Tối thứ bảy, một nhóm tám người gọi điện giữ phòng VIP lúc 20h. 20h25 chưa thấy ai, ngoài sảnh có nhóm khác đang chờ đúng phòng đó. Ở karaoke một phòng là một nhóm đông: bỏ một lượt là mất cả tiền giờ lẫn bia nước của cả nhóm, mà phòng VIP mỗi quán chỉ có vài phòng. Bốn việc cần chốt trước khi nhận đặt phòng: giữ bao lâu, đồng hồ chạy từ lúc nào, có cọc không, ghi lượt đặt ở đâu.
Giữ phòng bao lâu: tuỳ loại phòng và khung giờ
Phòng thường chiều ngày thường vốn trống, giữ lâu không mất gì; phòng VIP tối cuối tuần thì mỗi phút trống là một nhóm khác bị từ chối. Đặt sẵn theo bảng, dán ở quầy:
| Tình huống | Giữ tối đa | Vì sao |
|---|---|---|
| Phòng thường, giờ vắng | 30 phút | Phòng đang trống, không ai chờ |
| Phòng thường, tối ngày thường | 20 phút | Đủ cho khách kẹt xe, chưa mất lượt khác |
| Phòng VIP hoặc giờ vàng cuối tuần | 15 phút | Có khách vãng lai đứng chờ |
| Nhóm đông đặt kèm đồ ăn, bánh sinh nhật | Theo cọc | Quán đã chuẩn bị đồ, không thả phòng |
Quan trọng hơn con số là nói trước khi nhận: "Quán giữ phòng tới 20h15, quá giờ em xếp khách khác, anh tới trễ nhắn em nhé". Thả phòng mà không báo trước là mất khách đó luôn.
Đồng hồ tính tiền chạy từ lúc nào
Khách hẹn 20h, tới 20h20, tiền giờ tính từ 20h hay 20h20? Hai cách:
- Tính từ lúc khách bước vào phòng. Cách mặc định cho mọi lượt đặt không cọc. Bấm mở giờ khi dẫn khách vào, trễ bao nhiêu khách không phải trả; quán chịu rủi ro phòng trống lúc chờ.
- Tính từ giờ hẹn. Chỉ áp khi khách đã cọc hoặc mua gói giờ cố định cho phòng VIP giờ vàng, và phải nói rõ lúc nhận cọc. Khách tới trễ thì gói giờ vẫn hết đúng giờ đã chốt.
Khách tới sớm mà phòng trước chưa trả: mời ngồi sảnh, chỉ mở giờ khi khách thật sự vào phòng, đừng mở sớm rồi trừ tay sau.
Có bắt cọc không, và cọc thế nào
Bắt cọc mọi lượt đặt là mất khách, vì khách karaoke thường gọi trước một hai tiếng và không quen trả trước. Ba trường hợp nên cọc:
- Phòng VIP hoặc phòng lớn vào giờ vàng cuối tuần, đêm lễ.
- Nhóm đông đặt kèm đồ ăn, bánh sinh nhật: quán đã bỏ tiền chuẩn bị.
- Khách từng đặt rồi không tới; lần sau nhận đặt thì xin cọc, nói thẳng lý do.
Mức cọc khoảng một giờ hát của loại phòng đó là vừa. Ba điều nói rõ lúc nhận cọc: cọc trừ thẳng vào hoá đơn khi khách tới; báo huỷ trước hai tiếng thì hoàn hoặc đổi ngày; không báo mà không tới thì mất cọc. Nội bộ: cọc chuyển vào tài khoản của quán, không vào tài khoản nhân viên, ghi kèm lượt đặt để ca sau biết phòng đã có cọc, không được thả.
Khách không tới thì làm gì
Gọi xác nhận trước giờ hẹn khoảng hai tiếng: khách quên thì nhớ ra, đổi ý thì báo luôn. Khách quen nhắn tin là đủ; nhóm đông nên gọi. Không nghe máy thì giữ đúng hạn đã hứa rồi thả phòng.
Ghi lại số điện thoại khách bỏ hẹn: lần thứ hai nhận đặt kèm cọc, lần thứ ba mời tới trực tiếp. Cách nhắc hẹn và nói với khách bỏ hẹn sao cho không mất lòng, bài quán bida nhận đặt bàn trước: giữ bàn bao lâu đã viết kỹ.
Ghi lượt đặt vào sơ đồ phòng, không ghi sổ riêng
Ca chiều nhận đặt qua Zalo cá nhân, ca tối không biết nên xếp khách vãng lai vào đúng phòng đã hẹn: lỗi này gặp nhiều hơn mọi lỗi chính sách. Mọi lượt đặt phải nằm trên cùng sơ đồ phòng mà ca tối đang nhìn, hiện rõ phòng nào đã giữ, giữ tới mấy giờ. Mỗi lượt ghi đủ: tên, số điện thoại, số người, giờ đến, hát mấy tiếng, đã cọc chưa, ai nhận. Thiếu giờ kết thúc thì không biết 22h phòng đó có nhận lượt tiếp được không. Bốn lỗi chung khi nhận đặt trước xem ở bài đặt bàn trước: quản lý thế nào cho không trùng bàn.
Và đừng nhận đặt hết sạch phòng VIP: giữ lại một hai phòng cho khách tới tận nơi, vì khách vãng lai bị từ chối vài lần sẽ không quay lại.
