Gói chăm sóc da bán theo buổi thì dễ, nhưng giữ cho khách đi đủ buổi và thấy được da mình thay đổi mới là phần khó. Khách quên lịch, kỹ thuật viên đổi người giữa chừng, đến buổi thứ sáu không ai nhớ lúc đầu da khách thế nào. Bài này nói về phần quản lý của gói định kỳ — hồ sơ, ảnh, giãn cách và nhắc lịch — chứ không bàn chuyên môn da, phần đó thuộc về kỹ thuật viên và bác sĩ của spa.
Gói định kỳ khác buổi lẻ ở chỗ nào
| Khách làm buổi lẻ | Khách mua gói định kỳ | |
|---|---|---|
| Số lần gặp | 1 lần, có thể không quay lại | 5–10 buổi trong vài tháng |
| Thứ cần nhớ | Dịch vụ đã làm | Tình trạng ban đầu, dị ứng, sản phẩm đã dùng, buổi đã làm tới đâu |
| Rủi ro lớn nhất | Không quay lại | Bỏ dở giữa chừng, đổi KTV mất mạch |
| Tiền | Thu xong là xong | Thu trước, việc trả dần theo buổi |
Buổi đầu: hồ sơ phải ghi những gì
Buổi đầu là buổi duy nhất khách còn kiên nhẫn ngồi trả lời. Ghi đủ ở đây thì năm buổi sau không ai phải hỏi lại:
- Tình trạng ban đầu — mô tả bằng chữ của kỹ thuật viên, kèm ảnh.
- Dị ứng và chống chỉ định — thành phần khách từng phản ứng, thuốc đang dùng, đang mang thai hay không. Đây là ô quan trọng nhất trong hồ sơ, và là lý do không nên để hồ sơ nằm trong đầu một người.
- Sản phẩm khách đang dùng ở nhà — để tránh chồng hoạt chất.
- Mong muốn của khách — ghi nguyên văn. Buổi cuối đọc lại câu này là biết nên nói gì với khách.
Trên Ordersys, mỗi khách có một hồ sơ riêng lưu đúng những mục này, mở ra xem được ngay tại phòng.
Ảnh trước – sau: chụp sao cho so sánh được
Ảnh chỉ có giá trị khi hai tấm chụp cùng điều kiện. Quy ước một lần rồi dán lên tường phòng chụp:
- Cùng một chỗ đứng, cùng nguồn sáng, không bật đèn trang trí màu.
- Khách không trang điểm, buộc tóc gọn, cùng góc mặt (thẳng – trái – phải).
- Chụp trước khi làm ở mỗi buổi, không chỉ buổi đầu và buổi cuối.
- Lưu ảnh vào hồ sơ của khách theo từng buổi, không để trong máy điện thoại cá nhân của kỹ thuật viên — người nghỉ việc là mất.
Ảnh từng buổi gắn vào hồ sơ cũng là cách trả lời gọn nhất khi khách hỏi "làm mấy buổi rồi mà em thấy chưa khác gì".
Giãn cách buổi và nhắc lịch
Khoảng cách giữa các buổi do chuyên môn của spa quyết định, không phải do phần mềm. Việc của phần mềm là giữ đúng cái đã quyết:
- Đặt luôn buổi kế tiếp khi khách còn ở quầy, đừng để "lát nữa em nhắn". Lịch xếp theo phòng và theo kỹ thuật viên, trùng giờ là hệ thống báo.
- Nhắc trước giờ hẹn qua Zalo để giảm khách quên. Khách quên hẹn vừa trống giường vừa kéo dài liệu trình — xem thêm khách đặt lịch spa rồi không đến: mất bao nhiêu và cách giảm.
- Khách quá hạn chưa quay lại thì lọc ra gọi, đừng chờ khách tự nhớ. Hệ thống nhắc tái khám và báo khi gói sắp hết.
Khi đổi kỹ thuật viên giữa liệu trình
Đây là lúc hồ sơ trả công cho việc ghi chép. Người tiếp nhận mở hồ sơ là thấy: khách đang ở buổi mấy, buổi trước làm gì, da phản ứng ra sao, dị ứng gì, ảnh các buổi. Khách không phải kể lại từ đầu — và không phải kể lại chính là thứ khách nhớ về spa của bạn.
Còn phần tiền
Gói thu trước nên tiền vào két không có nghĩa là đã làm xong việc. Buổi chưa làm là khoản còn nợ khách. Cách tách hai con số này xem ở quản lý gói liệu trình spa: buổi còn lại và doanh thu chưa thực hiện.
