Nhân viên nhận lương ít khi thắc mắc về lương cơ bản. Chỗ hay hỏi là ba khoản đi kèm: phụ cấp tháng này sao ít hơn tháng trước, thưởng tính theo gì, và khoản trừ kia là trừ vì cái gì. Ba khoản ấy nhỏ hơn lương chính nhưng gây nhiều cuộc nói chuyện khó nhất, vì chúng thường được cộng trừ trong đầu chủ quán rồi ghi thành một con số. Bài này đưa cách tách phụ cấp, thưởng và khoản trừ thành từng dòng rõ ràng trên phiếu lương, viết quy định trước khi áp dụng, và chỉ trừ những gì có căn cứ.
Vì sao gộp chung một con số là nguồn gốc cãi nhau
Bảng lương kiểu cũ thường có hai cột: lương và thực nhận. Ở giữa là mọi thứ gộp lại: phụ cấp ăn ca, xăng xe, thưởng doanh số, trừ đi trễ, trừ tạm ứng. Nhân viên chỉ thấy con số cuối cùng nhỏ hơn kỳ vọng và không biết nó nhỏ vì đâu. Chủ quán thì phải nhớ lại từng khoản để giải thích, mà cuối tháng ít ai nhớ đủ.
Nguyên tắc đơn giản: mỗi khoản là một dòng, mỗi dòng ghi rõ cách tính. "Phụ cấp ăn ca: 20 buổi" dễ kiểm hơn "phụ cấp: 600.000". "Thưởng chuyên cần: đủ công, không trễ" rõ hơn "thưởng tháng". Khi nhìn vào thấy ngay con số đến từ đâu, phần lớn câu hỏi tự biến mất trước khi được hỏi.
Phụ cấp: định rõ theo ngày hay theo tháng, viết ra trước
Phụ cấp ở quán ăn, quán cà phê, cửa hàng thường có vài loại: ăn ca, xăng xe, phụ cấp ca tối hoặc ca lễ, phụ cấp trách nhiệm cho người đứng ca trưởng. Với mỗi khoản cần trả lời một câu trước khi áp dụng: tính theo ngày làm thật hay theo tháng. Ăn ca và xăng xe hợp lý nhất là theo buổi đi làm. Phụ cấp trách nhiệm có thể theo tháng nhưng gắn với điều kiện, ví dụ đủ số công tối thiểu.
Quy định phụ cấp nên nằm trong văn bản mà nhân viên đọc được từ ngày nhận việc, kèm mức và cách tính. Bài nội quy lao động và kỷ luật cho quán đã nói về nội quy nói chung; phần phụ cấp và thưởng nên là một mục trong đó hoặc một bản phụ lục riêng. Quy định có sẵn thì tháng nào cũng áp một kiểu, nhân viên mới và cũ được tính như nhau, không phụ thuộc vào trí nhớ của người làm lương.
Lỗi hay gặp nhất là chép phụ cấp tháng trước sang tháng sau nguyên xi trong khi số công đã khác. Cách tránh là để phụ cấp theo ngày nhân thẳng với số công thật, không nhập tay. Chi tiết chỗ sai này và cách dò có ở bài bảng lương cuối tháng hay sai ở đâu.
Thưởng: đặt điều kiện đo được, và thưởng thay cho phạt
Thưởng chỉ có tác dụng khi nhân viên biết trước phải làm gì để được nhận. "Tháng này làm tốt thì thưởng" không ai biết thế nào là tốt. Điều kiện nên đo được bằng số mà cả hai bên cùng thấy: đủ công và không đi trễ quá hai lần trong tháng thì có thưởng chuyên cần; doanh số đơn mình bán đạt mức nào thì hoa hồng bao nhiêu phần trăm; ca tối không sai thu chi thì thêm một khoản cố định.
Thưởng chuyên cần còn giải quyết một việc khác: nó thay cho phạt đi trễ. Pháp luật lao động cấm phạt tiền hoặc cắt lương thay cho xử lý kỷ luật, nên "trễ một lần phạt năm chục" là sai dù nhân viên có đồng ý. Đặt thưởng chuyên cần thì người đi trễ tự mất thưởng, kết quả tương đương mà đúng luật, và không khí trong quán khác hẳn so với bị trừ tiền.