Sơ đồ phòng Ordersys: phòng đã đặt hiện rõ cho mọi ca
Phần mềm quản lý karaoke Ordersys có sơ đồ phòng trên một màn hình: phòng đang hát, phòng trống, phòng đã đặt trước kèm giờ hẹn hiện khác màu, ca nào cũng thấy. Mở giờ đúng lúc khách vào phòng nên không tính oan phút tới trễ; giá giờ tự áp theo loại phòng và khung giờ. Nhóm đông hơn dự kiến thì chuyển phòng lớn, tiền giờ và đồ đã gọi đi theo. Quán có thể dùng thử miễn phí 7 ngày.
Đọc thêm: tính giờ theo phòng và gọi đồ vào phòng và tính tiền giờ hát karaoke sao cho đúng.
Nhân viên gọi món trên điện thoại, bếp nhận đơn ngay, khách quét QR gọi món và thanh toán, chủ quán xem doanh thu từ xa.
Các tin tức khác
Chấm công khi nhân viên chạy giữa các chi nhánh
Nhân viên làm ca ở điểm A rồi sang điểm B: buổi đó ai trả công, chấm công ở đâu, cuối tháng gộp công thế nào và làm sao không bị tính trùng hai nơi. Bốn quy tắc chốt một lần: ca xếp trước và gắn chi nhánh, mỗi điểm một mã QR, một người một phiếu lương, chi phí lương chia về điểm dùng người.
Nhân viên nghỉ việc: thu hồi tài khoản và bàn giao những gì
Bốn việc theo đúng thứ tự khi nhân viên quán ăn, quán cà phê, cửa hàng nghỉ việc: tắt tài khoản phần mềm ngay ca làm cuối và đổi mật khẩu dùng chung, bàn giao ca và tiền quỹ có hai chữ ký, kiểm dữ liệu khách để số khách quen không đi theo điện thoại cá nhân, rồi chốt kỳ lương cuối trả đủ và sớm, kèm bảng kiểm bàn giao tám dòng.
Phụ cấp, thưởng và phạt: đưa vào bảng lương thế nào cho rõ
Cách tách phụ cấp, thưởng và khoản trừ thành từng dòng rõ ràng trên phiếu lương của quán ăn, quán cà phê, cửa hàng: phụ cấp theo ngày hay theo tháng viết ra trước, thưởng đặt điều kiện đo được và thưởng chuyên cần thay cho phạt đi trễ, chỉ trừ khoản có căn cứ, nhân viên tự xem được phiếu lương.
Bảng lương cuối tháng hay sai ở đâu: năm chỗ cần dò
Năm chỗ bảng lương của quán ăn, quán cà phê, cửa hàng hay sai: số công không khớp ca thật, quên phụ cấp hoặc tính sai theo ngày, nhầm giờ đêm và làm thêm, hoa hồng lệch kỳ hoặc sai người, tạm ứng chưa trừ hoặc trừ hai lần; kèm bảng dò mười phút trước khi phát lương.
Ưu đãi sinh nhật khách nên là gì, nhắc trước mấy ngày
Lấy tháng sinh lúc tích điểm; quà theo ngành (cà phê, quán ăn, bán lẻ, bida, spa) theo nguyên tắc khách đến quán mới dùng được và quán chỉ mất giá vốn; lịch gửi từ 7 ngày trước tới 7 ngày sau; tránh tặng thứ khách không dùng; bốn con số để đo khách quay lại.
Voucher và mã giảm giá: phát thế nào để không lỗ
Bốn việc cần chốt trước khi in voucher: mức giảm theo biên lãi gộp (bảng phải bán thêm bao nhiêu), ba điều kiện hạn dùng, mức chi tối thiểu, phạm vi; chặn dùng lại và chặn giảm tay; phát cho nhóm nào; mỗi đợt một mã riêng và bốn con số để đo.
Phân nhóm khách của quán: chia theo gì cho dễ dùng
Chia khách theo hai thứ đo được từ hoá đơn: bao lâu ghé một lần và bao nhiêu tiền. Ba nhóm đủ dùng cho quán nhỏ: khách mới, khách quen, khách ngủ quên, mỗi nhóm một cách đối xử; khi nào thêm nhóm khách chi nhiều; bốn lỗi hay gặp và ba con số đo mỗi tháng.
Xin số điện thoại khách lúc thanh toán: nói thế nào để khách cho
Danh sách khách trống không phải vì phần mềm mà vì cách hỏi ở quầy. Bốn bước nói trong mười giây: báo tổng tiền, nêu lợi ích rồi mới xin số, nói rõ dùng để làm gì, gõ thẳng vào hoá đơn hoặc nhận lời từ chối nhẹ nhàng; thứ đừng làm, lưu vào đâu, đo tỷ lệ khách cho số theo ca.
Chọn thiết bị bán hàng cho quán mới mở ngân sách thấp
Quán ít vốn mở cửa bằng thứ đang có trong nhà, chỉ mua cái thiếu thật sự rồi sắm thêm theo ba đợt khi đã có khách và có số liệu. Tận dụng điện thoại, máy tính bảng, laptop cũ; tối thiểu cho từng loại quán; thứ chưa cần mua ngay và chỗ nào đừng tiết kiệm.