Ordersys làm phần nào
Phần chuyên môn và quy ước chụp ảnh là việc của spa. Phần Ordersys làm: hồ sơ từng khách kèm ảnh trước – sau mỗi buổi, ghi chú dị ứng và sản phẩm đã dùng, bán gói 5 – 10 – 20 buổi và trừ buổi ngay tại phòng, lịch hẹn theo phòng và giường, nhắc hẹn tự động, nhắc tái khám khi gói sắp hết, hoa hồng kỹ thuật viên tính theo buổi đã làm. Xem đầy đủ ở phần mềm quản lý spa. Muốn thử trước thì dùng thử miễn phí 7 ngày, đưa vài khách gói thật vào chạy rồi hãy quyết.
Quản lý lịch hẹn, liệu trình theo buổi, hồ sơ khách và hoa hồng kỹ thuật viên trên một phần mềm.
Các tin tức khác
Cửa hàng mẹ và bé: quản lý hàng theo lô, hạn dùng và tư vấn theo tháng tuổi
Shop mẹ và bé bán hàng nhạy cảm về hạn dùng và đúng độ tuổi. Quản lý theo lô + ngày hết hạn (bán lô cũ trước, cảnh báo sắp hết), tồn theo size/mẫu, và lưu hồ sơ khách để tư vấn đúng theo tháng tuổi của bé.
Tiệm tóc nam (barber): quản lý thợ, lịch hẹn khách vãng lai và hoa hồng
Tiệm barber sống bằng khách vãng lai và giờ tối đông. Ba việc khó nhất là xếp thợ cho công bằng, giữ hàng chờ không rối và tính hoa hồng theo lượt minh bạch từng ngày — bài này đi từng việc và chỉ ra phần nào nên giao cho phần mềm.
Quán lẩu nướng: quản lý món gọi thẳng xuống bếp và tính tiền theo bàn
Quán lẩu nướng khách gọi thêm nhiều lần trong một bữa, đồ ra từ nhiều khu bếp. Phần mềm gom mọi lượt gọi vào đúng bàn, chia phiếu đúng khu nướng/lẩu/bar và tính tiền gọn theo bàn — nhân viên đỡ chạy, đỡ sót món.
Phần mềm quản lý quán ăn nhỏ: bắt đầu từ đâu cho gọn
Quán càng nhỏ, một người làm nhiều việc thì càng cần máy lo phần tính tiền và ghi chép. Ba việc nên làm trước: tính tiền in bill, in phiếu bếp, báo cáo cuối ngày — và chọn phần mềm lớn lên được cùng quán, tránh ôm tính năng thừa.
Chống thất thoát bia nước quán karaoke ca đêm bằng phần mềm
Tiền giờ hát có đồng hồ nên ít mất, chỗ hụt của quán karaoke là bia nước bán vào phòng lúc ca đêm. Bài này chỉ cách khai kho để mỗi lon bia bán ra tự trừ kho theo phòng, tách tài khoản và quyền huỷ, giảm giá cho từng nhân viên, và kết ca đối chiếu ba con số tiền mặt, chuyển khoản, tồn bia ngay trong đêm.
Phần mềm quản lý nhà hàng cần những gì: sơ đồ bàn, bếp, kho, báo cáo
Nhà hàng không cần bảng tính năng dài cả trang, mà cần bốn khâu chạy trơn mỗi ngày: sơ đồ bàn gộp tách chuyển, phiếu bếp tách theo khu, định lượng trừ kho và báo cáo theo ca. Bài này nói rõ phần mềm phải làm được gì ở từng khâu để chủ quán đối chiếu khi xem demo.
Đèn bàn bida tự bật tắt theo phiên chơi: giảm chi phí nhân viên và điện
Bật tắt đèn bàn bằng tay tốn cả tiền điện lẫn tiền công người đi lại trông bàn. Khi đèn nối phần mềm, mở bàn là đèn tự sáng và tính giờ, đóng bàn là tự tắt — một thu ngân quản được nhiều bàn hơn, minh bạch giờ chơi.
Phần mềm tính tiền quán cafe: chọn thế nào cho đúng, cần tính năng gì
Chọn phần mềm tính tiền quán cafe không nên nhìn bảng tính năng dài, mà thử đúng năm việc quán làm hàng ngày: bấm một ly đủ size, đường, đá, topping bằng nút; in tem dán ly; QR chuyển khoản đúng số tiền; định lượng trừ kho; xem giá vốn từng ly. Bài này chỉ cách thử từng việc và những thứ chưa cần vội khi quán mới mở.
Phần mềm order quán ăn: gọi món tại bàn chuyển thẳng xuống bếp
Quán ăn mất tiền ở tờ giấy order: bếp đọc nhầm, khách đổi món bếp không biết, thu ngân cộng tay. Bài này chỉ cách phục vụ gọi món tại bàn trên điện thoại, phiếu chạy thẳng xuống bếp theo từng khu, sơ đồ bàn gộp tách chuyển, thiết bị tối thiểu và ba quy tắc để nhân viên không quay lại ghi giấy.
