Gói liệu trình là nguồn thu lớn nhất của phần lớn spa: khách trả trước 5, 10, 20 buổi, spa có tiền ngay và có khách quay lại đều. Nhưng gói cũng là chỗ sổ sách spa rối nhất, vì tiền vào một lần mà việc làm rải ra nhiều tháng. Bài này nói về hai con số spa phải theo dõi riêng, và cách làm dù ghi sổ hay dùng phần mềm.
Hai con số phải tách ra
Tiền đã thu là số tiền vào két khi khách mua gói. Doanh thu đã thực hiện là giá trị các buổi đã làm. Ví dụ: gói trị mụn 10 buổi giá 5 triệu, khách đã làm 4 buổi. Tiền đã thu là 5 triệu; doanh thu đã thực hiện là 2 triệu; spa còn nợ khách 6 buổi tương đương 3 triệu.
Ba triệu đó là công thợ và vật tư spa sẽ phải bỏ ra trong những tháng tới. Nếu tháng này chi hết 5 triệu vì thấy "có lãi", tháng sau khách quay lại làm 6 buổi còn lại thì spa làm không công.
Ví dụ một tháng nhìn hai cách
| Tháng 7 | Tháng 8 | |
|---|---|---|
| Gói bán được | 20 gói × 5 triệu = 100 triệu | 6 gói × 5 triệu = 30 triệu |
| Buổi đã làm (cả gói cũ và mới) | 90 buổi × 500 nghìn = 45 triệu | 150 buổi × 500 nghìn = 75 triệu |
| Nhìn theo tiền thu | Tháng rất tốt | Tháng tệ |
| Nhìn theo buổi đã làm | Bình thường | Tháng bận nhất, lãi thật |
Cùng một spa, hai cách nhìn cho hai kết luận ngược nhau. Chủ spa quyết định chạy khuyến mãi, tuyển thêm thợ hay cắt chi phí dựa trên cách nhìn thứ nhất sẽ quyết định sai.
Theo dõi buổi còn lại: ghi sổ được đến đâu
Spa nhỏ thường có một cuốn sổ hoặc file Excel: mỗi khách một dòng, mỗi buổi gạch một ô. Cách này chạy được khi dưới 30 khách đang có gói. Vượt con số đó bắt đầu có ba vấn đề:
- Kỹ thuật viên làm xong trong phòng, ra quầy thì lễ tân bận, quên gạch. Vài lần như vậy số trên sổ nhiều hơn số thật.
- Khách hỏi "em còn mấy buổi" phải lật sổ tìm, và khi khách nhớ khác thì không có gì để đối chiếu ngoài chữ viết tay.
- Không tính được tổng buổi còn nợ toàn spa — con số cần nhất để biết tháng tới cần bao nhiêu thợ, bao nhiêu vật tư.
Cách làm với phần mềm
Việc cốt lõi chỉ có một: trừ buổi ngay lúc làm xong, tại phòng, do chính kỹ thuật viên bấm. Khi có bản ghi đó, mọi thứ còn lại tự ra: khách còn mấy buổi, ai làm buổi nào, doanh thu đã thực hiện tháng này, và tổng buổi spa còn nợ.
Phần mềm nên có thêm ba thứ: cảnh báo khách còn 1–2 buổi để bán gói mới; danh sách khách còn buổi mà lâu chưa quay lại để nhắc; và báo cáo tách rõ tiền đã thu, doanh thu đã thực hiện, giá trị còn nợ khách. Phần mềm quản lý spa Ordersys làm đúng ba việc này, kỹ thuật viên trừ buổi trên điện thoại ngay trong phòng.
Một lưu ý về hoá đơn điện tử
Với gói trả trước, thời điểm lập hoá đơn tính từ lúc nhận tiền, không phải lúc làm xong buổi cuối. Spa bán nhiều gói vì vậy chạm ngưỡng 1 tỷ đồng doanh thu một năm sớm hơn chủ tưởng, và thuộc diện phải xuất hoá đơn điện tử từ máy tính tiền theo Nghị định 70/2025. Tra thử spa mình có thuộc diện không mất 30 giây.
Đọc thêm
Quản lý lịch hẹn, liệu trình theo buổi, hồ sơ khách và hoa hồng kỹ thuật viên trên một phần mềm.
Các tin tức khác
In mã QR dán bàn: cỡ nào, dán đâu, đổi menu có phải in lại
In mã QR ra giấy A5 dán mặt bàn, hai tuần sau mã mờ vì lau bàn, khách quét ba lần không ra rồi lại gọi nhân viên. Bài này gom những thứ nên biết trước khi ra tiệm in: mỗi bàn một mã riêng nên dán nhầm là đơn chạy sai bàn, thực đơn nằm trên hệ thống nên đổi giá đổi món không phải in lại, tải mã về dạng SVG để in cỡ nào cũng nét, cạnh mã bao nhiêu theo khoảng cách khách ngồi, dán chỗ nào cho khỏi bị đĩa che, và hai cấu hình nên bật kèm — xác nhận đơn từ QR và nút gọi phục vụ.
