghế gần hết một buổi, khách không đến là mất trắng khoảng đó. Nhóm lịch này cần làm chặt hơn lịch cắt nhanh:
- Xếp dịch vụ dài vào đầu buổi, để chiều tối còn chỗ cho khách ghé nhanh.
- Gọi xác nhận trước một ngày, không chỉ dựa vào tin nhắn nhắc hẹn tự động.
- Nhận cọc cho khung giờ cao điểm và dịch vụ dài, ghi cọc vào phiếu để lúc tính tiền trừ vào tiền dịch vụ; nói rõ báo trước bao lâu thì hoàn cọc.
- Ghi lại khách từng hẹn mà không đến. Lỡ một lần là bình thường, nhiều lần mới nên yêu cầu cọc.
Giữ khách VIP không nên dựa vào trí nhớ của thợ
Khách quen ở salon cao cấp thường đi theo người làm chứ theo salon. Thứ níu khách lại phía salon là hồ sơ: lần trước pha màu gì, dùng hoá chất hãng nào, tóc có chỗ hư tổn nào, khách thích gội nước ấm hay mát, sợ mùi gì. Thợ có nghỉ thì người thay vẫn mở ra làm đúng được. Nên ghi những gì có ở lưu công thức màu nhuộm cho khách salon.
Thêm hai việc nhẹ mà hiệu quả: xếp hạng thành viên để biết ai nên ưu tiên khi lịch chật, và nhắc quay lại theo chu kỳ của chính khách — khách nhuộm thường vài tuần là phải dặm chân tóc, gọi đúng mốc đó thì khách nghe.
Ba số nên xem mỗi tuần
| Số liệu | Dùng để làm gì |
| Doanh thu theo từng stylist | Biết ai đang gánh salon, ai cần thêm khách |
| Tỉ lệ khách quay lại theo từng stylist | Thợ đông khách mới nhưng ít khách quay lại là dấu hiệu cần xem lại |
| Giờ ghế trống trong khung cao điểm | Chỗ còn bỏ sót, và là căn cứ để siết lịch dịch vụ dài |
Ordersys làm phần nào
Tay nghề, phong cách và cách salon chăm khách là việc của salon. Phần phần mềm quản lý salon tóc Ordersys làm: lịch hẹn chặn theo cả ghế lẫn từng thợ nên không xếp chồng, khách đặt lịch online và được nhắc qua Zalo, bảng giá tách theo bậc tay nghề, hoa hồng cài riêng theo dịch vụ và tách phần thợ phụ, hồ sơ khách lưu lịch sử dịch vụ cùng công thức màu, hạng thành viên và nhắc khách quay lại, báo cáo doanh thu theo từng người. Muốn kiểm trước thì dùng thử miễn phí 7 ngày: nhập đúng bảng giá theo bậc rồi cho một stylist chạy thật một tuần.
Quản lý lịch hẹn, liệu trình theo buổi, hồ sơ khách và hoa hồng kỹ thuật viên trên một phần mềm.
Các tin tức khác
Spa chăm sóc mẹ bầu, sau sinh: quản lý liệu trình dài ngày
Nhóm khách này khác khách thường ở chỗ liệu trình gắn với mốc thời gian không dời được: ô chống chỉ định phải hiện nổi bật trong hồ sơ, nên giữ đúng một kỹ thuật viên cho cả liệu trình, và vì khách dời buổi nhiều nên phải đặt buổi kế tiếp ngay tại quầy, nhắc hẹn và theo dõi buổi còn lại.
Tiệm nail mùa cuối năm: quản lý lịch dày và thợ thời vụ
Cận Tết ghế kín cả ngày và tiệm phải nhận thêm thợ thời vụ: ba việc nên chốt trước khi vào mùa — tài khoản riêng kèm giới hạn quyền cho thợ mới, bảng giá tách rõ phần làm thêm, và biết lúc nào ngừng nhận để lịch không trễ dây chuyền.
Quán ăn gia đình: menu đa dạng, phục vụ nhiều bàn cùng lúc
Một bàn nhiều thế hệ thì menu phải rộng: cách chia nhóm món theo kiểu khách gọi, ghi chú khẩu vị cho bếp, ghép và tách bàn cuối tuần đông, và cách cắt bớt món ít gọi mỗi tháng.
Quán cơm văn phòng: bán theo suất, nhận đặt trước theo nhóm
Ba nguồn đơn của quán cơm trưa và cách xử lý khác nhau, chốt số suất từ tối hôm trước, bốn thứ phải chốt khi nhận đơn công ty, và cách cắt bớt thao tác trong 90 phút cao điểm.
Phần mềm quản lý bida gồm những gì? Tính giờ, đèn bàn, ghi điểm, báo cáo
Phần mềm quản lý bida đúng nghĩa gồm năm phần: tính giờ từng bàn, bật tắt đèn bàn, ghi điểm tại bàn, gọi đồ vào bàn, và báo cáo chống thất thoát — tất cả trên một hệ thống.
Nhà hàng chay: quản lý thực đơn theo mùa và nguyên liệu tươi
Quán chay khó ở hai chỗ: nguyên liệu tươi hạn ngắn và khách lên xuống theo ngày rằm, mùng một. Chia thực đơn thành món trụ và món theo mùa, khai định lượng để nhập đúng lượng rau củ, tính giá vốn từng món để biết món nào thật sự lời.
Quán trà sữa nhiều topping: quản lý định lượng và giá thế nào
Topping làm doanh thu trà sữa tăng nhưng cũng dễ thất thoát nhất. Biến mỗi topping thành nút bấm để tính đủ tiền, định lượng từng loại để không hao, in tem ly để pha và giao đúng, tính giá vốn gồm topping để biết ly nào thật sự lời.
Pet cafe (cà phê thú cưng): quản lý gì khác quán thường
Pet cafe khác quán cà phê thường ở chỗ thu tiền ba nguồn: giờ chơi với thú, đồ uống, phụ kiện thú cưng. Phần mềm gom gọn trên một hoá đơn và tách rõ trong báo cáo để biết tiền đến từ đâu.
Quán cà phê nhượng quyền: quản lý tập trung nhiều chi nhánh thế nào
Thứ nào phải giống nhau giữa các điểm và thứ nào để chủ điểm tự quyết, cách giữ vị bằng định lượng thay vì dặn miệng, báo cáo tách theo từng điểm kèm phân quyền nhiều cấp, và ba việc nên làm ngay từ điểm thứ hai.
