Tối thứ bảy, một nhóm tám người gọi điện giữ phòng VIP lúc 20h. 20h25 chưa thấy ai, ngoài sảnh có nhóm khác đang chờ đúng phòng đó. Ở karaoke một phòng là một nhóm đông: bỏ một lượt là mất cả tiền giờ lẫn bia nước của cả nhóm, mà phòng VIP mỗi quán chỉ có vài phòng. Bốn việc cần chốt trước khi nhận đặt phòng: giữ bao lâu, đồng hồ chạy từ lúc nào, có cọc không, ghi lượt đặt ở đâu.

Giữ phòng bao lâu: tuỳ loại phòng và khung giờ

Phòng thường chiều ngày thường vốn trống, giữ lâu không mất gì; phòng VIP tối cuối tuần thì mỗi phút trống là một nhóm khác bị từ chối. Đặt sẵn theo bảng, dán ở quầy:

Quan trọng hơn con số là nói trước khi nhận: "Quán giữ phòng tới 20h15, quá giờ em xếp khách khác, anh tới trễ nhắn em nhé". Thả phòng mà không báo trước là mất khách đó luôn.

Đồng hồ tính tiền chạy từ lúc nào

Khách hẹn 20h, tới 20h20, tiền giờ tính từ 20h hay 20h20? Hai cách:

• Tính từ lúc khách bước vào phòng. Cách mặc định cho mọi lượt đặt không cọc. Bấm mở giờ khi dẫn khách vào, trễ bao nhiêu khách không phải trả; quán chịu rủi ro phòng trống lúc chờ.
• Tính từ giờ hẹn. Chỉ áp khi khách đã cọc hoặc mua gói giờ cố định cho phòng VIP giờ vàng, và phải nói rõ lúc nhận cọc. Khách tới trễ thì gói giờ vẫn hết đúng giờ đã chốt.

Khách tới sớm mà phòng trước chưa trả: mời ngồi sảnh, chỉ mở giờ khi khách thật sự vào phòng, đừng mở sớm rồi trừ tay sau.

Có bắt cọc không, và cọc thế nào

Bắt cọc mọi lượt đặt là mất khách, vì khách karaoke thường gọi trước một hai tiếng và không quen trả trước. Ba trường hợp nên cọc:

• Phòng VIP hoặc phòng lớn vào giờ vàng cuối tuần, đêm lễ.
• Nhóm đông đặt kèm đồ ăn, bánh sinh nhật: quán đã bỏ tiền chuẩn bị.
• Khách từng đặt rồi không tới; lần sau nhận đặt thì xin cọc, nói thẳng lý do.

Mức cọc khoảng một giờ hát của loại phòng đó là vừa. Ba điều nói rõ lúc nhận cọc: cọc trừ thẳng vào hoá đơn khi khách tới; báo huỷ trước hai tiếng thì hoàn hoặc đổi ngày; không báo mà không tới thì mất cọc. Nội bộ: cọc chuyển vào tài khoản của quán, không vào tài khoản nhân viên, ghi kèm lượt đặt để ca sau biết phòng đã có cọc, không được thả.

Khách không tới thì làm gì

Gọi xác nhận trước giờ hẹn khoảng hai tiếng: khách quên thì nhớ ra, đổi ý thì báo luôn. Khách quen nhắn tin là đủ; nhóm đông nên gọi. Không nghe máy thì giữ đúng hạn đã hứa rồi thả phòng.

Ghi lại số điện thoại khách bỏ hẹn: lần thứ hai nhận đặt kèm cọc, lần thứ ba mời tới trực tiếp. Cách nhắc hẹn và nói với khách bỏ hẹn sao cho không mất lòng, bài quán bida nhận đặt bàn trước: giữ bàn bao lâu đã viết kỹ.

Ghi lượt đặt vào sơ đồ phòng, không ghi sổ riêng

Ca chiều nhận đặt qua Zalo cá nhân, ca tối không biết nên xếp khách vãng lai vào đúng phòng đã hẹn: lỗi này gặp nhiều hơn mọi lỗi chính sách. Mọi lượt đặt phải nằm trên cùng sơ đồ phòng mà ca tối đang nhìn, hiện rõ phòng nào đã giữ, giữ tới mấy giờ. Mỗi lượt ghi đủ: tên, số điện thoại, số người, giờ đến, hát mấy tiếng, đã cọc chưa, ai nhận. Thiếu giờ kết thúc thì không biết 22h phòng đó có nhận lượt tiếp được không. Bốn lỗi chung khi nhận đặt trước xem ở bài đặt bàn trước: quản lý thế nào cho không trùng bàn.

Và đừng nhận đặt hết sạch phòng VIP: giữ lại một hai phòng cho khách tới tận nơi, vì khách vãng lai bị từ chối vài lần sẽ không quay lại.

Sơ đồ phòng Ordersys: phòng đã đặt hiện rõ cho mọi ca

Phần mềm quản lý karaoke Ordersys có sơ đồ phòng trên một màn hình: phòng đang hát, phòng trống, phòng đã đặt trước kèm giờ hẹn hiện khác màu, ca nào cũng thấy. Mở giờ đúng lúc khách vào phòng nên không tính oan phút tới trễ; giá giờ tự áp theo loại phòng và khung giờ. Nhóm đông hơn dự kiến thì chuyển phòng lớn, tiền giờ và đồ đã gọi đi theo. Quán có thể dùng thử miễn phí 7 ngày.

Đọc thêm: tính giờ theo phòng và gọi đồ vào phòng và tính tiền giờ hát karaoke sao cho đúng.