Gói liệu trình là nguồn thu lớn nhất của phần lớn spa: khách trả trước 5, 10, 20 buổi, spa có tiền ngay và có khách quay lại đều. Nhưng gói cũng là chỗ sổ sách spa rối nhất, vì tiền vào một lần mà việc làm rải ra nhiều tháng. Bài này nói về hai con số spa phải theo dõi riêng, và cách làm dù ghi sổ hay dùng phần mềm.
Hai con số phải tách ra
Tiền đã thu là số tiền vào két khi khách mua gói. Doanh thu đã thực hiện là giá trị các buổi đã làm. Ví dụ: gói trị mụn 10 buổi giá 5 triệu, khách đã làm 4 buổi. Tiền đã thu là 5 triệu; doanh thu đã thực hiện là 2 triệu; spa còn nợ khách 6 buổi tương đương 3 triệu.
Ba triệu đó là công thợ và vật tư spa sẽ phải bỏ ra trong những tháng tới. Nếu tháng này chi hết 5 triệu vì thấy "có lãi", tháng sau khách quay lại làm 6 buổi còn lại thì spa làm không công.
Ví dụ một tháng nhìn hai cách
| Tháng 7 | Tháng 8 | |
|---|---|---|
| Gói bán được | 20 gói × 5 triệu = 100 triệu | 6 gói × 5 triệu = 30 triệu |
| Buổi đã làm (cả gói cũ và mới) | 90 buổi × 500 nghìn = 45 triệu | 150 buổi × 500 nghìn = 75 triệu |
| Nhìn theo tiền thu | Tháng rất tốt | Tháng tệ |
| Nhìn theo buổi đã làm | Bình thường | Tháng bận nhất, lãi thật |
Cùng một spa, hai cách nhìn cho hai kết luận ngược nhau. Chủ spa quyết định chạy khuyến mãi, tuyển thêm thợ hay cắt chi phí dựa trên cách nhìn thứ nhất sẽ quyết định sai.
Theo dõi buổi còn lại: ghi sổ được đến đâu
Spa nhỏ thường có một cuốn sổ hoặc file Excel: mỗi khách một dòng, mỗi buổi gạch một ô. Cách này chạy được khi dưới 30 khách đang có gói. Vượt con số đó bắt đầu có ba vấn đề:
- Kỹ thuật viên làm xong trong phòng, ra quầy thì lễ tân bận, quên gạch. Vài lần như vậy số trên sổ nhiều hơn số thật.
- Khách hỏi "em còn mấy buổi" phải lật sổ tìm, và khi khách nhớ khác thì không có gì để đối chiếu ngoài chữ viết tay.
- Không tính được tổng buổi còn nợ toàn spa — con số cần nhất để biết tháng tới cần bao nhiêu thợ, bao nhiêu vật tư.
Cách làm với phần mềm
Việc cốt lõi chỉ có một: trừ buổi ngay lúc làm xong, tại phòng, do chính kỹ thuật viên bấm. Khi có bản ghi đó, mọi thứ còn lại tự ra: khách còn mấy buổi, ai làm buổi nào, doanh thu đã thực hiện tháng này, và tổng buổi spa còn nợ.
Phần mềm nên có thêm ba thứ: cảnh báo khách còn 1–2 buổi để bán gói mới; danh sách khách còn buổi mà lâu chưa quay lại để nhắc; và báo cáo tách rõ tiền đã thu, doanh thu đã thực hiện, giá trị còn nợ khách. Phần mềm quản lý spa Ordersys làm đúng ba việc này, kỹ thuật viên trừ buổi trên điện thoại ngay trong phòng.
Một lưu ý về hoá đơn điện tử
Với gói trả trước, thời điểm lập hoá đơn tính từ lúc nhận tiền, không phải lúc làm xong buổi cuối. Spa bán nhiều gói vì vậy chạm ngưỡng 1 tỷ đồng doanh thu một năm sớm hơn chủ tưởng, và thuộc diện phải xuất hoá đơn điện tử từ máy tính tiền theo Nghị định 70/2025. Tra thử spa mình có thuộc diện không mất 30 giây.