Với thưởng doanh số, cần chốt kỳ tính thưởng trùng kỳ công, trừ đơn huỷ và đơn trả trước khi nhân hệ số, và ghi rõ hoa hồng thuộc về người tạo đơn hay người thu tiền. Ba việc này quy định trước một lần thì cuối tháng không phải bàn lại.
Phạt và khoản trừ: chỉ trừ cái có căn cứ
Khoản trừ trên phiếu lương chỉ nên có ba loại. Thứ nhất là thời gian không làm việc: trễ ba mươi phút thì trừ ba mươi phút công, đó là tính đúng chứ không phải phạt. Thứ hai là tạm ứng đã nhận trong kỳ, ghi ngày và số tiền. Thứ ba là bồi thường thiệt hại khi làm hỏng, làm mất tài sản, nhưng phải theo trình tự và có mức trần khấu trừ hằng tháng, không trừ thẳng cả giá trị món đồ vào một kỳ lương.
Khoản nào không xếp được vào ba loại trên thì đừng trừ. "Phạt làm sai", "phạt không mặc đồng phục", "phạt khách phàn nàn" đều là phạt tiền thay cho kỷ luật. Việc đúng là ghi lại vi phạm ngay lúc xảy ra, có xác nhận, rồi xử lý theo hình thức kỷ luật trong nội quy. Nếu quán đang có những khoản trừ kiểu đó, hãy đưa vào nội quy dưới dạng điều kiện thưởng rồi áp dụng từ kỳ sau, thay vì tiếp tục trừ.
Mẫu phiếu lương tách từng khoản
| Dòng | Cách ghi | Căn cứ nhân viên tự kiểm |
|---|---|---|
| Lương cơ bản | Số công hoặc số giờ × đơn giá | Bảng chấm công từng ngày |
| Giờ làm thêm, giờ đêm | Số giờ × đơn giá × hệ số | Các ca có giờ ra sau 22h, ngày lễ |
| Phụ cấp | Mỗi loại một dòng: số buổi × mức | Quy định phụ cấp đã phổ biến |
| Thưởng, hoa hồng | Điều kiện đạt hay không; doanh số × tỷ lệ | Doanh số đơn đã bán trong kỳ |
| Khoản trừ | Thời gian không làm; tạm ứng ngày nào; bồi thường theo biên bản | Sổ tạm ứng, biên bản |
| Thực nhận | Tổng các dòng trên | Tự cộng lại được |
Phiếu lương tách như vậy dài hơn một dòng, nhưng mỗi con số đều chỉ ra được nó đến từ đâu. Công thức từng dòng và hệ số làm thêm giờ theo luật có ở bài cách tính lương theo giờ, theo ca.
Để nhân viên tự xem được phiếu lương của mình
Bước cuối là đừng để phiếu lương chỉ nằm trong file của chủ quán. Nhân viên xem được phiếu của mình trước ngày phát lương thì có gì sai họ hỏi sớm, chủ quán sửa trước khi chuyển tiền, và ngày phát lương không còn là ngày giải thích. Phần mềm nhân sự Ordersys làm sẵn việc này: bảng công lên từ dữ liệu chấm công bằng mã QR, lương tính theo giờ, theo ca hoặc theo tháng, tự cộng giờ làm thêm, cộng phụ cấp theo mức đã cài, cộng thưởng và khấu trừ thành từng dòng riêng, hoa hồng lấy thẳng từ đơn đã bán trên phần mềm bán hàng. Mỗi nhân viên có phiếu lương riêng để tự xem. Anh chị xem chi tiết tại trang phần mềm chấm công tính lương và dùng thử miễn phí 7 ngày.
Đọc thêm: nội quy lao động và kỷ luật cho quán: phạt tiền là vi phạm · bảng lương cuối tháng hay sai ở đâu: năm chỗ cần dò.
Chấm công bằng điện thoại, tự tính lương theo ca, phụ cấp, tăng ca và xuất bảng lương mỗi tháng.