Cửa hàng nhiều người bán: tính doanh số và hoa hồng từng người
Bốn người bán, cuối tháng chủ chia thưởng theo cảm tính, người giỏi nghề ấm ức rồi nghỉ. Bài này chỉ cách để số liệu sinh ra ngay lúc bán: hoá đơn gắn người bán, báo cáo bán hàng xem theo nhân viên có số lượng bán và doanh thu gộp, hoa hồng gắn vào từng dòng hàng với hai cấp cho đơn do hai người cùng làm, tính theo tỉ lệ doanh thu hoặc mức tiền cố định, khách trả hàng thì hoa hồng trừ lại theo tỉ lệ. Kèm ba việc nên thống nhất trước khi công bố cách chia.
Chốt ca đêm quán karaoke: đối soát tiền phòng, đồ uống và tiền mặt
Hai giờ sáng giao ca, ngăn kéo một nắm tiền mặt, phòng 5 vẫn còn hát, hôm sau cộng lại thiếu ba trăm nghìn mà không ai nhớ vì sao. Bài này đi hết một ca đêm trên phần mềm: mở ca với tiền tạm ứng đầu ca, mọi hoá đơn phòng và phiếu thu chi tự gắn vào ca, đóng ca thì nhập cả tiền mặt theo sổ lẫn tiền đếm tay để phần mềm chỉ ra chênh lệch, in phiếu kết ca rồi mới giao tiền. Kèm câu trả lời cho phòng còn hát lúc giao ca và cách đọc báo cáo kết ca cuối tuần.
Quản lý chuỗi nhiều quán bida: một tài khoản xem được mọi chi nhánh
Mở CLB thứ hai rồi mỗi tối lại gọi điện từng quán hỏi doanh thu, khách cầm thẻ hội viên quán cũ sang quán mới thì nhân viên không tra được. Bài này nói rõ phần nào của chuỗi dùng chung thật — danh sách hội viên, số dư điểm và ví nạp thẻ khi bật dùng chung thành viên — và phần nào buộc phải riêng từng chi nhánh: bàn, bảng giá, đèn, camera, nhân viên, hạng thẻ, voucher, hoá đơn và báo cáo. Kèm thứ tự nên làm khi mở chi nhánh thứ hai để khỏi phải khai lại.
Khách nhắn qua Zalo, Facebook và gọi điện: gom về một chỗ thế nào
Một khách nhắn Zalo hỏi giá, hai hôm sau gọi điện đặt, tuần sau inbox Facebook — ba người trả lời, khách bị hỏi lại từ đầu ba lần và quán vẫn không biết kênh nào thực sự ra đơn. Bài này nói thẳng thứ phần mềm KHÔNG làm (không kéo tin nhắn ba kênh về một hộp thư) và thứ gom được: lấy số điện thoại làm khoá dồn mọi lần mua về một hồ sơ khách, gắn kênh bán cho từng đơn để cuối tháng có báo cáo theo kênh, cùng cách phân người trực và thứ tự triển khai cho đỡ nản.
Quản lý ca phục vụ: ai bán bàn nào, doanh số từng nhân viên
Sáng ra chủ hỏi tối qua ai trực bàn 12, ai bán được nhiều nhất, két lệch hơn trăm nghìn là do đâu — không ai trả lời được vì cả ca bấm chung một tài khoản. Bài này nói cách khai mỗi nhân viên một tài khoản để đơn tự ghi người tạo và người thu tiền, quy trình mở ca đóng ca, các cột trong báo cáo kết ca (gồm chênh lệch tiền mặt), báo cáo doanh số theo từng nhân viên và ba điều nên thống nhất trước khi chạy.
Màn hình phụ cho khách xem đơn và giá ngay tại quầy cafe
Khách đọc một hơi bốn ly nhiều tuỳ chọn, nhân viên bấm xong quay ra báo tổng tiền, rồi cả hàng đứng chờ hai bên dò lại xem ai nhớ đúng. Bài này nói màn hình phụ quay về phía khách làm được gì ở quầy cafe, trà sữa: hiện từng món kèm size, đường, đá, topping ngay lúc bấm, đẩy mã QR chuyển khoản sang cho khách tự quét, lúc vắng thì chạy ảnh khuyến mãi — kèm phần cứng cần sắm và những gì phải khai trước khi gắn màn.
Tính giờ nhiều loại bàn bida: lỗ, băng, carom giá khác nhau
Bàn carom nhập đắt gấp mấy lần bàn lỗ nhưng cuối ngày vẫn tính chung một mức tiền giờ, vì chủ quán sợ để nhiều giá thì nhân viên nhầm. Bài này nói ba lớp quyết định đơn giá một bàn bida (loại bàn, từng bàn, bảng cộng thêm theo giờ và thứ), cách phần mềm cắt phiên chơi khi khách đánh vắt qua giờ đổi giá, block phút và làm tròn tiền giờ, cùng ba chỗ nên kiểm lại sau khi khai bảng giá.
Giá giờ phòng VIP, thường và giờ vàng cho quán karaoke
Phòng VIP ba mươi chỗ vẫn tính cùng giá giờ với phòng bốn người ở cuối hành lang, trưa vắng bán đúng bằng tối thứ bảy — quán karaoke để nguyên vậy vì sợ rắc rối khi tính tiền. Bài này nói cách khai tiền giờ phòng thành dịch vụ tính giờ gắn với từng loại phòng, bốn thông số quyết định cách ra tiền (block phút, số block giờ đầu, giá block giờ đầu, khung giờ đặc biệt), nguyên tắc giảm giá giờ vắng thay vì tăng giá cao điểm, và ba chỗ hay sai khi chia khung giờ.
