Gói liệu trình là nguồn thu lớn nhất của phần lớn spa: khách trả trước 5, 10, 20 buổi, spa có tiền ngay và có khách quay lại đều. Nhưng gói cũng là chỗ sổ sách spa rối nhất, vì tiền vào một lần mà việc làm rải ra nhiều tháng. Bài này nói về hai con số spa phải theo dõi riêng, và cách làm dù ghi sổ hay dùng phần mềm.
Hai con số phải tách ra
Tiền đã thu là số tiền vào két khi khách mua gói. Doanh thu đã thực hiện là giá trị các buổi đã làm. Ví dụ: gói trị mụn 10 buổi giá 5 triệu, khách đã làm 4 buổi. Tiền đã thu là 5 triệu; doanh thu đã thực hiện là 2 triệu; spa còn nợ khách 6 buổi tương đương 3 triệu.
Ba triệu đó là công thợ và vật tư spa sẽ phải bỏ ra trong những tháng tới. Nếu tháng này chi hết 5 triệu vì thấy "có lãi", tháng sau khách quay lại làm 6 buổi còn lại thì spa làm không công.
Ví dụ một tháng nhìn hai cách
| Tháng 7 | Tháng 8 | |
|---|---|---|
| Gói bán được | 20 gói × 5 triệu = 100 triệu | 6 gói × 5 triệu = 30 triệu |
| Buổi đã làm (cả gói cũ và mới) | 90 buổi × 500 nghìn = 45 triệu | 150 buổi × 500 nghìn = 75 triệu |
| Nhìn theo tiền thu | Tháng rất tốt | Tháng tệ |
| Nhìn theo buổi đã làm | Bình thường | Tháng bận nhất, lãi thật |
Cùng một spa, hai cách nhìn cho hai kết luận ngược nhau. Chủ spa quyết định chạy khuyến mãi, tuyển thêm thợ hay cắt chi phí dựa trên cách nhìn thứ nhất sẽ quyết định sai.
Theo dõi buổi còn lại: ghi sổ được đến đâu
Spa nhỏ thường có một cuốn sổ hoặc file Excel: mỗi khách một dòng, mỗi buổi gạch một ô. Cách này chạy được khi dưới 30 khách đang có gói. Vượt con số đó bắt đầu có ba vấn đề:
- Kỹ thuật viên làm xong trong phòng, ra quầy thì lễ tân bận, quên gạch. Vài lần như vậy số trên sổ nhiều hơn số thật.
- Khách hỏi "em còn mấy buổi" phải lật sổ tìm, và khi khách nhớ khác thì không có gì để đối chiếu ngoài chữ viết tay.
- Không tính được tổng buổi còn nợ toàn spa — con số cần nhất để biết tháng tới cần bao nhiêu thợ, bao nhiêu vật tư.
Cách làm với phần mềm
Việc cốt lõi chỉ có một: trừ buổi ngay lúc làm xong, tại phòng, do chính kỹ thuật viên bấm. Khi có bản ghi đó, mọi thứ còn lại tự ra: khách còn mấy buổi, ai làm buổi nào, doanh thu đã thực hiện tháng này, và tổng buổi spa còn nợ.
Phần mềm nên có thêm ba thứ: cảnh báo khách còn 1–2 buổi để bán gói mới; danh sách khách còn buổi mà lâu chưa quay lại để nhắc; và báo cáo tách rõ tiền đã thu, doanh thu đã thực hiện, giá trị còn nợ khách. Phần mềm quản lý spa Ordersys làm đúng ba việc này, kỹ thuật viên trừ buổi trên điện thoại ngay trong phòng.
Một lưu ý về hoá đơn điện tử
Với gói trả trước, thời điểm lập hoá đơn tính từ lúc nhận tiền, không phải lúc làm xong buổi cuối. Spa bán nhiều gói vì vậy chạm ngưỡng 1 tỷ đồng doanh thu một năm sớm hơn chủ tưởng, và thuộc diện phải xuất hoá đơn điện tử từ máy tính tiền theo Nghị định 70/2025. Tra thử spa mình có thuộc diện không mất 30 giây.
Đọc thêm
Các tin tức khác
Lương tối thiểu vùng 2026 và cách tính làm thêm giờ
Nghị định 293/2025 áp dụng từ 01/01/2026: vùng I 5.310.000đ/tháng, 25.500đ/giờ. Kèm bốn mức lương làm thêm và bảng tính tiền phải trả.
Giữ thợ giỏi mà không sợ mất khách theo
Khách đi theo thợ vì giá trị chỉ nằm trong trí nhớ một người. Năm việc giữ giá trị lại salon và ba lý do thật khiến thợ nghỉ, chỉ một là tiền.
Khách đặt lịch spa rồi không đến: mất bao nhiêu và cách giảm
Bảng tính lãi gộp mất mỗi tháng vì ghế trống. Năm lý do khách không đến và cách xử tương ứng, cùng cách dùng đặt cọc mà không làm mất khách.
Mở spa cần giấy phép gì?
Ranh giới giữa spa chăm sóc da thông thường và dịch vụ có can thiệp xâm lấn quyết định toàn bộ hồ sơ. Kèm quy định về mỹ phẩm và quảng cáo.
Hợp đồng lao động cho quán ăn, cửa hàng
Hợp đồng từ 1 tháng trở lên phải lập thành văn bản. Tám nội dung không được thiếu, ba điều hay làm sai khi thử việc và bộ giấy tờ tối thiểu cho mỗi người.
Hộ kinh doanh có phải đóng BHXH cho nhân viên không?
Luật BHXH 2024 hiệu lực 01/7/2025 đưa thêm chủ hộ kinh doanh có đăng ký và người làm bán thời gian vào diện bắt buộc. Điều quyết định không phải số giờ làm.
Xếp ca làm việc cho quán sao cho không mất người
Xếp theo đường cong khách chứ không chia đều đầu người. Năm quy tắc nên dán lên, ba kiểu xếp ca và cách nhận ra lịch đang làm đội chi phí.
Phần mềm quản lý salon tóc cần những gì?
Doanh thu salon gắn với người thợ chứ không gắn với món hàng. Bốn nhóm tính năng thật sự cần, ba thứ nghe hay nhưng ít dùng và năm câu nên hỏi trước khi mua.
Giảm nhân viên nghỉ việc ở quán ăn
Một lần thay người tốn hơn phần lương mà chủ quán tiếc khi giữ. Năm lý do thật khiến nhân viên nghỉ, phần lớn không phải vì lương.