Các tin tức khác
Bảng lương cuối tháng hay sai ở đâu: năm chỗ cần dò
Năm chỗ bảng lương của quán ăn, quán cà phê, cửa hàng hay sai: số công không khớp ca thật, quên phụ cấp hoặc tính sai theo ngày, nhầm giờ đêm và làm thêm, hoa hồng lệch kỳ hoặc sai người, tạm ứng chưa trừ hoặc trừ hai lần; kèm bảng dò mười phút trước khi phát lương.
Ưu đãi sinh nhật khách nên là gì, nhắc trước mấy ngày
Lấy tháng sinh lúc tích điểm; quà theo ngành (cà phê, quán ăn, bán lẻ, bida, spa) theo nguyên tắc khách đến quán mới dùng được và quán chỉ mất giá vốn; lịch gửi từ 7 ngày trước tới 7 ngày sau; tránh tặng thứ khách không dùng; bốn con số để đo khách quay lại.
Voucher và mã giảm giá: phát thế nào để không lỗ
Bốn việc cần chốt trước khi in voucher: mức giảm theo biên lãi gộp (bảng phải bán thêm bao nhiêu), ba điều kiện hạn dùng, mức chi tối thiểu, phạm vi; chặn dùng lại và chặn giảm tay; phát cho nhóm nào; mỗi đợt một mã riêng và bốn con số để đo.
Phân nhóm khách của quán: chia theo gì cho dễ dùng
Chia khách theo hai thứ đo được từ hoá đơn: bao lâu ghé một lần và bao nhiêu tiền. Ba nhóm đủ dùng cho quán nhỏ: khách mới, khách quen, khách ngủ quên, mỗi nhóm một cách đối xử; khi nào thêm nhóm khách chi nhiều; bốn lỗi hay gặp và ba con số đo mỗi tháng.
Xin số điện thoại khách lúc thanh toán: nói thế nào để khách cho
Danh sách khách trống không phải vì phần mềm mà vì cách hỏi ở quầy. Bốn bước nói trong mười giây: báo tổng tiền, nêu lợi ích rồi mới xin số, nói rõ dùng để làm gì, gõ thẳng vào hoá đơn hoặc nhận lời từ chối nhẹ nhàng; thứ đừng làm, lưu vào đâu, đo tỷ lệ khách cho số theo ca.
Chọn thiết bị bán hàng cho quán mới mở ngân sách thấp
Quán ít vốn mở cửa bằng thứ đang có trong nhà, chỉ mua cái thiếu thật sự rồi sắm thêm theo ba đợt khi đã có khách và có số liệu. Tận dụng điện thoại, máy tính bảng, laptop cũ; tối thiểu cho từng loại quán; thứ chưa cần mua ngay và chỗ nào đừng tiết kiệm.
Mở quán trà sữa: nhượng quyền hay tự làm thương hiệu
Mua nhượng quyền là mua thời gian và tên tuổi, tự làm là giữ quyền quyết định và phần tiền không phải chia. Bảng so sánh bảy tiêu chí, bốn câu tự trả lời trước khi chọn, năm điều phải hỏi rõ trước khi ký nhượng quyền và ba việc phải xong trước ngày mở nếu tự làm.
Quán bida tổ chức giải đấu nội bộ: quản lý thế nào cho hút khách
Giải nội bộ 16–32 cơ thủ vào tối vắng giữa tuần: đăng ký theo số điện thoại và chốt sớm, dành 2–3 bàn có lịch rõ, ghi điểm bằng bảng điểm tại bàn phát lên màn hình lớn, tặng giờ vào khung vắng, rồi đọc ba con số doanh thu ngay tối đó.
Quán bida kết hợp cà phê: quản lý chung hai nguồn thu
Cà phê sáng và bida tối là hai nhịp khác nhau trên cùng một mặt bằng: tách báo cáo theo khung giờ, quy ước cho khách chỉ uống không chơi, một nhóm nhân viên chạy cả hai mảng và giá theo khung giờ để kéo khách chéo.