Đọc thêm
Quản lý lịch hẹn, liệu trình theo buổi, hồ sơ khách và hoa hồng kỹ thuật viên trên một phần mềm.
Các tin tức khác
Quán bida kết hợp cà phê: quản lý chung hai nguồn thu
Cà phê sáng và bida tối là hai nhịp khác nhau trên cùng một mặt bằng: tách báo cáo theo khung giờ, quy ước cho khách chỉ uống không chơi, một nhóm nhân viên chạy cả hai mảng và giá theo khung giờ để kéo khách chéo.
Khách gọi sai món qua QR: xác nhận và huỷ thế nào cho không thất thoát
Công tắc xác nhận đơn QR (chờ duyệt hay xuống bếp ngay), huỷ món sau khi bếp đã nhận, bếp báo hết món, và bốn câu quán phải trả lời trước khi dán mã.
QR gọi món có phải tải app không? Giải đáp đúng chỗ khách lo
Khách quét mã là vào trang web ngay, không cài đặt, không đăng ký. Bảng so sánh trang web QR và app tải về, vì sao vẫn cần mạng, và câu nhân viên nên nói để khách chịu quét.
Bán hàng theo cân: nối cân điện tử với phần mềm thế nào
Ba cách bán hàng cân và cách nào nhanh nhất, hai kiểu nối cân (cân tại quầy và cân in tem mã vạch ở khu hàng), bốn thứ phải chuẩn bị trước khi nối, và cách quản kho hàng cân theo ký.
Cửa hàng tạp hoá bán sỉ lẫn lẻ: quản lý công nợ và giá theo khách
Khách lẻ và mối lấy sỉ khác nhau ở đâu, cách khai một mã hàng nhiều đơn vị tính để bán thùng vẫn trừ đúng kho, chốt giá theo nhóm thay vì nhớ từng người, và ba việc phải làm với công nợ.
Cửa hàng điện thoại, phụ kiện: quản lý IMEI và bảo hành
Một cửa hàng điện thoại bán hai loại hàng rất khác nhau trên cùng một quầy: máy thì mỗi chiếc một IMEI, phụ kiện thì hàng trăm mã nhỏ. Bài này bàn cách tách hai loại đó: khi nào bật quản lý theo IMEI, bốn chặng phải quét IMEI, phần bảo hành phần mềm làm được tới đâu, và cách quản giá sỉ cùng công nợ khách lấy buôn.
Cửa hàng giày dép: quản lý size, mẫu và đổi trả
Bán giày dép phải xử lý đổi trả nhiều hơn hẳn các ngành bán lẻ khác, và đó mới là chỗ làm tồn kho lệch. Bài này bàn phần đó: năm câu cần chốt trong chính sách đổi trả, vì sao đổi cỡ phải làm phiếu trên máy chứ không xử lý miệng, hàng đổi về xếp vào đâu thì còn bán được, và bốn con số bị đổi trả làm sai nếu bỏ qua.
Salon tóc cao cấp: quản lý đặt lịch theo stylist và dịch vụ dài
Ở salon cao cấp, khách đặt lịch với một người cụ thể chứ không đặt với salon. Bài này bàn phần phát sinh thêm vì chuyện đó: xử lý khi stylist khách muốn đã kín lịch, tách bảng giá theo bậc tay nghề thay vì để thu ngân nhẩm, siết nhóm lịch dài ba bốn tiếng, và giữ khách quen bằng hồ sơ của salon chứ không bằng trí nhớ của thợ.
Spa chăm sóc mẹ bầu, sau sinh: quản lý liệu trình dài ngày
Nhóm khách này khác khách thường ở chỗ liệu trình gắn với mốc thời gian không dời được: ô chống chỉ định phải hiện nổi bật trong hồ sơ, nên giữ đúng một kỹ thuật viên cho cả liệu trình, và vì khách dời buổi nhiều nên phải đặt buổi kế tiếp ngay tại quầy, nhắc hẹn và theo dõi buổi còn lại.
